对于小企业而言，虽然资源和规模相对有限，但在发展进程中同样面临诸多挑战，而oa系统的出现，为解决这些难题提供了有效途径。因此，小企业使用oa系统不仅十分必要，而且具有显著的现实意义。下面详细了解小企业使用oa系统进行管理的必要性。

一、小企业发展困境：数字化转型的迫切需求

小企业在数字化转型的道路上困难重重，主要集中在“买不起”“用不了”“买不到”“不知道”这四大痛点上。市场上多数数字化产品定价较高，未充分考虑小企业的成本承受能力，这让小企业在面对数字化转型时望而却步。而且现有的产品功能复杂，对于人员较少、员工身兼数职且缺乏专业技术人才的小企业来说，使用和维护难度极大。

此外，数字化服务商对小企业的细分行业和独特业务场景理解不足，提供的产品要么功能过于庞大，造成资源浪费和成本增加；要么功能过于简单，无法满足企业实际需求。同时，很多小企业创业者缺乏数字化知识，不了解数字化产品对企业发展的重要性，也没有接受过相关培训，导致在数字化转型方面无从下手。这些问题严重制约了小企业的发展，使其在市场竞争中处于劣势。

二、oa系统助力小企业突破困境

（一）精准适配，降低成本与风险

oa系统基于大量中小企业客户的zui佳实践，提炼出标准模块，能精准匹配小企业的业务需求。与市场上通用的数字化产品不同，它无需小企业进行复杂的定制化开发，大大降低了采购和实施成本。以安徽黄山胶囊股份有限公司为例，通过致远的oa系统，利用其低代码开发能力，快速搭建了CRM管理、采购管理等八大业务模块，打造了高效的信息平台，且成本可控。这使得小企业在有限的预算内，能够享受到数字化管理带来的便利，避免了因购买昂贵且不适用的系统而造成的资源浪费。

（二）功能集成，简化工作流程与管理

小企业人员配置精简，员工需要承担多项工作任务，oa系统集成了丰富的功能，涵盖营销、研发、业务协同、业财一体等多个方面，有效简化了工作流程。在合同管理方面，系统覆盖合同全生命周期，从合同范本、审批、签章到履约，实现全过程监控和跟踪，并集成了OCR、电子签章等先进技术，自动预警提醒，降低履约风险，提升业务监管能力。在服务管理上，能便捷地处理工单上报、派单维护和备件管理，快速响应客户服务请求，提高客户满意度，让员工从繁琐的事务性工作中解脱出来，将更多精力投入到核心业务中。

（三）灵活调整，适应企业快速发展

小企业发展速度快，业务变化频繁，oa系统的低代码平台具有高度的灵活性，可根据企业需求随时调整系统功能和流程。当企业拓展新业务领域或调整组织架构时，无需重新开发系统，通过简单的配置和调整即可满足新的管理要求。这种随需而变的特性，为小企业提供了可持续发展的数字化支撑，确保企业在不同发展阶段都能拥有适配的管理工具，避免了因系统不兼容而频繁更换带来的成本增加和业务中断。

（四）知识传递，提升员工能力与素养

oa系统通常具备知识管理功能，能够将企业内部的经验、技术和规范等知识进行整合和沉淀。对于小企业而言，员工可以通过该功能快速获取所需的知识和信息，加速新员工的成长，提升团队整体素质。在研发项目管理模块中，积累的项目经验、技术文档等可以为后续的研发工作提供参考，减少重复劳动，提高研发效率。这有助于小企业在人才相对匮乏的情况下，提升员工的专业能力和工作效率，增强企业的核心竞争力。

小企业在数字化时代面临诸多挑战，而oa系统能够针对性地解决这些问题，成为小企业实现高效管理、降低成本、提升竞争力的有力武器。通过精准适配、功能集成、灵活调整和知识传递等优势，oa系统为小企业的发展注入新的活力，助力其在激烈的市场竞争中脱颖而出，实现可持续发展。