一、案例简述
通过协同办公系统的建立，实现全公司各层级管理单位网上办公一体化体系；建立全公司公文办理与事务处理平台，所有分子公司基于平台进行日常办公、事务处理、信息传递及业务协作，并进行公文、协同、文档的共享与交换，全面实现跨单位、跨部门的信息共享与业务协同。建立安全可靠的移动办公平台，不受空间与时间限制，实现随时随地，利用碎片时间进行办公事务的处理。
二、管理难点
各分子公司分散，缺乏统一的管理手段，容易形成信息孤岛
各子公司分布范围比较广泛，集中在晋城、朔州等地，距离比较遥远；所以在人员管理和业务运营方面面临很多困难和挑战，主要体现公文流转、请示报告、合同送审等业务，时间周期长，效率低下；
规章制度还未形成统一的、规范化管理
各种规章制度由股份公司通过邮件或其他方式进行下发，各分子公司无法随时找到相应的规章制度、法律法规，经济分析会资料等。
股份机关与分子公司之间缺乏有效的沟通机制
针对企业经营情况，经常进行沟通交流，但是由于没有信息交流的平台，问题解答不及时和重复沟通的情况时有发生。
领导审批流程相对缓慢，耗时耗力。每天都会有数不清的审批需要各级领导审核签字，但领导们不是在开会，就是在出差，从部门经理到高层，耗时耗力，需充分利用碎片化的时间直接审批，极大的简化办事流程，缩短审批时间。
三、企业简介 
山西兰花科技创业股份有限公司（以下简称：兰花科创）成立于1998年12月，公司股票1998年12月17日在上交所上市，股票名称兰花科创，证券代码600123。
兰花科创现有煤炭生产矿井7座，年核定总产能960万吨，参股41%华润大宁矿年产能400万吨，新建240万吨/年玉溪煤矿和总产能420万吨/年5座资源整合矿在建。现有化肥生产企业4家，装置年产能合成氨60万吨、尿素120万吨、复合肥15万吨。现有化工企业3家，装置年产能甲醇30万吨、二甲醚20万吨、己内酰胺10万吨、硫酸铵15万吨、环已烷2.8万吨。
兰花科创是中国上市公司500强企业，股票先后入选上证50指数、上证180指数、沪深300指数样本股。先后荣获“第一批国家级知识产权优势企业、山西省五一劳动奖状、山西省功勋企业、山西省第一批创新型企业、上市公司中国证券市场金鼎奖”等多项荣誉，多次入选“中国上市公司竞争力百强、价值百强、内控百强、蓝筹百强、纳税百强、回报百强”等排行榜。
四、管理特色
兰花集团自1977年成立以来，秉承“创新赢得明天”的核心价值观，在创新中实现了“裂变式增长”，有原来以煤炭为主的企业，发展成以煤和煤化工为主，集新材料、精细化工、旅游开发、机械制造等多元产业为一体的大型现代化企业集团。在兰花的发展过程中，管理创新起到了至关重要的作用。
为实现煤和化工发展战略，挺进全国工业企业500强这一战略目标，在全公司推行“三大管理”，即全面预算管理、内部管理市场化、企业管理信息化。这一模式中，全面预算是目标，全面预算的过程就是企业经营目标的分解、实施、控制和实现的过程，内部管理市场化是手段，将市场机制由企业外引入企业内，形成以成本为基础，以节约为前提，以利润为目标，以工资为主线，以创造价值为核心，以挖掘革新为手段有效管理，形成一个完整的价值链，信息化是支撑，信息化管理为各管理流程构建了信息平台，同时为管理力的迅速发挥提供了技术支撑，确保了管理效率的提升。“三大管理”是实现公司战略目标比不可少的经营执行手段。

五、企业信息化目标

以WEB GIS、列表、图形、动画、视频等多种展示形式，完成全公司范围内煤矿、化肥、化工、新材料等行业安全、生产、调度、经营等数据的综合集成和分析，煤矿企业安全监控、人员定位、调度系统、领导带班、生产要素、工业现场视频以及化工化肥等其它企业的工业现场视频信息的联动显示与集成，应急救援预案、应急物资与储备等的管理，事故抢险救灾管理以及全员安全知识培训与考核等，为公司安全生产管理以及应急指挥决策提供数字化网络支持，提升全公司安全生产现代化管理水平，提高决策指挥效率。
