本文 不打算详细探讨文档和文件的概念、定义和区别，只准备使用它们共通和通俗理解的含义。说文档或说文件，都是指那些纸质和电子的被存储了信息的，可传递、交换和处理的独立完整信息单元。

企业文档的价值在于共享。分享是指与他人分着享受、使用、行使。共享的意思是范围更广的分享，即将一件物品或者信息的使用权或知情权与其他所有人共同拥有，有时也包括产权。将文档在整个组织或者部分组织成员之间分享，便是文档共享。

文档在所有信息系统中都是唯一完整、独立的语义信息单元。无论是电子化的信息系统还是其他形式的信息系统。对于企业组织而言，文档是唯一的完整语义信息单元，表单是特殊文档形式。即使在使用单个数据的时候，也可以将其视为一个文档的特例。在信息化系统中，文档也是唯一一个具有可见语义标引的信息体，具有独立身份标识ID（Identity document），且适用于所有的系统内和系统间信息传递和交换操作。

文档是重要的，所谓的知识管理和内容管理，在现阶段能够在应用中普遍落地的也只是“文档”。因此，文档重于山，甚至大于天。在杭州崔牛会高峰论坛召开期间，黑帕云的创始人陈金洲跟我说他一直认为，刚刚在科创板上市的WPS【金山办公688111.SH】600多亿的市值，缺乏有力的支撑。我认为其实不然，你看响当当执世界SaaS牛耳的微软，重新站上互联网王座的核心竞争力不也是一个“文档”——Office吗？！倒是有中国企业管理软件泰山北斗之地位的用友的市值也只有600多亿（11月26日动态市值699亿），恰恰证明了金山办公的市场估值。WPS对泛微、致远、蓝凌这些“泛OA”（万勇语）们来说，已经是可望而不可即了。

文档的本来意义就在于分享，跨越时间和空间的分享。信息语义内容如果不成为文档就不能存档——跨越时间，不能传递——跨越空间。其实，我们一直没有足够认真地正视一个事实：文档（文件）分享是人类协作最基本的工具之一。

信息技术的进步，特别是移动互联、云计算，让文件分享变得如此便捷、有效。以金山WPS为例，让我们了解一下云环境下文件是怎样分享的。

“如果让你给朋友分享一份或一些工作文档，你会选择怎么做？”

1）通过社交应用，如微信、QQ、钉钉等

2）通过网盘服务，如百度网盘、腾讯微云等

3）通过电子邮件，企业邮箱或个人电子邮箱

4）打印（输出）一份纸质文档，递送过去

上述的4个选项是我们常用的选择，但却都有着局限和隐患。

比如微信、QQ 分享文件不易整理找寻、会被自动清理而无法打开；而网盘、邮件分享则需要对方有账号、下载文档后才能查阅，体验繁琐而糟糕。至于第4个选项不用说了，属于信息化“遗存”方式。

什么是云文档分享？

云文档分享是一种「创新」的分享方式，让文档以链接形式高效分享。它的优点主要有以下 2 个点：

1）  无需下载本地，链接即是文件

与以往的文件分享不一样，WPS 云文档分享无需下载到本地。用户仅需在 WPS 中打开文档，点击右上角的「分享」即可开启。

点击后，即可设置文档的编辑权限和有效时间。

一方面，可以防止他人修改文档，不影响原本的内容；另外一方面，则能更好地保证文档的安全性，不被轻易分享及传阅。

接着，点击「复制链接」或手机微信扫码，即可将文件分享给他人，无需将文件下载至本地；他人收到后，点击链接即可快速打开：

2）  文档永久有效，轻易找寻

通过云文档分享的文档，绝不会被清理失效。它们将会被加密保存于 WPS 的「云文档」之中，电脑、手机客户端都可以随时打开。

查找文件时，可通过 WPS 搜索框搜关键字即可快速找寻。会员用户还能使用「全文检索」功能，输入关键字，可找到全面的结果。

云文档的进阶——团队分享

WPS 云文档还有着许多实用、高效用法，其中最值得推荐便是 共享文件夹 功能。其实这就是团队分享——共享文档，属于组织协作的功能。

在工作中，难免需要与同事、客户共享相关的文档。但很多人的做法，通常是需要时在微信中反复发送多个文件，操作繁琐且不易整理保存；传统的局域网共享则受限于网络。而 WPS 「共享文件夹」功能，便是为解决这些场景而生。在云文档页面时，我们可以新建或选中文件夹，即可在页面右方将文件夹设置为共享。接着，WPS 便会自动将文件夹生成链接。复制发送给好友，好友收到后点击「确认加入」即可完成共享。此时，参与到共享文件夹的成员们，便能直接查看或添加文件夹里内容，无需再重复发送和整理。创建者还可根据需要，为成员们设置权限，如：是否允许编辑、仅查看，甚至还可直接移除成员。

这样一个 WPS 共享文件夹，轻松搞定多人分享，实现了团队共享——组织协作，简单高效。