1.工作流理论

(1)工作流的时间特性

工作流理论的核心是流程(process)，本质是“时间秩序“观点。也就是说，工作流理论将业务视为一种沿时间轴线运动的要素集合，所有与工作相关的要素按照业务发展的时间逻辑被有机整合起来，形成各种功能。它的隐喻是在组织之中，其他因素都在变化，唯有时间是绝对的。这是牛顿绝对时空观念的映射。

图27是工作流的三种基本拓扑结构。

图27工作流的三种基本拓扑结构

图27中，人像代表着协同的主体，可以是单个的人，也可以是部门、岗位、群体等抽象意义的行为主体，统称为“节点”。有向线条代表“流程”，箭头的指向表明了流程的走向，即从线条无箭头端的节点指向有箭头端节点。流程走向具有时间上的先后顺序，无箭头端节点在时间上先于有箭头端节点。在串行模式中，流程分叉形成两个箭头，表明它们(在逻辑上）的时间是同步的；回行模式中，由左至右的流程，在时间上早于由右至左的流程。

工作流的时间特性并不是一种想象或大致的概念，而是需要满足精确的逻辑运算需要。否则，软件程序就无法确定时钟基准，可能会发生时间冲突，从而导致不可运行。以工作流的一种主要数学分析方法PetriNet(皮特里网）的相关定义来说明(PetriNet是对离散并行系统的数学表示，适合于描述异步的、并发的计算机系统模型。PetriNet既有严格的数学表述方式，也有直观的图形表达方式，既有丰富的系统描述手段和系统行为分析技术，又为计算机科学提供坚实的概念基础）：

变迁的发生是原子的。有两个变迁都被允许的可能，但是一次只能发生一个变迁。

在PetriNet中，“变迁”(Transition）表示过程、活动或事件，对应于工作流中的流程、事件、行动等。“原子”表示离散、独立、非连续的意思。这个表述更加精确地表明，在工作流系统中，所有的行为都必须先后发生，不存在同时性。即便是对于“并发”这种流程，在逻辑上是虽然“同时”，但在代码运行的物理过程中还是有先后顺序之分的。这样才能保证软件运行中不产生资源冲突而导致死锁。

工作流的时间特性，决定了它对下述两件事情异常敏感：

1）制度的时间性。工作流要求制度具有时间性，这样才能将行为与流程相对应。如果制度不具备时间性，则流程将会出问题，甚至陷入停顿。举一个简单的例子。报销是一个最常见工作流。报销制度通常是这么规定的：

员工报销由部门主管和财务主管签字之后，报总经理审批。

这一制度如图28所示。其中，流程由员工发起，到总经理结束，这个时间性是明确的。但是在部门主管和财务主管之间却没有时间性。谁先签字？他们分别从业务和财务两方面对报销进行审查，理论上具有同等作用、权限相当。如果不明确先后顺序，则这两个角色很可能会互相推诿、不愿首先承担责任。因为谁先签字，谁要承担更大的责任；谁后签字，谁就拥有“相对更高”的权力。

图28“报销”工作流

协同软件（以工作流模式运行）怎么解决这一问题？首先，它从技术上保证报销流程同时到达这两个主管那里，不厚此薄彼。但主管们会彼此等待，谁也不先动作。这样工作流就在这个并发环节形成了“梗阻”，无法再运行。此时协同软件怎么办？它很聪明，想出一个绝招，让两个主管“双盲”审批，彼此不知道对方的行为，这样谁也不担责任，谁也占不到便宜，工作流就可顺利往下进行。但是且慢，如果两个主管决定不一致呢？工作流说：“这还不简单吗，报销申请被驳回！”处理得倒是很干脆，但两个主管之间会知道为什么不一致吗？他们之间并未有协同行为，报销审批很可能仍存在分歧。协同软件又想出一招：“让两个主管都审批完之后可得知对方的意见。”这样一来，投反对票的主管是没啥可说的，投赞成票的领导就会不舒服了。结果投反对票的主管从反对报销这件事，变成了否定另一位主管的权威，报销事件演化为办公室政治！可怜的协同软件，只好使出最后一招：“干脆这样，当两个主管全否定时，报销被驳回；只要有一个人同意，就通过！”它以为这下谁也不会得罪了，岂不知大祸就要临头，因为两位主管的矛盾都流到总经理那里去了！总经理终于忍无可忍：“什么破软件！鸡毛大点事都拿来我来解决，你们主管是干吗吃的！”此时大家就要找一个替罪羊：他们一起游说总经理把协同软件干掉了！

