一、案例简述
2021年《教育信息化中长期发展规划（2021~2035年）》和《教育信息化“十四五”规划》将系统布局未来5~15年教育信息化发展，明确教育信息化的发展方向。山西中医药大学作为教育部首批卓越医生（中医）教育培养计划改革试点高校，致力于通过校园网、智慧校园基础平台设计，引入先进的协同管理平台构建一个覆盖学校各部门、全校教职工的协同办公服务体系，打破时间、空间限制，融合智慧校园基础数据，打造一个流程化、智能化、移动化的学校协同办公体系，提升学校的管理效率及管理水平。
二、管理痛点
山西中医药大学属于多校区办公模式，现有太原、晋中2个校区，文件、制度、会议等工作需要依赖学校办公室专人跟进、推动，造成了极大的人力成本浪费。重点管理问题体现在以下几个方面：
1、文件办理效率低下，文件积压
2、学校需处理上级单位来文，校内各种会议纪要、通知、请示等上传下达工作，每个流程关节都需要公文、会议来承载，行政事务的审批工作量庞大。学校文件种类多、涉及部门多、审批环节多，同时大量的文件均需学校领导签发颁布，采用传统的人工跟文的方式受制于办公区域、工作时间、领导外出等多个方面的因素，造成了文件处理不及时、文件积压多、决策环节长、效率低下等问题。
3、制度执行不到位、监管有盲区
4、针对学校各项重大、特殊事项的落实工作，由于缺乏有效的信息化工具，导致无法对落实过程进行实时监管监督及科学的考核。各类业务流程繁多，制度执行需要依赖管理部门多次的监督、宣贯，在学校制度执行层面往往会出现因人而异、因事而异等情况，不利于学校整体的监管及制度的落地，同时各类制度、重点事项在办理执行过程没有形成全过程的办理痕迹，在问题发生后不利于监管部门后续的责任认定及过程追溯。
5、会议组织费时/费力、会议资源管理难度大
6、学校各类会议较多，会议组织协调工作量大，对会议前期的议题收集、组织、通知、会议室安排等环节全靠人工处理，审批效率较低。同时学校会议资源有限，各类会议、研讨、沟通等均需要占用会议资源，采用人工台账式的管理模式不仅不便于学校各部门对会议资源统一协调，更加剧了会议室管理部门沟通协调成本。
7、信息资源不共享、知识成果无法形成复用
8、山西中医药大学多校区，多部门，各类制度文档、公文资料、会议资料、决策信息、科研成果、教学实践等各类信息资源被分散在各个科室、办公室，缺乏有效的共享机制，导致各科室之间信息闭塞，查找繁琐，耗时长，信息很容易信息不对称、不一致等问题。
三、简介 

山西中医药大学于1982年经国务院批准筹建，1986年接收原山西医学院中医大学班学生开始办学，1989年经原国家教委批准正式成立，2000年获得硕士学位授予权，2017年经教育部批准由山西中医学院更名为山西中医药大学，同年被确定为山西省博士学位授予单位立项建设高校。学校是山西省人民政府和国家中医药管理局共建高校、教育部首批卓越医生（中医）教育培养计划改革试点高校、推荐优秀应届本科毕业生免试攻读研究生高校、中医学专业“5+3”一体化招生院校、中国政府奖学金生委托培养高校、山西省深化创新创业教育改革示范高校。

学校基础设施完善，办学资源充足。现有太原、晋中2个校区，占地979亩。晋中校区建筑风格独特，庄重典雅，环境优美，建有中医药文化浮雕、中医药先贤雕像、上湖、神农药谷等文化景观，充满浓郁的中医药文化元素，是全国中医药文化宣传教育基地。学校教学科研仪器设备总值达19383万元，馆藏纸质图书100.4万册，电子图书310万册，各类数据库36个，建立了性能先进的现代电子图书系统和计算机网络服务体系。
四、管理特色
坚持社会主义办学方向，坚持立德树人，依法治校，依靠全校师生员工推动学校科学发展，培养又红又专、德才兼备、全面发展的中国特色社会主义事业合格建设者和可靠接班人。