以移动办公+网络办公+远程办公等多种手段，实现全公司管理流程的提速提质与提效，完成采购方及其所属各分（子）公司的公文、会议、财务以及其它业务等内控管理流程和新闻管理的网络化、自动化，提供各种个性化应用，实现全公司统一应用集成、统一信息发布、统一实时通信、统一流程整合、统一数据集成、统一知识管理的六统一平台，实现全公司各层级管理单位网上办公一体化体系。
六、信息化历程
兰花科创在信息化领域耕耘多年，已采购和建设了多套系统，包括：财务系统、项目管理系统、人事管理系统、采购管理系统等。
为有效解决企业生产经营和管理中的信息孤岛问题，实现资源共享，提高管理效率。
2017 年，兰花科创上线安全生产综合调度指挥系统（调度管理平台、安全生产平台、应急救援平台、安全培训与考核平台、内控管理平台等），OA系统作为其中子应用，对于OA系统选型，兰花科创携手致远互联，利用OA 办公系统，实现无纸化办公和流程化审批；
2018 年，股份本部上线使用了考勤管理，打通协同考勤与人事管理，形成完整的考勤体系；
七、关键应用场景

1、总体应用架构

根据兰花科创的业务框架，综合考虑组织未来的长期发展，运用先进的技术和理念对组织相关应用系统的结构和边界进行规划形成的信息化系统总体蓝图。针对其异地管理、跨区域分支机构、跨地域审批等大范围协作应用设计的信息资源管控综合平台。
协同办公系统是一个综合性的信息系统，在应用整体规划上，主要将其划分为三个层次：多维信息空间（门户）、办公基础应用和业务管理应用、协同管理支撑平台，这个三个部分分别通过门户整合、插件规范、二次开发接口等与外部各种信息系统实现多种层次的信息集成和应用整合，同时三个层次之间在功能上也是相辅相成、互为补充，消息、安全等机制贯穿始终。
2、关键业务应用场景
2.1门户管理
办公平台作为统一的工作入口，为员工提供高效率的工作桌面，聚焦组织角色和应用主题，旨在进行组织信息的集中呈现，形成管理路标。
建立统一的信息整合门户，以员工为中心的工作与信息服务平台，实现全集团岗位工作、管理、沟通、决策的一体化。
关键应用价值
通过内部信息门户建设，可以有效的整合企业信息资源和应用系统，从而达到改进信息访问，优化应用结构，丰富应用内容，提高使用效率的目的。
门户风格及栏目内容均可根据企业自身需要灵活定制，从而适应不同信息分类及展现的需要。
2.2集团管理
平台支持集团化多单位架构设置；支持多级单位/部门设置；支持自由调整上级单位/部门；可自由设置单位间访问权限；随时调整组织架构灵活适应企业管理发展。
关键应用价值
建立总部机构，授权独立运营的下属单位信息系统，支撑分级协作机制管理。
建立多维沟通模型实现部门内及跨单位、职能高动态的沟通，降低沟通成本，提高沟通效率。构建分级信息门户，通过建立多单位门户、多业务门户，提升业务与组织信息对称水平。共享集团总部资源与制度设计，支持快速低成本、高质量扩张。
2.3流程管理
表格流程是兰花科创本部与分子公司进行制度化，标准化的管理的一种有效手段，科学化和规范化的表单有组于现代企业不断提高管理能力和生产效率。
覆盖股份公司所有行政、人事、财务、合同送审等日常办公事务的管理需求，全面实现无纸化、网络化办公。
关键应用价值
通过表单+流程实现各类审批流程的电子化、模板化，规范员工的日常工作行为，为组织提供一个可管、可控、透明可视、权责明确的管理模式，方便领导异地审批、监督和追溯，以达到企业管理制度真正落地的效果。
完全按照股份公司的管理模式，梳理和分析现有管理流程和制度规范，以协同电子化为目标优化现有表单流程；
根据事先定制，流程自动进行流转，并支持领导会签、回退、加签、撤销等具体操作，可完全模拟真实场景，最大程度的“照章办事”，并做到权限清晰，预防扯皮；
