企业对于高效、智能的办公模式的需求日益迫切。晋商信用增进投资股份有限公司（以下简称晋商信用增进公司）以其智慧办公的成功实践，为各行业领域企业展现了从概念到落地的精彩历程。

一、智慧办公概念的萌生 

晋商信用增进公司成立于2016年9月，作为全国首家省级信用增进公司，肩负着支持全省实体经济发展、提高企业融资效率、降低企业融资压力、完善金融风险防范体系的重任。然而，传统办公模式的种种弊端，如办公效率低下、工作平台不统一、办公场所受限、重点事项无法跟踪等，严重制约了公司的发展。 

面对这些问题，公司管理层深刻认识到，必须引入智慧办公的理念，利用信息化技术提升企业管理水平，实现业务流、资金流、信息流的三流一体化管理和一站式办公。于是，智慧办公的概念在公司内部逐渐萌生。 

二、智慧办公的规划与目标设定 

为了实现智慧办公，晋商信用增进公司制定了明确的信息化建设目标。公司以协同平台为统一管理、应用平台，旨在用信息化的办公系统代替传统的人工作业方式，让业务流规范化、电子化、效率化、一体化。通过建设完备的IT信息系统体系，实现企业战略目标的落地。 

具体目标包括引入智能办公、电子签章等工作方式，构建一站式门户，将信息呈现于PC端、手机端，实现企业业务流、资金流、信息流三流一体化管理和一站式办公；搭建全员协同的办公环境，通过流程化管理手段固化企业管理制度、部门及岗位职责、业务流程等，实现跨部门、多用户协同办公和信息共享；利用协同平台推动管理制度落地，确保重要事项跟踪到底，事事有回音、件件能落地。 

三、智慧办公的实施过程 

1.信息化历程的三个阶段 

第一阶段（2016年）：建设企业信息化机房。公司借鉴相关单位的信息化建设经验，打造高质量的机房环境，为后续的信息化建设奠定了基础。 

第二阶段（2017年）：平台化管理落地。通过互联协同办公平台，解决了日常办公、新闻门户、公文管理、信息交流等常规协同功能，建立起了一系列企业综合性协同办公管理平台。 

第三阶段（2019年）：业务定制升级。关注整个组织的流程，持续改善业务流程，全面提升执行力，获得持久的竞争力，提升组织效率。利用A8平台，结合信息化技术，定制业务决策、日常管理系统，形成自组织、自学习、自进化的企业管理体制。 

2.整体方案的实施 

协同办公系统整合。晋商信用增进股份有限公司协同办公系统，通过A8平台，完成了企业新闻门户、综合办公、公文管理、督查督办等系统的整合。将会议、车辆管理、办公用品管理系统等传统工作模式由线下转移至线上，提升工作效率、降低资源消耗。 

公文管理信息化。针对公司办公特点和公文特殊性进行公文业务流程设计，实现收文登记、发文拟稿、文稿审批、催办、传阅、统计、归档全过程信息化管理，利用电子签章实现公文全流程电子化，解决公文传递速度慢、执行过程缺少监管、已发公文不易查阅等问题。 

计划管理系统建设。建立部门间统一的工作沟通渠道，通过对月度计划编制、执行、分析、考核过程的信息化管理，将部门工作与公司目标相结合，有效推进工作，科学制定管理计划。 

督查督办系统搭建。通过全方位的流程动态监控以及界面化管理的形式，实现对公司重点事项从立项、执行、汇报、办结、审核、评价、反馈以及统计分析的全生命周期管理，确保督办事项得到坚决有效的贯彻落实。 

3.成功要素的保障 

初期调研是根本。在产品调研期间，不仅了解企业内部诉求和当前流程体系，还结合类似企业的应用结构，梳理优秀管理办法，形成独具企业特色的应用管理方案。 

运行过程注重沟通。通过业务的专属定制，让各部门员工积极参与，形成良好互动关系，共同分析办公流程和数据逻辑变化，以及特殊商业规则，为客户提供符合切实管理需求的协同管理系统。 

四、智慧办公的成果与价值 

晋商信用增进公司的智慧办公实践带来了显著的成果和价值。 

提高企业信息化管理水平。协同平台表单+流程应用，提高了企业工作效率。企业可快速搭建符合自身管理规定的工作审批流程，打通企业内外部数据，实现工作审批、任务协作、数据采集等场景，让企业工作流审批更规范更安全。 

实现无纸化办公降低成本。利用线上协同办公系统节省纸张、办公耗材，全面打通各部门业务办公流程，实现一站式闭环管理，让公司费用更加合理可控，同时解决了大量文件存放的空间问题和查找问题。 

消除信息孤岛。通过协同平台实现跨部门管理工作的集中化、流程化、规范化，完成业务数据的交换、采集、组织和打包，按照权限划分向所有员工提供信息服务，打破信息孤岛，实现企业资源的有效共享。 

实现高效移动办公。通过移动办公，移动端、PC端信息实时同步，不受工作环境限制，随时随地进行流程转批、处理等，领导审批更方便、流程流转更高效。 

强化安排、职责明确。按照不同部门安排职责，将职责问题规范化，系统中的待处理问题清晰可见，避免因忙碌或其他突发事件造成的遗忘或权责不清。按照设定流程向员工分派工作任务，实现任务安排、任务提醒、进度跟踪、评分考核等功能，促进工作落地，提高执行效率。 

晋商信用增进公司的智慧办公实践案例，展示了从概念到落地的全过程。通过明确目标、科学规划、扎实实施和有效保障，公司成功实现了智慧办公，提升了企业管理水平和竞争力，为其他企业的数字化转型提供了有益的借鉴。