在管理层面，一要统一思想认识，打造“廉政阳光工程”。两个建设项目，事关改善办学条件，事关学校事业发展，全体参建人员要提高思想认识，在确保工程质量、进度的同时，加强廉政建设，把制度立起来、执行好。二要加强风险防控，坚持事前预防与全程跟踪监督相结合。要压实主体责任和监督责任，全面梳理、着力规范项目管理和工作流程，确保项目建设依法合规，资金使用规范透明。三要突出防控重点，坚持防控关键部位与关键环节相结合。既要做到监督全覆盖，更要紧盯“要害”，加强对关键岗位、关键环节的监督管理，让工程阳光、让权力透明。四要严格执行各项规章制度，认真履行工作职责，切实做到“八不准”。全体参建人员要通过工程建设，提高政治能力、练就过硬本领，在担当作为中再立新功。
五、信息化目标
山西中医药大学在实施“1331工程”统筹推进“双一流”建设过程中，高度重视数字化建设，下大力气打造“智慧校园”。以数字化、信息化带动学校深度革新，通过智慧校园的规划实施，利用信息技术对学校组织管理、教学管理、科研管理、后勤服务管理进行流程再造，打造一个全新的以服务学生、服务教师、服务社会大众为目的的中医药教育新生态体系，为下一步实现“互联网+大数据”与“中医药高等教育”的深度融合应用打下坚实基础。
在学校管理上，牢固树立开放、共享的互联网思维。借助协同办公平台重构中医药高等教育新的组织生态与管理模式，促进信息有效传递与即时共享。通过信息化工作的展开，将全面梳理学校各部门的办事流程，实现规范管理，不仅提高办事效率，同时，将原有的部门信息孤岛问题得到很好解决。
随着学校信息系统的广泛引入和应用，将逐渐统一学校人、财、物等各方面数据，最终实现全校一盘棋，为下一步“互联网+大数据”应用打下坚实的基础。在教学实践中，积极开发具有中医药特色的网络资源。
学校基于信息技术平台，建立科学有效的教学管理体系和质量监控评价体系。最大限度的吸纳、优化、整合办学资源，下大力气打造符合中医药教育教学规律的尔雅通识课、慕课、微课、开放在线研究课、开放在线实验室等，为师生提供丰富的课程资源供给，不断提升学生的学习空间。
六、信息化历程
山西中医药大学整体信息化建设本着统一规划、分步推进的原则，在智慧校园、数智校园整体的建设过程中采取“边建设、边交接、边使用、边管理”的原则，以无线网络全覆盖、一卡通智能系统为核心，先后完成三大基础平台、网站集群等建设工作。进一步完善学校信息化管理制度，制定全校数据的统一标准及规范。
在学院组织管理层面，通过引入致远互联成熟的协同管理平台，重塑了学校的组织管理结构，有效整合各部门数据、信息资源，在文、事、会一体化工作场景中，充分利用系统流程化管理机制、移动互联技术，打破了传统的办公格局，构建了全校智能化网上协同机制， 以“人”为中心，制度为指引，监督为手段，优化学院各类管理流程，形成了高校、合规、智能、互联、协同办公新机制。
智慧校园建设也是一项需要长期建设不断完善的工作。未来山西医科大学在信息化建设规划层面将依托顶层设计，通过数据集成、业务整合、统一认证以等方式结合大数据、人工智能的技术领域的应用，构建全校业务、信息、数据互联互通新体系，确保各业务系统与数据平台兼容共享，最大限度的便捷服务师生。
七、关键应用场景

1、总体应用架构

以“文、事、会”一体化为核心，实现组织重塑、流程再造
数字协同平台以山西中医药大学“文、事、会”业务为核心，联动学校内部核心业务管理，以学校制度为依据，借助平台流程管控能力，优化学校办公、办事流程，打破时间、空间限制，解决协同工作和信息共享的同时，实现在线业务流转和管理，真正提高办公效率。
平台的设计以山西中医药大学“文、事、会”为中心，致力于为学校构建一体化的行政管理中心，借助平台流程引擎技术，打破学校各个部门，构建一体化的事务审批中心。围绕“两个一”的协同管理目标。进一步提升学院管理水平及工作效率。
一体化行政管理：以行政业务为起点，实现学校日常协作、公文传送等在各办公室、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理；全面提高办会效率，实现一体化会议议题管理。
