一、案例简述
随着公司业务的不断扩展，信息化的需求也变得尤为迫切。通过多方考察研究，最终选用致远互联A8管理平台为公司统一的门户、协同办公平台。通过A8管理平台建设实现了内部管理制度落地、企业无纸化办公，利用高效的业务定制建立督办管理系统、计划管理系统，确保重要事项跟踪到底、件件有结果。通过门户快捷直观呈现至相关管理层。

二、管理痛点
传统办公模式，一直制约着公司的发展。效率低下、知识流失严重等等是现代化管理者面临的首要问题。随着时代的发展，越来越多企业通过IT技术来解决企业管理中遇到的问题，当前最迫切需要解决的几个管理难点有：
办公效率低下：一张普通的纸质审批单，往往需要各级领导批示，但领导的时间有限，很多时候无法及时进行处理。一件简单的事情往往因为时间耽搁，而造成其他的风险。
工作平台不统一：日常消息传递通过各种各样的方式进行传播，即时聊天工具、电话、邮件等等，造成很多重要事项因为无法及时查收，重要信息也无法很好的保存，各部门沟通协作存在极大的障碍。
办公场所限制：很多流程审批、相关会议只能回公司进行处理，如遇领导出差，则审批流程会发生严重的滞后。
重点事项无法跟踪：领导安排或会议提出的重点事项，无法有效跟进，很多周期长的事件到最后不了了之。无法对故意延期的相关部门人员进行有效的提醒和管理。

三、企业简介 
晋商信用增进投资股份有限公司（以下简称“晋商信用增迸公司”）成立于2016年9月，由山西省国有资本投资运营有限公司联台其他6家省属重点非煤国有企业共同出资组建，是全国首家省级信用增进公司。公司注册资本金40亿元人民币，信用评级为AAA级。主要经营范围包括：企业信用增进服务、信用产品的创设和交易、资产管理、股权和资产投资、资金交易业务、综合金融服务等。公司在“创业拼搏 创新领跑”企业精神指引下，以专业化市场细分经营为载体，以促进山西经济转型和发展为目标，致力于为各类企业畅通融资渠道、降低融资成本，提供高技术含量的综合金融服务解决方案。
晋商信用增进投资股份有限公司按照现代企业法人治理结构的要求，成立了股东大会、董事会和监事会。经营层下设资金管理委员会、内控与风险管理委员会、信用增进业务风险审查委员会、投资业务风险审查委员会、业务应急处置委员会、产品研发委员会、集中采购及招投标管理委员会、绩效考核业绩评估委员会、安全运营及综合治理委员会、信息科技建设委员会等十个专业化委员会，为公司经营管理提供支持。公司现有增信业务部、投资业务部、财务金融部、党群工作部(人力资源部)、纪检监察室、风险管理部、规划研发部、综合管理部。
 
四、管理特色
公司坚定不移地定位“服务创新与风险管理提升”，坚持“企业综合金融服务方案提供商及解决商”的战略定位，围绕“坚持底线思维，拓展业务领域新模式，把控核心风险，着力培育新的盈利增长点”，促进业务经营全面提升和经营管理提质增效。
具体为三个方面：一是做大做强“增信+投资+自营+衍生品+资产管理”五大盈利单元，拓宽盈利来源；二是做精做优“风控合规+核心资质+战略联盟”业务支撑管理，促进核心业务稳步提升；三是做细做专“管理会计+人才队伍”综合保障，筑牢业务基础，探索市场化运营方向。

五、企业信息化目标
以协同平台为统一管理、应用平台，用信息化的办公系统代替传统的人工作业方式，让业务流规范化、电子化、效率化、一体化。引入智能办公、电子签章等工作方式，构建一站式门户，将信息呈现于PC端、手机端，建立快速、可查的工作方式，实现企业业务流、资金流、信息流三流一体化管理和一站式办公。搭建一个全体员工协同工作的网络环境，通过流程化管理手段，将企业管理制度、部门及岗位职责、业务流程等全部固化到统一的管理系统中，建立起职责明确、流程清晰、执行规范的业务流转机制，真正实现跨部门、多用户的协同工作和信息共享，为工作效率的提高和管理的改进提供条件。企业的信息化建设的最终目标就是通过建设完备的IT信息系统体系，实现企业战略目标的落地。