可以通过表单查询、统计进行日常工作和数据的汇总，为领导决策提供数据依据；
流程审批全过程可自动转化为协同记录，可以归档、保存，方便领导查阅。
2.4公文管理
协同办公平台提供公文管理功能利用工作流的原理来建立公文流转机制，通过流程模版和流程节点保证公文流程，确保在组织机构变动和人员变动的情况下公文流程无需更新可继续使用；利用文单确保公文文单与手工文单一致；通过节点权限控制公文的审批批示；通过正文套红，文单套红完成正规格式公文，并形成手工文单归档；
通过公文交换送达到各个单位，替代人工传送，保证公文的安全和准确。
公文管理涵盖了收文管理、发文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文统计、公文档案等几个部分，实现了各种日常公文格式为用户提供公文的收发签、流转过程和文件归档存放、查询、统计等管理功能，同时也提供公文信息交换、查询、督办等功能。
关键应用价值
完全模拟手工公文处理的流程，全面实现公文的数字化处理，覆盖发文、交换、收文、签报、归档等公文流转的全周期过程管理，让组织管理更高效，更快捷！
2.5文档管理
各类文档、流程、公文及新闻公告信息等可按照部门及自定义类别进行存储，支持文件夹单独授权，并支持在线编辑、操作日志、版本管理等功能。
关键应用价值
实现电子档案的自动归档和分类管理，为股份公司提供统一的文档库，分级授权查看。同时为个人提供了类似网络硬盘的功能，可实现个人电子文档网络存储的功能，支持个人文档借阅和公共文档订阅。同时还可将协同中的流程、公文、新闻公告等进行归档管理，将公司的过程型知识进行沉淀和共享。
八、整体应用价值
致远协同助力兰花集团建立统一内部协同办公信息门户，以协同工作为核心，实现信息化工作流统一入口，实现各分子公司内部、部门内部，部门之间的公文处理、业务审批、事务审批等管理全流程运转；
转变工作模式，提升工作效率
改变传统办公模式，改进管理手段，建立灵活可配的可视化工作流管理平台，实现零代码的表单流程配置和调整维护。
落实集团管控，提升集团效益
贯彻公司规章制度，加强制度执行力，加强内控与风险管理，优化业务流程，减少管理成本，增加管理效益。 
促进高效协作，责任权限清晰
明确岗位职责分工，实现过程控制和监督，避免工作延误、误办、责任推诿现象，让工作高效执行，提高跨部门、跨组织的协作能力。
具备移动办公，信息交流畅通
可以随时、随地在统一桌面环境下一起办公，全部信息一目了然，第一时间掌握业务动态，加快信息传递和交流，提高信息的实效性。
加强文件管理、促进知识积淀
确保各类文件、报告、知识、经验等信息资源能得到统一收集、积淀，实现信息的有效转移和再利用。
推动文化建设，提升竞争能力
提升全员的信息技术应用能力，提升全员专业素质，提升全员创新能力；充分发挥门户和虚拟社区的作用，增强股份公司的凝聚力，释放系统的隐性效益，催生全新的管理理念，形成良好的企业文化，增强快速反应能力，形成组织竞争优势。
九、关键成功要素
该项目之所以取得如此大的成效，离不开兰花科创和致远互联双方领导的大力支持，以及参与团队的认真付出。
1、双方项目组的全力投入
致远互联的项目组成员在项目初期，详细深入了解企业的需求，深入企业和相关业务人员深入沟通；期间兰花科创的参与人员也给予了大力的支持，最终在双方的共同努力下，得以项目成功运行；
2、关键部门的大力支持与理解
项目涉及与股份公司本部、分子公司的对接，兰花科创项目团队更是协调各方面资源，以目标为导向，全力确保协同办公系统的成功上线；从上线试运行那天起，很多纸质文件就退出股份机关-秘书处，信息中心、秘书处负责人联合推动文件无纸化下发，直接上线运行，以保障成功上线；
3、良好的沟通机制
双方项目以周例会及阶段总结的方式来对项目进行跟踪和反馈，保障项目按时，保质保量推动系统上线运行。