一体化事务协作：以学校管理制度为指导、各部门协作场景为中心，梳理优化学校各部门协作事项，提升行政管理办公规范，保障制度执行落地，建设面向学院师生服务，实现快速封装快速扩展；建设一网协作新模式。
移动互联应用：通过APP、企业微信等互联应用实现实时在线办公，解决远程办公难题，有效利用碎片化时间，提高工作效率。
2、关键业务应用场景
2.1一站式的管理信息窗口
角色化工作桌面：以协同办公平台为依托，构建办公门户，办公门户的构建全面以个性化、分类化的思路，充分体现“人”为中心的设计理念，将所有的工作按照人的岗位、职责、角色清晰化分类，同时提供个性化定制功能，能够让教职工按照自己的工作模式、办公习惯个性化定制专属的办公门户，打破标准化的思路，教职工登录办公门户后系统便可自动按照相关分类规则、工作人员使用习惯智能化推送相关事务，使职工的工作更加便利、顺手。
多维度的信息资讯窗口：融合两办通知、教学咨询、科研工作、党建教育等多个板块，构建全校一体化资讯服务中心，分板块、分类型多维度呈现学校重点动态，让教职工第一时间掌握学校重点资讯、重要通知，支撑学校文化建设推广，建立网上精神文化宣传阵地。
关键应用价值
融合中医药文化底蕴，通过角色化、多维度、多分类的信息展示机制，以教职工为中心，聚焦信息资讯、工作办理、事务服务、行政办公与一体，构建了线上统一的办公桌面，打破信息壁垒，通过扁平化的工作窗口，全方位支撑学校教职工线上办公、办事、信息资讯查阅。
2.2丰富的公文管理应用
协同办公系统电子公文应用通过电子化方式对公文进行收发、分类、编号、处理、流转、交换、归档、调阅等的完整过程的实现，公文的个性化设置满足校办、党委、工会等不同部门的收发文应用场景，真实还原线下办文的场景，同时结合移动审批特性，实现公文的异地审批、办理，提高学校的公文处理效率，缩短行文周期。
系统结合山西中医药大学管理构架以及公文管理制度规范进行公文流程固化，深度定制符合山西中医药大学办文特色的电子化公文应用，文单定义模拟纸质单据，规范填写格式，严格按照公文模版执行公文规范，统一标准的行文流程，实现学院党、政及各部门高效的公文办理。公文流程清晰可见，可视化跟进。采用一屏展示的呈现布局简洁明了，融合在线预览编辑技术，实现公文全程电子化管理，高效协作、全程留痕。
构建移动办文平台，结合学校企业微信平台，打破时间、空间的隔阂，随时随地对文件进行移动审批，只需手写、点击、拖动简单操作即可完成收发文处理；尤其在疫情期间，对于文件处理的及时性、有效性提供了很大的帮助。
关键应用价值
真实还原线下办文场景，整合学校现有电子签名、签章系统实现公文在线签批、用印。同时移动办文特性解决了领导外出时快速审批、办理各类文件，提高工作效率。通过流程日志、跟踪机制实现对文件办理过程中的实时感知、有据可依。自定义的公文查询、统计应用解决了传统办公模式下的信息登记工作量大、收集难、统计分析难的问题。
2.3全过程会议管理应用
山西财经大学日常会议繁多，传统管理方式效率低、准确性差，缺乏有效的管理工具，会前议题采集、资源协调、会议通知，会中参会人员统计，会后纪要执行落实均需要靠人工协调跟进。通过致远协同平台为山西中医药大学构建全程电子化会议管理应用，覆盖会前、会中、会后全过程线上管理。提升山西中医药大学会议执行效率。 
依托于协同办公平台构建会议资源管理应用，将学校现有的会议资源（会议室、会议设备）纳入信息化平台，利用信息化技术实现资源的有效管理。通过图形化展示的视图，申请人员可以直观了解到会议资源占用情况，合理避开使用时间，避免资源冲突。拖拽式的申请简单便捷。一键申请快速审批对校办而言降低了因会议资源冲突而产生的协调沟通成本，提高了资源组织协调效率。
依托于学校的组织体系及议题事项，会议组织人员可通过线上一键发起会议通知，通过手机微信、PC消息等多种渠道精准通知参会人员，参会单位线上回执参会情况，解决传统模式下电话通知、微信群推等手段通知不到位、回执不清晰、专人跟进反复催办等弊端。同时线上自动形成参会二维码，线下参会快捷通过企业微信扫码签到，实现参会人员快速统计精准落实 。通过智能预警机制，会前实时提醒预警，极大程度的简化了会议组织工作者及办公室催办通知工作量，实现会议高效组织开展。