六、信息化历程
晋商信用增进投资股份有限公司自创立以来，一直紧抓信息化建设，紧跟时代发展。不断通过高科技手段，打造自己的信息化平台。
平台管理落地（2017年）：
随着对协同办公要求的提高，协同办公的定义随之扩展，将其提升到了智能化办公的范畴。通过致远互联协同办公平台，解决了日常办公、新闻门户、公文管理、信息交流等常规协同的功能，并且在即时沟通、数据共享、移动办公等方面也有极大的发展，不仅如此，通过致远协同办公系统建立低成本、高性能、高整合、智能化管理企业的综合性管理应用平台，形成了一系列的协同办公平台。
业务定制升级（2019年）
通过企业的管理重组和管理创新，结合IT优势将业务流程固化。关注整个组织的流程，业务流程持续改善，全面提升执行力，获得持久的竞争力，提升组织的效率。利用致远A8平台，结合信息化技术、定制业务管理系统，用于企业业务决策、企业日常管理等，形成自组织、自学习、自进化的企业管理体制。通过建立督查督办应用系统、部门计划管理系统，表单流程自由定制，数据信息自动统计,为领导决策提供数据支持，让管理工作智慧起来。

七、关键应用场景
1、总体应用架构
晋商信用增进股份有限公司协同办公系统，通过致远A8平台，将新闻门户、综合办公、公文管理、督查督办等系统整合到一起。通过会议系统、车辆管理系统、办公用品管理等多个综合办公模块，将传统工作模式由线下转移至线上，提示工作效率，降低资源消耗。实现了收文登记、发文拟稿、文稿审批、催办、传阅、统计、归档等公文处理环节进行全面信息化管理。通过实现了对公文处理和管理的全过程化，将繁琐的公文收发事务变得简单化，全面提高办公管理水平和工作效率。集成移动应用，通过APP随时随地就能工作，方便领导审批、流程流转。利用业务专项定制功能，根据企业实际情况，借鉴同行先进管理经验，定制开发督查督办系统及计划管理系统，帮助企业管理者能够都下达的任务进行有效的跟踪管理。
2、关键业务应用场景
2.1公文应用
公文管理系统在提高了办公效率的同时,更对企业公文处理的各个环节进行严密的流程化管理,使公文由撰写式转为填充式,避免了重复操作,减少了公文写作排版错误。公文管理系统针对晋商信用增进股份有限公司的办公特点和公文的特殊性设计公文业务流程,完全参照纸质公文稿纸进行设计，实现了公文起草、审批至最终归档的工作流。
系统集成了公文处理、流程管理、文档检索、人员权限管理和公文文号机关代字设定等模块，同时利用电子签章使得公文全流程的电子化。
关键应用价值：
传统公文环境，审批流程多、过程慢、格式乱，文秘人员常常奔波于各部门，有时领导出差在外，紧急文件无法批示造成了延误。借助公文管理系统，所有公文在系统都有撰写模板，随时套用，通过手机APP，领导也可以随时随地对文件进行审批。通过公文系统的修改和记录功能，能清晰的查看公文内容的变动痕迹，既能清晰的查看领导批注，又能快速的对正文进行修改，利用预设的套红模板，可以快速的生成标准的红头文件，样式规范，使用方便。
2.2计划管理系统
计划管理系统要解决的是月度计划的编制、执行、分析、考核的过程管理。通过"月度工作计划"、"计划分解"、"计划执行"、"计划考核"、"执行管理"、"绩效考核"的管理流程， 将部门工作与公司目标有效的结合起来，各部门管理层可跟踪当月各任务的完成情况，进行高效管理，并通过数据统计便于高层领导指导各部门的日常管理工作。
关键应用价值：
总览全局、科学决策。通过计划任务的数据统计和信息整合，方便公司管理层有效制定管理计划、安排工作。
全称监控、高效管理。建立部门间统一的工作沟通渠道，使得部门工作计划得以有效推进、汇报。有效解决部门计划的执行与计划偏差。
便捷操作、及时沟通。参照企业内部月度计划表，建立计划管理系统，保持原有操作习惯及流程。依托协同办公系统进行及时沟通，避免外勤同事因工作地点限制造成的汇报延误。
2.3督办管理系统
系统可以对企业内部各类督办任务的明确下达、工作逐级分解、执行协作沟通、执行实时反馈、成果确认等督办管理工作进行全周期管理支撑。有效地固化了督办事项的延期申请、终止办理与变更等业务。同时，系统实现对重点项目责任组织及相关责任人、项目进度及汇报情况、工作进展等进行有效跟踪。可按照系统预设时间点，对责任人发起督办反馈单提示，对相关责任人进行监督。系统通过实时数据以表格或图表进行展示，向管理层、决策层提供实时的、客观的、体系化的督办事项执行进展及关联视图，从而有效地提升执行力，保障事项落地，为企业打造督办业务的协同信息化工作场景。
督办立项：对领导布置的重点工作、重点项目建设情况进行实时监督，从督办事项立项、执行到落实进行全方位的动态监管，并且由责任人将工作进行分解，制定执行计划交由领导进行审批，确保公司各项决策部署得到坚决有效的贯彻落实。 
督办反馈：承办部门对于领导布置的重点工作、重点项目建设情况进行实时反馈，可以清晰的查看以往工作完成情况，并记录当前状况。对于计划外的内容还可以进行补充，保证反馈领导的信息完整性。系统根据预设日期，自动为承办部门责任人发送督办反馈单，提醒其进行督办任务完成情况的反馈，如果超过一定时间还未反馈，系统会进行提醒，并同时提醒督办人员进行监督。确保重点工作按时按计划执行。
督办变更：如果所要督办的重点工作有变更，可以对已经下发的督办任务进行修改，依照不同的情况，可对完成时间和工作计划进行调整，并提交主要领导进行审批。保障督办工作的有效性和准确性。
应用价值
系统通过全方位的流程动态监控以及界面化管理的形式，实现对公司的重点事项从立项、执行、汇报、办结、审核、评价、反馈以及统计分析的全生命周期管理，确保督办事项得到坚决有效的贯彻落实。提高督办工作效率， 通过督办管理平台对各部门进行全方位的督查管理，领导可以全局掌握工作情况，对相关工作进行批示评价；各督办部门对各项交办工作进展情况一目了然，增强责任部门的紧迫感；所有督办工作都在系统中留下电子痕迹，整个考核评估将更加公开、透明，有效改变工作作风。 系统对每个办理节点、时间节点进行了规范，督查工作标准化、程序化。督查督办管理系统运用信息化手段固化重要会议管理、重要事项督办管理的管控要求，解决人工催督办工作难题，提升工作效率，保证工作质量，进而全面提升执行力，强化了督办工作的标准化落地。