故事至此还没完。总经理认识到了制度的问题所在，他进一步规定道：

员工报销由部门主管先签批，再由财务主管审查，最后报总经理审批。其中任何一人否决，报销均被打回。

这是一个精确的制度。部门主管可能会发发牢骚：“谁让财务主管是总经理的小姨子的大师兄呢？忍了吧！”但组织变就这么定下来了。大家于是再次捡起协同软件，砍掉里面的并发流程，将所有流程都搞成串行的。这样一来，大家各就各位，相安无事。只有可怜的协同软件从此变成了“一根筋”！

我们的30年信息化进程中所谓的“流程再造”，看起来是把一些管理上的事情说清楚、搞定了，实际上和上面这个案例的性质是一样的。只要谈到流程，就一定要向时间妥协。但如果所有的制度都以时间为依据，管理将成为一场灾难。

2）工作流的时间起点。工作流软件既然以时间为序，就必然有一个时间起点，在此之前，事情在线下进行；在此之后，事情在工作流软件中处理。工作流的权威组织WFMC(Workf1owManagementCoa1ition，工作流管理联盟）将此特性明确定义入工作流产品的模型之中，如图29所示【23】(按WFMC原图重绘，中文为本书所加）：

图29通用工作流产品结构(GenericWorkf1owProductStructure)

图29中，Bui1dTime和RunTime确定了工作流软件与现实世界之间的分界。

这条分界线有什么意义呢？让我们引用WFMC对此的阐述在这一阶段，业务流程通过使用分析、建模、系统定义等手段中的一种或多种，从现实世界被转化为一个正式的、计算机可以处理的清晰描述。(Duringthisphase，ahusinessprocessistrans1atedfromtherea1wor1dintoaforma1，computerpro-cessah1edefinitionhytheuseofoneormoreana1ysis，mode1ingandsystemdefinitiontechniques.)这种时间起点特性，决定了工作流必须有一个原始推动力，这个动力来自系统之外。就单一流程而言，首先有一个人为的触发，然后是工作流软件自动运行，最后得出一个结果。这看起来顺理成章。但如果在一个复杂工作中，有很多的工作流需要相互连接、嵌套才能达到最终目的，那么在每一个工作流的起点上，就都需要人工干预。

这种情况是相当被动的，协同活动极有可能因此而无法实现。复杂系统的理想状况是相对自封、主动推进、不由人工干预。为此，著名的工作流专家W.M.P.vanderAa1st在其著名的《Petri网应用工作流程管理》(TheApplicationofPetriNetstoWorkflowManagement)论文中以经典PetriNet理论为基础给出了WF-Net(工作流网)作为PetriNet理论应用于工作流建模语言的成果。请注意，这正是我们下一节将要阐述的“弹性工作网”的思想来源之一。

工作流的时间起点特性，使得组织管理中很多流程难以被纳入到软件功能之中。最典型的是组织的知识管理。由于对什么是“知识”难以界定，组织缺乏一个明确的行为起点(Bui1dTime)，每个人都从自己的理解基点上展开行动，将信息当作知识存入系统之中，结果造成信息质量参差不齐，可用性差。

注：本文摘自由致远协同研究院出版的《协同+工作革命》一书中《中国企业组织行为绩效指标体系研究摘要》，转载请注明出处。申请试用致远协同软件，请拨打免费电话：4007003322。