一、案例简述
山西银行由山西省五家城市商行合并重组而成，银行管理机构初步组件完成，需新建管理工具，山西银行刚组建成立，部门人员多、办公地点分散等因素将导致后续的各类流程的审批不便和时效性滞后等问题，为使行内管理制度、政令有效传达、落地，同时规范内部管理，加强过程控制，规范流程、提高工作效率、降低办公成本，拟建设一套覆盖总、分、支行三级体系全行应用的协同办公系统，辅助行内完成流程审批和办公管理的需要，实现管理制度的有效落地。同时在系统的操作易用性、功能灵活性、平台扩展性以及技术开放性上提出明确的要求，通过信息化建设支撑银行管理的进一步提升和发展。使山西银行逐步向数字化、现代化银行迈进。
二、管理痛点
随着山西省五家城市商行合并重组，山西银行刚刚组建成立，部门人员多、办公地点分散等因素导致后续的各类流程的审批不便和时效性滞后等问题。对山西银行管理工作带来新的要求，如何正确处理好行内管理中存在的问题，确保行内各项业务经营持续稳健快速发展，已成为山西银行重组不得不思考的要事，山西银行在重组过程中普遍存在着以下问题：
1、制度不健全、缺乏管控手段：山西银行由五家城市商业银行重组而成，重组之初各类管理制度不健全，大多管理流程都要依托于原有城市商行的业务制度执行，因此在制度落地及优化层面缺乏有效的管控机制，一定程度上妨碍了业务的开展。
2、业务执行不到位：机构重组、人员更迭，多数人员习惯原有城市商行的管理模式及制度体系，新制度推行往往在执行层面出现偏差，导致执行难以监管，许多问题的产生不是因为没有制度或制度本身有问题，而恰恰是由于执行中出现了偏差。员工对业务流程不熟悉，造成操作风险隐患。
3、分支行异地的管理跟不上：跨地域办公模式受地点限制，重要的指令、信息、流程难以第一时间有效的下达和收集。导致分支行与总行审批周期长，成本高，内部沟通不畅、反复，分支行与总行信息不对称。
三、企业简介  
山西银行是经中国银保监会批准，于2021年4月28日挂牌开业，以原大同银行、长治银行、晋城银行、晋中银行、阳泉市商业银行为基础，通过新设合并方式设立的省级法人城市商业银行。
山西银行注册资本239.96亿元，现有员工7000余名，拥有分行级机构12家，各类营业网点387个，遍布全省10个地市、23个区、36个县，搭建了连接东西、横跨南北的金融服务网络。
山西银行秉承“为公、恒信、义利、共融”的核心价值观，坚守“服务地方经济、服务中小企业、服务城乡居民”的市场定位，把支持地方转型发展作为山西银行的天职，紧抓构建新发展格局战略机遇，紧跟全省产业转型、项目建设、“六新”突破、民生改善等重点领域，全面提升山西银行综合服务能力和经营管理质效，全方位推进我省高质量发展取得新成效，以专业化、综合化金融服务，助推居民消费升级和生活品质提升。
四、整体管理目标
针对山西银行战略的执行，使用协同平台系统的各级领导和人员能将山西银行战略快速、准确逐层分解和下达至各承办单位、部门，及时了解战略执行情况与结果、山西银行实时对工作任务办理过程中遇到的问题给予指导，同时各承办单位、部门之间能通过协同平台系统进行高效的协调和沟通；
通过协同办公平台的建设，应用信息技术有效链接山西银行审批流、信息流、数据流，理顺山西银行的业务流程及信息数据流程。通过信息在各部门的快速传递和各管理环节对信息的响应，预防和及时发现经营瓶颈，加强对内部的监控，降低投资、大修项目成本促进战略目标与绩效管理。
五、信息化目标

面向银行金融服务的业务信息化与面向行内管控支撑的管理信息化构成山西银行整体信息化架构。
业务信息化由网银、ATM、信贷等业务系统组成，山西银行业务信息化的目标是利用更多智能化的技术服务，不断优化、更新行内业务系统，使业务系统更加安全、稳定。同时运用人工智能技术面向客户提供更多、更好的智能化、便捷化、一体化服务。为银行金融业务提供有力的技术支撑与保障。
