此次“走进用户系列行动——第2期-研发技术专家走进用户”活动，我们的研发技术专家走进了【青岛地铁】，先来了解下这家用户：

2013年2月22日，青岛地铁集团正式挂牌。主要承担青岛轨道交通工程投融资、建设、运营与管理；基础设施、公共设施项目的工程建设管理、招标及技术服务；土地整理与开发；房地产开发；城市轨道交通相关资源的综合开发及管理；物业管理；国内广告业务；货物和技术的进出口业务。

纵观我国轨道交通行业信息化建设发展全局，起步虽晚于国内其他行业，但随着轨道交通行业的迅猛发展，以青岛地铁集团为代表的一批地铁集团率先开始倒逼自己，紧紧抓住最新技术之手，以“互联网+协同办公”的新型工作方式，将规范管理、高效工作、互联共享、绿色发展等管理理念落到实处，让轨道交通行业信息化找到赶超的拐点，开启“快轨”上的高速“奔跑”模式。那么，青岛地铁集团是如何做到的？

【协同先行，信息化轮子转起来】

在信息化建设之初，青岛地铁公司进行了整体信息化规划及顶层设计，本着整体规划、分步实施的策略，以及对青岛地铁公司使命与职能、信息化应用与价值聚合的综合思考，在信息化一期，青岛地铁集团决定管理信息化之协同办公的建设先行。并采用以“协同联动、无纸化高效办公、集约绿色科学工作、智能决策分析和随时协作共享”为特征的致远互联A8多组织版协同办公平台，以此为基础实现集团、分子公司、上级监管部门多方协同的价值塑造。

【走进青岛地铁协同办公深化应用】

1、多维度的协同门户建设

通过信息门户的建设有效的打通了集团信息管道，增强了企业关键信息控制，提供了企业文化建设的统一门户，实现了多应用系统的操作界面统一设计。集团信息门户的建设将以数据获取和数据整合为核心，通过对各类现有应用系统中信息和数据资源的全面、有机整合来为综合业务网的工作协同服务。

2、高仿真的全集团协作电子流程

建设集团内部全面的电子协作模式是协同平台构建中至关重要的一环。青岛地铁集团日常涉及的已经形成固定格式的制度流程和大量还未形成格式的制度和管理流程，包括：经营管理和行政管理方面的各种已有的制度流程；公司规章制度、政策、工作规范的制定、修订、废止；项目经营目标、策略审批；项目规划设计、单体建筑设计方案制定、修订；项目的预决算申请审批；大量日常办公文档的撰写、修改和审批以及各种工作安排和汇报。如此看来，流程门类众多。

在过去，由于集团化组织本身的复杂性，手工方式的审批普遍存在审批效率低、跨部门跨组织审批和各种数据采集困难，信息传递不及时，查询和统计困难等问题。远程管理上只能采用电话和邮件沟通，管理比较粗放，需要进行大量沟通的工作信息对称困难。现在，通过电子化工作流程：制度+制度标准+工作流程+审批单据的方式得到了有效解决，极大提升了集团整体办公效能。据不完全统计，目前整个集团核心审批模板多大195套、审批流程多达300余条。2015年1月至8月，集团职能部门调用表单次数达4321次，其中，信访事项处理单调用590次。

3、规范高效的公文办文管理

平台提供了集团内部完备的电子公文管理功能，包括：公文应用设置、发文管理、收文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文查询、公文统计、公文档案。

管理遵循规范的收发文、交换和文档管理一体化等制度，并针对电子公文特点，提供相应的电子用印、加密控制、流程控制、权限控制和备份等应用，使得发文、收文、交换和公文档案库管理环环相扣；系统控制、安全防范和电子印章紧密相连。在整个公文流转过程中，都提供公文督办的功能。

4、一站式的会议管理

青岛地铁集团会议管理模块适用于办会的人员组织协调各类型会议的收集、审批、通知等管理工作。会议管理借助搭建平台，搭建会议管理业务应用。实现从议题收集，会议方案报批，发布通知及回执，到下发会议纪要，会后督办落实，全面覆盖集团一站式会议管理场景。

过去，连会议通知都需要打印、复印，由通讯员递送各个部门，效率很低。现在，从会议前资料准备到会议通知审批及下发，从参会回执及统计到会议室预订，从会议纪要上传到会议事项督办，集中放在了一站式会议管理里中实现。集团企业会议资源可以实现真正内部共享和管控。

5、严格透明的电子督查督办管控

青岛地铁的督查督办共分为“督查立项-立项审核-专项督查台账跟踪管理（红绿灯）-督查通知管理—督办承办协办过程管理—督查结果反馈-督查评分及考评—督查通报（上会）管理”八项职能。基于青岛地铁督查督办的重要性，增设督查督办子系统，全面满足集团内督查督办事项的需求。做到交必办、办必果、果必报，全面提升集团工作的科学化、制度化、规范化。

6、集团资金及预算计划电子化管控治理

资金管理是集团企业财务管理的核心，青岛地铁公司集团资金计划管理的基本目标就是运用电子化资金管控手段，提升全集团资金的适度匹配，加速资金调配效能，真正意义上提升资金的使用效率同时节省审批时间和审批成本。

依据集团资金及预算计划管控理论，青岛地铁创新性提出了“资金预算双管控”模式，通过协同办公平台的电子化协作控制基本实现集团内部资金、预算计划“双管齐下，双向并行”的管控逻辑，既保证了集团企业资金集中管控模式的有效实施，同步推行了以预算驱动为基础的现代大型国有集团性企业的资金管控模式。

7、高效的信息化沟通协作手段—一体化通讯

针对集团公司提出的一体化通讯要求，结合外部最新信息通讯技术手段，打通多端通讯模式是集团对电子协同平台基本的战略部署目标，目前集团对通讯方式的改造已经包括了主动通讯服务和及时保障通讯服务两种主要模式，主动式服务包含短信（SMS）和邮件的主动在、离线推送模式；及时通讯保障包括了手持终端APP、SNS微信端集成、PCIM三种基础模式，同时为了保证已有通讯手段的进一步集成，集团正在探索与网络视频会议及电子传真、OCR等多种输入输出终端的兼容关联。

集团通过对沟通协作手段和工具的建设，极大提升了集团内协作沟通和事件响应能力，在引用新技术通讯手段的同时，又兼备了与平台的安全和有机集成特性，让集团内部的电子化协作真正感受到“互联网+”新技术手段带来的电子协作办公高能效。

协同平台价值提升能效比

接下来，研发技术专家还将走进中生集团、达内集团、兴业证券、贵州省政府、西北师范大学、苏酒、南京十四所、清华大学深圳研究院、佳兆业集团、南玻集团、华讯方舟等近50家用户，深入用户工作现场，排忧解难、全面巡检。相信有研发专家的落地支持、定期主动巡检，有一线战将们和本部面向用户的分层经营，定能体现出致远“致诚服务，用心经营”的务实服务理念。