八、整体应用价值
致远协同平台顺利的上线给公司带来的不仅是工作模式，工作习惯的改变，更带来的是公司管理模式及手段的创新升级，在协同平台上线短短数月内，通过协同流程审批工作使得公司的制度得以有效的落地，使员工工作、业务审批更加高效化、规划化。同时对比传统的工作模式帮助公司节约了大量的时间成本及资源成本。协同平台不仅仅是一个企业规划化办公的工具，更是一个能够让企业管理制度得到有效落地、管理模式得到创新升级的平台，在协同平台应用的短短几个月内，我们深刻感知协同给企业带来了以下几个方面的价值：
第一，提高企业信息化管理
协同平台表单+流程应用，提高了企业工作效率。企业可快速搭建符合自身管理规定的工作审批流程，打通企业内外部数据，实现工作审批、任务协作、数据采集等场景；让企业工作流审批更规范更安全。
第二，无纸化办公降低成本
利用线上协同办公系统节省纸张、办公耗材，难免造成浪费。全面打通各部门业务办公流程，实现一站式闭环管理，让公司费用更加合理可控。而不仅节约成本，而且解决大量文件存放的空间问题和查找问题。
第三，强化安排、职责明确
按照不同部门安排职责，将职责问题规范化，系统中的待处理问题清晰可见，避免因忙碌或其他突发事件造成的遗忘或权责不清。按照设定流程向员工分派工作任务，实现任务安排、任务提醒、进度跟踪、评分考核等功能，促进工作落地，提高执行效率。
第四，消除信息孤岛
在企业部门由于其信息和资源的共享性，通过数据交换、采集、组织、打包，并通过信息门户向所有使用协同平台的企业员工按其权限提供信息服务，打破了信息孤岛和资源孤岛，企业各部门因协同平台实现数据、信息共享，使行政管理工作集中化、流程化、规范化，达到资源的有效共享。
第五，高效移动办公
通过移动办公，可以不受工作环境的限制，随时随地通过移动端进行流程的批转、处理等，提高工作效率。

九、关键成功要素
协同办公系统作为信息化建设中的基础工具，通过统一办公流程，规范信息流动，有效提高企业的工作效率，降低运营成本。通过多次的沟通、测试、调整等，主要有：
1、初期调研是根本
在产品调研期间，不仅要了解企业内部的诉求，当前的流程体系。更结合类似企业的应用结构，将优秀的管理办法进行梳理，与实际情况相结合，以形成独具企业特色的应用管理方案。
2、运行过程注沟通
通过业务的专属定制，让各部门员工积极参与进来，形成良好的互动关系，共同分析办公流程和其中的数据逻辑变化，以及特殊商业规则，把这些具有行业特征的、个性化的管理功能进行定制化开发，为客户提供符合切实管理需求的协同管理系统。