管理信息化由协同办公系统、绩效系统、HR人力资源系统、财务系统、法务系统等内控管理系统构成。山西银行依托于协同办公平台，构建内部管理信息化一张网，通过统一门户将各个业务系统有机整合，实现身份统一认证，利用协同流程服务打通人力、财务等业务系统流程，使领导、员工能够通过一个平台快速发起协作、审批事项。将协同移动平台与门户平台作为行内管理信息化前台。将人力、财务等系统后置，通过紧密集成为业务扩展提供数据、信息支撑，通过门户、移动将各类办公、管理、业务按场景、角色、职能提供多样化的服务应用。
六、信息化历程
1、业务重组、系统合并
在山西银行成立之初便设立相关筹备组，组织对各商行的金融业务系统进行重组合并，将柜面、信贷、存款、手机银行等各类业务系统融合，为山西银行的开业奠定基础。
2、组织重塑、流程再造
随着山西银行的重组，各类管理流程、管理制度拯需重建，而制度的落地、优化需要管理信息化平台支撑，因此山西银行携手致远互联，结合行内的组织机构、岗位职责对各类文件流程、制度流程进行梳理、落地优化，截止致远平台能力构建山西银行管理信息系统主架。
七、关键应用场景
1、总体应用架构

山西银行协同办公平台全面实现总行、分行、支行的三级管理架构，并托管村镇银行的数据，实现董事会、监事会、行领导任务指令的下达、重要业务的审批及相关文件的下发、传阅；全行的公文管理、信息发布、会议管理、知识管理、督办管理、信息系统变更管理、电子签章管理等。

山西银行协同办公系统的建设采用1+3+1的模式进行统筹规划，统一设计、分步实施的原则进行构建，打造全行统一的综合管理平台。

1个门户：构建全行统一的门户，集成各类管理信息、数据以及未来构建的各个管理系统入口，形成全员统一的工作入口与信息窗口。
3类应用：依托于协同管理平台的技术能力以及后期整合的各类管理系统，为全行办公人员构建符合山西管理特色的办公应用（公文处理、流程审批、知识文档、行内文化宣传、银行会务管理、统一协作沟通）、扩展应用（面向行内各个业务单元，结合实际业务需求，利用快速开发平台实现应用和管理的创新，如构建督办管理、合同管理、印章管理等）、集成应用（打通行内各类管理系统，实现数据资源有效共享和复用，实现一处录入，多处共享，一平台审批等）
1个统一移动平台：面向全行管理信息化构建统一的移动工作平台，在保障信息、数据安全的前提下实现移动工作、实时审批、统一移动入口、统一工作办理。
2、关键业务应用场景
2.1山西银行门户
工作门户作为山西银行协同平台的重点建设内容，也是全行员工统一的办公入口与山西银行文化的宣传窗口，山西银行借助致远协同平台以员工为核心，以山西文化建设为依托构建山西银行两大类门户：个人工作门户、信息门户。个人工作门户以员工工作为切口，将行内员工的工作按业务类型有序化分类（日常待办、问题跟踪、工作提示），同时辅以行内重要通知、咨询等信息，使员工的工作更加有序，同时信息获取更加简洁；信息门户以总行文化建设为依托，构建覆盖资讯、通知、论坛交流、共享学习、信息收集五大板块内容。将行内文化建设成果全方位呈现，让员工可以快速、及时、全方位了解山西银行文化、掌握最新资讯。 
应用价值：
借助协同平台实现全行统一的工作入口和总行文化宣传窗口，致远协同平台提供强大的门户定制能力，帮助山西银行在短时间、低成本的情况下快速构建两大场景门户，满足行内人员高效工作的需求的前提下亦解决了行内文化建设宣传难题。同时零代码快速构建的门户定制平台为山西银行后期构建业务门户以及根据行内文化特色优化现有门户提供了坚实有力的工具支撑。
2.2公文管理应用
山西银行作为股份制商业银行，行内重大决策、重要事项传达、重要工作请示等均通过红头文件形式进行审核、下发。因此公文流转是山西银行行办工作的重点之一，此前行内公文流转均通过纸质方式审批、下发，山西银行发展、扩张，在多地开设分、支行，由于异地办公模式，使得总行的各项指令、事项难以及时得到有效的传达，各项文件的审签周期拉长。协同办公平台建设的重点内容之一就是利用独特的工作流程引擎构建符合行内日常行文工作的公文管理应用，实现行文件、行办文件、行函的公文收发全过程，如拟文、审核、复核、会签、签发、编号、套红、用印、封发、交换、拟办、批示、承办等线上全过程办理。