关键应用价值
通过信息化技术，实现会前、会中、会后的信息管理与智能化控制，解决高校手工搜集议题费时费力，会前资料准备不足，议题库管理杂乱无序等问题，满足学校议事沟通决策要求，实现会议组织效能的提升，让会议更加效率。
2.4外事管理
随着近些年国际交流的日益增多，外事工作越来越繁多复杂，日常事务工作占据了学校外事工作人员大量的时间和精力。为进一步加强学校外事工作的归口管理，规范各项工作申报审批流程，确保相关工作有序进行，实现外事管理合规化、信息化。山西财经大学外事管理应用覆盖合作协议、因公出国、因公赴港澳台、外事来访接待、境外专家聘请、学生交流项目等各类外事事项，实现从事项上报、审核、备案、存档全流程管理。规范了学校外事工作流程，简化外事审核程序极大的缩短外事事项的审核周期。 
师生在线填写因公出国（境）申请，对不同情况的因公出国（境）申请（办理签证、签证在有效期、免签、持个人普通护照出访等）可区别进行申请，历史填写记录能够自动提取无需重复填写，审核部门可在线进行会签审核，管理员可登记业务办理进度，审核消息及时通过短信邮件通知申请人。通过系统可生成校内申请表、备案表、护照登记表、签证办理材料等多种申请材料；教职工可查看个人因公护照信息，支持丰富的出国（境）查询统计功能。
关键应用价值
外事综合管理的启用对规范学校因公出国（境）工作审批流程，加强学校因公出国（境）工作的审查监督，同时提高出访任务审批效率，推动实现学校国际化战略的办学定位和全球视野人才培养目标具有重要意义。今后，合作协议、因公出国、因公赴港澳台、外事来访接待、境外专家聘请、学生交流项目等事项都将在系统中进行申报审批。
2.5公章管理
师生如有公章使用需求，通过线上发起公章使用申请单，选择需要使用的公章类型，填写相应使用事由，由相关领导进行线上审批。通过系统可对公章使用情况进行统计查询。
关键应用价值
加强了学校对于公章的管理规范，合理控制了公章的使用。结合移动端，方便了领导对于公章使用申请的审批。
2.6公务接待管理
接到工作任务后，通过系统录入来宾单位、人数等信息，按照学校相关接待制度进行餐饮、住宿等预算填报，相关领导进行审核。
公务接待坚持有利公务、务实节俭、严格标准、简化礼仪、高效透明、尊重少数民族风俗习惯的原则。公务接待费支出实行预算总额控制、只减不增，严格审批、限额报销。
关键应用价值
切实加强单位公务接待管理工作，进一步规公务接待行为，严格控制公务接待费支出，防止铺浪费，促进党风廉政建设。
八、整体应用价值
致远互联协同平台助力山西中医药大学构建了一个基于互联网的、电子一体化的、覆盖全校的、统一的现代化办公协同平台，满足学校跨时间、跨区域、跨部门的整体化协同办公系统。
协同平台帮助学校规范管理制度，建立统一标准、优化业务流程，减少中间环节，着重提升执行力。节约纸张浪费，降低办公费用，避免重复劳动，加强对人的日常工作管理及考核。
建立沟通和知识共享平台，打造学校统一沟通交流平台，传递正能量，打造高绩效组织。
建立移动和微信办公平台，使得学校职工不受时间和空间限制，实时，快速，高效办公办事。
九、关键成功要素
山西中医药大学利用致远互联的协同办公系统，取得了重大的管理成效，是双方团队合力共建的结果。
1、校领导的重视和带头使用
协同办公系统是全校职工每天必须使用的系统，使用面大、应用范围广；在系统实施过程中，中高层领导对项目给予重视和关注，使需求调研、系统建设以及应用推进得以顺力进行，系统成功上线；
2、建立客户内部支撑体系
以网络信息中心为主，内部建立学校内部支撑体系，可及时调整业务变更、处理系统运行中出现的问题，保证系统正常高效运行。
3、做好知识转移工作
知识转移是否做的好将直接影响到职工对系统的应用热情，基于普通职工、领导层、信息管理员分别安排场次进行培训，突出重点，让职工认识到产品价值，更好的利用产品功能，为自己工作提高效率。