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从远程办公到协同运营管理

更新时间:2021-05-12  来源:致远协同研究院

一、远程办公到协同办公

远程办公,是指通过现代互联网技术,实现非本地办公:在家办公、异地办公、移动办公等远程办公模式。

习近平在世界互联网大会·互联网发展论坛指出:当今世界,新一轮科技革命和产业变革方兴未艾,带动数字技术快速发展。新冠肺炎疫情发生以来,远程医疗、在线教育、共享平台、协同办公等得到广泛应用,互联网对促进各国经济复苏、保障社会运行、推动国际抗疫合作发挥了重要作用。一个成功的远程工作不仅需要文档协作、office软件、音视频软件等生产力工具,更需要全过程的协同办公运营管理平台。

人们的工作方式除了与获取和沟通信息的方式密切相关之外,更与组织的结构和运转方式相关联,甚至取决于组织的流程结构和运转特征。传统的组织管理,为了提供组织的工作方式,需要员工同时共现---在固定的地点(企业)固定的时间里(一般指朝九晚五)与其他员工及领导同时工作,这种传统的工作方式长久以来最重要甚至是唯一的工作方式。

然而,在移动互联时代,企业组织的运营时空就是全时域和全球化,一直行之有效的组织管控模式开始逐渐失去效力。从电话、传真到互联网,再到移动通讯、移动互联网,人们已经彻底解决了信息协作的同时—共现性问题。人们之间以及人与组织之间的信息协作,已经实现了移动、泛在、互联式的工作——在任何地点、以任意方式、与任意需要的人和信息互联并协同工作。远程办公逐渐成为一种新型的工作方式,并成为传统工作的一种补充工作形式,更将是未来一种主流的工作方式。

事实上,很多企业已经采取了远程办公,尤其是需要异地办公或者需要员工经常出差办公的企业采用了远程办公模式,例如早在上世纪80年代,IBM就开始在员工家里设立“远程工作站”,而2019年初始普华永道也开展了全员在家远程办公的工作模式。2020年初,新型冠状病毒疫情从武汉扩展到全国到全球范围,疫情防控进入常态化,远程办公因不受地理空间限制的远程办公将会成为大部分企业的刚需,很多企业被迫宣布实施和鼓励远程办公,全球范围内的远程办公用户和市场规模呈现爆发式增长。

组织要使得运转高效进行,必须克服基于同时性-共现性的工业革命时代管理方式的失效。而克服这一不可控状态的方法就是协同,建立在协同理念和方法基础之上的协同管理。基于协同管理理念设计研发的协同管理工具——协同办公运营管理平台,能够帮助企业实现从组织管控到激发和支撑新的工作方式,提高工作效率和协同创新。

二、远程办公存在的主要问题

虽然远程办公已成为一种新型的办公方式,远程办公的软件层出不穷,但是远程办公在政企单位的应用还存在一些问题,主要有以下几点:

1、在信息为主要生产要素的移动互联时代,远程办公更多的是解决了对员工的赋能问题,节省了通勤时间,提高了单个员工的工作效率,但是工作效率不等于组织效率,其实我们的企业在工作组织和管理方面依赖于原来的行政性的部门管理方式,对于远程办公的组织和管理不能适应。

2、缺少统一规划和科学论证,系统之间缺乏统一的标准。以致远互联在北京市的政企客户为例,北京市政府副中心、西城区、海淀区等政府部门的办文办事都使用了致远互联的产品,在整个项目过程中,我们发现由于并没有建立统一标准,各个门户各自为政,各部门的办公应用没有通过统一的平台进行集成互通,缺失联通体系,导致部门间信息传递存在障碍;对外的服务渠道(民众进行业务申请和办理的门户网站、网办大厅)与内部的政务流程处理系统无法互联互通;系统开销大,整体办事效率低等问题在政府部门比较突出。而国资委的系统多达20多个,要实现各系统的统一组织用户管理,主数据平台、统一信息报送平台(监管企业上报),并需要委企门户打造北京市国资委和全级次北京国企互联互通,这也是一项巨大而复杂的工程,企业之间不协同,政企之间不协同的问题一直存在。