公文档案管理：公文档案是山西银行制度、通报、决议、重大事项公布、人事任免等重要指令的载体，也是记录山西银行企业管理发展的重要印证，在传统办公场景中山西银行的公文档案被统一封存在档案柜中很难得以长时间保存，同时封存的档案不利于各部门、员工及时的调阅、查找，很多重要学习材料难以及时下发给行内员工学习。建立一个全行的共享知识体系结构一直是山西银行迫切的想法与诉求。协同平台知识管理帮助山西银行构建了全行统一的知识共享复用中心。与行内公文管理形成联动，文件成型后按照年度、部门、行文种类自动分类存储，不仅可以保障公文档案长期有效保存，同时基于公文档案设定细粒度的权限共享体系，按照部门、岗位、职务设定不同的文档权限，即可保障重要文件的安全保密，又可实现权限内档案的快速查找、调阅。 
应用价值：
在模拟手工公文过程的灵活性和易用性的基础上，提供个性化的文单配置、流程配置、公文办理节点定义、公文正文套红、公文花脸支持等多种个性化配置机制，真实线上还原了行内的文件流转场景，利用致远灵活工作流引擎，全方位地支持行内、跨地域、跨部门的公文应用，使行政效率和办公效率大幅度提升
利用公文过程监控，流程日志记录，实现审批过程可追溯的管理效果。多维度查询、统计结合自定义条件查询，满足行办对公文高质、高效管理要求。
构建电子化公文档案体系将公文流程与档案管理有机融合，实现公文办结自动分类归档，不仅解决了公文档案长久保存问题，同时细粒度的权限体系在保障重要文件安全保密的前提下实现了档案的快速查阅、复用。
2.3知识管理应用
山西银行知识社区：基于山西银行知识文档管理体系构建的全行知识互动平台，将行内的各类规章制度、学习资料、工作手册等分类化管理。同时建立各部门文档知识体系库，实现部门内的文档的快速共享。同时配以知识积分激励模式鼓励员工分享、共建有价值的知识文档，形成线上的文档共享平台。 
应用价值：
结构化的知识管理体系有效的将行内的各项知识、文档结构化管理，同时配以严谨的权限控制机制，不仅能实现知识的高效共享，更能保障行内重要资料文档的安全性与保密性。
社交化的知识分享互动平台配以知识积分体系，不仅能有效激励员工积极贡献、分享，更能调动全行实现知识互动，增强了行内的学习氛围。
2.4流程协作场景应用
山西银行员工的日常工作离不开彼此的相互协作与行内制度的约定，因此山西银行流程协作场景可以分为两大类：日常协作类、制度审批类；面对两大类的协作流程场景，利用致远协同平台独特的二元化工作流特性，1、通过柔性流程实现内部上传下达的顺畅沟通，整体实现对业务流程的整体监管与审批，推动内部制度的严格执行，2、通过刚性流程将行内行政、人事、企管、财务、法务、科技等各个部门的审批业务有序落地，实现11类审批业务的有序开展。
科技服务管理流转：科技服务管理流程是解决行内各层级人员的各类信息系统问题的协调、沟通、解决的有效渠道，全行员工均可针对个人遇到的信息系统问题发起，可自由选择服务类型；科技工作台及时予以解决，发起者与答复者可充分交换意见，解决结果反映到服务表单；实现服务发起、服务答复、服务解决、服务统计等。科技服务管理流转有效的解决了传统办公模式下信息协调不畅通、工作问题解决不及时、协调不充分的问题。 
应用价值：
表单引擎+流程引擎的自定义方式实现行内各项制度（运营、人力、财务....）有效落地，解决以往内部制度执行不到位，执行力不高的问题。同时配以灵活的流程权限机制，满足晋城银行不同场景下的审批需求。强大的分析报表引擎，自定义多维度分析流程数据便于后期统计、追踪。
“邮件化”的自由协同工具，满足行内员工日常信息、协作、临时工作安排，日常资料传递等各类协作场景应用，相比传统邮件引入动态工作流程机制，不仅能有效体现协作成果，更能完整的呈现协作的全过程、全场景。
2.5会议资源管理
行内各部门日常会议较多，行内会议资源有限，常常出现会议资源冲突，行内会议资源申请、协调工作由行办负责，行办人员数量有限且工作任务众多，仍然需要每天接打电话负责会议资源的协调、筹备工作，不仅无法高效有序的开展会议工作，且人力成本浪费极高。协同办公平台作为辅助行办工作的管理系统之一，如何有效的管理会议资源、高效有序的实现资源的合理分配，同时减少人员成本，是山西银行协同办公平台建设规划的重点之一。会议管理应用涵盖会议资源管理、会议安排、会议纪要三大板块，通过会议资源实现行内会议室及相关会议设备的有序协调，避免冲突出现。会议安排联动移动终端、PC终端、大屏等多端提醒，线上回执大幅度提高会议通知的及时性。会议纪要联动公文实现会后任务的有效传达、部署。
应用价值：
图形化会议室管理清晰直观呈现会议资源占用情况，信息全面快速分辨资源使用情况，申请部门清晰可知，移动扫码、鼠标拖拽式申请方便、简洁，同时避免行办人员对会议资源的协调沟通问题。主题式会议门户，全方位呈现会议资源、会议开展情况、会议日程、待开会议，让工作人员一目了然，掌握会议全部动态。会后纪要、公文、任务信息联动，会议记录部门可快速发布、部署相关工作，任务进展实时跟踪。
2.6督办管理应用

行内的重点工作、行领导交办工作需要经由行办人员进行任务下达并落实责任部门、责任人员。对于任务的执行结果、执行情况行办人员很难及时跟踪。同时传统的工作模式下信息反馈滞后导致任务跟踪难。山西银行督办管理是将行内重点工作通过工作流程形成从任务下达、定期催办、执行反馈、事后统计为一体的督办业务体系。利用工作流程动态跟踪、流程日志等手段实现对督办任务的快速跟踪。

任务督办下达：针对行内重要会议决议任务安排、行领导重要指示、年度部门重点工作等重要的任务均需要通过行办工作人员进行整理并及时下达给相关责任部门，在协同平台上线之前行办重要任务的下达采用传统的微信、邮件、口头等方式进行下达，不仅不能形成有效记录并且不便于行办准确、及时的追踪办理状态。协同平台上线后改变了传统的督办下达方式采用线上任务督办单快速精准进行任务下达，行办人员只需要填写关键的工作内容、要求、办结时限、责任人、任务类型等信息，系统便可自动将推送至相关责任人待办事项中，实时提醒督办责任人。借助流程震荡反馈机制，督办人与责任人可以针对督办内容开展线上讨论并实现全过程痕迹记录。保障任务下达协调过程有据可循，协作过程清晰可见。解决了以往任务下达后无据可循、协调沟通不畅问题。 
督办监督反馈：传统工作督办模式下责任人进度的反馈依靠的是微信、邮件、电话等方式，行办人员需要实时记录工作督办的进展，行内重点工作任务多经常出现超期、遗漏等问题，同时无法对每一个任务实时跟踪办理进展，检查超期情况等，这不仅给行办工作人员增加了繁杂的工作事项，更不利于行内重点工作的有序推展，通过协同可视化工作流程及流程超期处理机制结合晋城银行的督办制度，在督办任务下达时行办人员可以精准的设置事项的办结期限以及提前提醒周期，任务到期后系统将自动触发预警消息至督办人员与承办人员，实时提醒，避免承办人员工作遗忘，同时也便于行办人员实时追踪。承办人员通过督办单按周期定时填报任务进展、进度、下阶段工作计划，进展填报后系统实时提醒督办人员跟踪任务最新进展，并自动记录任务办理过程中的每一次进展情况，解决了以往需要行办人员手工汇总统计的繁杂工作，同时也实现了对任务进展的实时全面追踪。 
督办工作全面呈现：借助系统定制能力，将行内有关督办业务的数据、流程、信息、进展情况全面集中呈现，使得行办人员及行领导不用多处查找、翻阅行内任务的办理跟踪情况，通过一个按钮即可全面呈现行内所有任务的办理跟踪情况，掌握各部门任务的办结效率。 
应用价值：
采用表格+流程+智能提醒的方式打破了传统任务督办的局限性，利用工作流跟踪机制，满足行内领导、相关人员实时跟踪任务进展。利用自定义分析技术实现任务分类化管理，不同类型任务不同呈现方式。进度条式的进度体现清晰直观。
结合流程智能提醒机制与任务超期机制实现督办任务的超期前、超期、超期后的多频次提醒，实时提醒承办部门进行反馈，提醒行办人员进行线下沟通、协调。避免因任务过多，跟踪不及时而导致的重点任务延期、滞后的情况。
2.7安全可靠的移动实时办公
领导外出、员工出差异地办公一直是影响晋行工作效率与审批周期的主要因素之一，而作为金融银行机构不得不考虑互联网应用远程接入的安全性与保密性，因此晋行协同办公选型之重便是如何在安全可靠的前提下实现远程移动实时办公模式。 