3、并不是所有的工作都能远程解决,其实大量的工作远程解决不了:有的是员工远程办公的硬条件不够,比如网络条件(信息资源)难以达到高要求的设备配置;有的是工作软环境不行,也许员工的家庭环境并不具备远程办公的条件,比如有孩子老人的干扰;有的员工难以克服自身的惰性,在办公室以外的地方不能进行有效的自我监督,难为与其他员工有效的协作;以上几种原因会导致远程办公效率不高。

4、企业并没有做好长期的远程办公准备。有的企业对远程办公的设备准备不足,企业对员工的接入方式及接入设备都没有做好无缝隙的衔接,不能提供有效便捷的工作工具;有的企业的工作组织管理能力不成熟,还处在“随机游走”式的管理状态;有的企业还没有科学、客观衡量员工的工作成果和贡献的方法,领导层和管理层如果看不到员工在工位上心理就觉得不踏实。

三、相关建议

鉴于远程办公存在的种种问题,要想促进政企单位能够让远程办公真正成为一种办公新形式,将工作延伸到更大的范围,我们提出了以下的建议:

1、提高国产化软件的能力。目前国产化软件市场占有率较低,基础软件厂商在“自主可控”背景下提升空间巨大,云计算的发展为国产操作系统和数据库发展的提供了重大机遇。只有具有自主知识产权的国产软件,才能保障信息的安全。而且国产软件更能符合本土企业的应用,并能提供快速响应的本土化服务。以国产的协同办公系统应用来拉动国产操作系统、数据库等基础软件。

2、打造新一代的协同办公运营管理平台(COP:Collaborative Operation Platform)。COP围绕政府和企业的办公场景,软硬件结合地整合考勤、会议、流程审批、文档协作等办公需求,通过“客户在线、生态在线、营销在线、实施在线、定制在线、运营在线”六大在线,构建产业链服务新生态,使能企业管理创新发展,提高企业资源利用效率和管理决策的科学性,构建自动化、智能化的办公空间。尽量做到企业员工远程办公与在单位办公是一样的效果,让远程办公室成为工作场所的真正延伸。

3、未来3-5年政府和企业必须进行数字化转型:数字化转型是企业彻底改变运营模式的方式之一,数字化转型会不断赋能业务发展,持续推动企业创新与升级。企业数字化转型的过程中会经历单点试验、局部推广、扩展复制、运营管理和优化创新五个发展阶段,逐步从数字化的入门者发展为数字化探索者,进而发展成为数字化组织与数字化转型者,最终成为数字化颠覆者。政府要强化政策支撑、人才建设、服务保障,实现政府和企业的“平台升级、管理升级、流程升级、业务升级、移动升级、智能升级”六大升级,以更大力度推动政府和企业的数字化转型。

4、强化公共服务,大力支持企业开拓市场,特别是对中小企业的扶持力度,鼓励大企业和中小企业之间的项目、技术、供需等交流活动,引导中小企业与大企业协作配套,例如疫情期间,致远互联第一时间开发了“海淀防疫上报管理平台”,用于线上采集海淀区企事业单位的返工信息、返京人员健康信息。共服务了达3000多家企业,采集了20多万人的疫情数据,为企业和领导在疫情期间的决策做出了重大的贡献。

5、转变政府和企业的工作组织和管理方式,并且启用远程办公相应的工具及平台,好的平台不仅能提高员工的工作效率,还能保障政府和企业的工作效率和工作质量。凯文•基尔和布莱尔·普莱森曾提出了促进远程办公推动工具采用和实际使用的五个原则:一是以用户为中心进行设计;二是确保高管发起和以身作则;三是关注沟通和变革管理;四是价值培训;五是努力创造协作文化。这些因素需要结合技术改进、组织悟性以及对持续过程和支持的承诺。如果一个政府和企业及其员工要想在远程工作中取得成功,这项工作需要得到IT、HR和高层管理人员的热情支持。

新闻标签: 远程办公 居家办公 协同oa 致远互联

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