快捷实时的移动审批：移动审批解决了领导外出、异地办公下无法及时审批各类重要事项的问题，通过晋行移动办公应用可以实时呈现与之相关的重要工作事项、审批业务。领导可通过移动APP实时接收、查阅重要的审批事项，同时亦可一键审批处理、查看办理进度。实现实时、便捷的决策，同时将碎片化时间有效利用处理更多事务，提高工作效率。                
高效便捷批阅文件：山西银行日常主要的管理工作开展及指令下达均依靠公文开展，领导外出无法及时批阅文件导致很多重要的指令无法第一时间快速传达，山西银行移动办公应用将PC的公文审批场景全面移植到移动智能终端，领导外出时不仅可以方便的查阅行内的相关文件，仍可批阅重要的公文、查阅公文内容、查看各部门审批意见，意见批阅等。使行内的重要指令、通知得以及时有效传达。
应用价值：
致远互联移动工作平台从网络传输、身份认证、数据文件不落地等技术手段排除了晋行的忧虑。利用代理机制实现移动与数据的隔离，利用HTTPS安全传输技术保障数据传输的安全性，同时配以硬件绑定技术实现一设备一账号的实名绑定。在三重安全防护的前提下集合办公业务、审批业务、移动入口、沟通联络与一体，实现山银掌上移动管理机制。
八、整体应用价值
山西银行协同办公平台的上线全面实现了山西银行三级管理架构，解决领导任务指令的下达、重要业务的审批及相关文件的下发、传阅；同时辅助行办及各业务部门实现了线上的公文管理、信息发布、会议管理、知识管理、督办管理、科技管理等办公场景应用。协同办公平台上线后给我行管理工作带来极大的便利，主要表现在以下几个方面：
1、审批效率明显提升：协同办公平台上线后解决了山西银行跨地域、跨部门的限制，公文、制度、请示等各项流程均通过线上快捷办理。在审批周期上相比传统的工作模式缩短了1-2个工作日；
2、资源高效协调：通过协同平台会议资源管理、任务督办管理两大应用，使得山西银行在资源调配上更加高效，解决了以往资源冲突问题。同时通过任务督办模块有效跟进任务办理情况大大提升了员工的工作效率，节省了山西银行的人力成本。
3、知识共享互动机制的建立：利用协同平台不仅将山西银行内部的管理体系文档结构化管理，同时将散落在各部门、人员手中的知识文档有效的收集，知识积分模式的落地激发了行内员工知识共享的潜在力量，同时也形成了行内浓厚的知识互动、学习氛围。知识互动分享平台配合以知识积分激励模式，不仅能够激发员工潜在的知识分享欲望，同时能帮助晋行有效的收集分散在员工层面的各类知识资产，形成行内的知识学习的新模式与新氛围。
4、移动实时在线：利用加密传输、硬件绑定等安全手段实现了行内移动实时办公，使得领导、员工出差在外或在异地办公场景下仍然可以实时、高效的协作。
协同办公平台的上线打破了山西银行传统的工作模式，在最少工作习惯改变的前提下实现了实时、高效的审批、协作。
表单+流程双向定制引擎将山西银行的制度有效的落地，解决了内控制度落地难、执行难的重要问题。同时配以邮件化的协作沟通工具，有机的将线下的临时协作场景纳入线上高效率办公。
线上任务督应用的上线不仅解决了传统工作督办场景下的跟踪难、协调难问题。同时借助流程提醒机制、跟踪机制实现了督办的快速提醒、实时跟踪。
致远互联协同平台独特的二元化工作流引擎，强大的流程的定制能力、业务生成器的强大业务定制能力，同时通过个性化业务定制能力帮助山西银行构建了符合其管理特色的各类业务应用场景。致远互联协同平台从身份认证到数据保密、安全传输等多个机制有机结合保障平台的安全可靠，满足银行级安全体系。
九、关键成功要素
1、做好前期合理规划，信息化系统的建设成功的首要前提是前期做好合理的需求设计以及整体的建设规划，一个合理的规划能使得信息化建设事半功倍，反之会导致系统建设的失败。
2、做好需求控制，在项目建设的前期应提前做好需求调研与系统设计的详细工作，并尽可能细化业务场景与流程，后期建设过程中应能够合理的控制用户需求，否则将可能导致系统架构的整体颠覆。
3、建立可行的运行保障制度，一个信息化系统的推广必须建立健全的运行保障制度，从而保证系统的有效推广。