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互联网下的工作协作工具

更新时间:2018-05-03  来源:致远协同研究院

工作,是在组织中或是为组织做事情,具有两个典型的特点:一是交换性--做组织目标所需要的工作并换取工作报酬;二是协作属性,必须符合建立在分工与协作基础上的组织需要。因此,工作也可以称之为与他人或是组织一起协同工作。协同工作就是指多个人共同完成一件或者多件事项。“一起”则指为了共同的目的或者完成共同的任务而非局限于同时在一个地点做事。

技术的创新让我们拥有了几乎无限可能的链接和互通互动的能力,这些技术彻底改变了我们的生活及工作方式。工作,不再局限于必须在某个时间段(如朝九晚五)、在同一个地点(如单位),某些人(共同完成此事项的人员)同时出现。协作工作的三个基本要素--时间、地点、人物已经在万物互联的时代发生了重要的变革。

随时工作,是指工作在什么样的时间维度里,能不能有时间就做,需要做的时间就能做。日常工作中,80%的工作内容都需要与同事协作完成、与其它部门协调资源、或者向领导进行请示汇报,工作的时间已经被繁多的工作事项碎片化了。在同一个任务流程中,有的人在处理这个任务,有的人还可以在流程等待时做别的事情或是处理另一个任务,这就实现了时间的碎片化的分时操作。例如,在高铁上的时候,只需要手指一划,便可以处理一个审批任务。随时工作,需要在沟通的过程中要及时、快捷、有效。及时指的是需要某个信息或是某个人员的时候,能够在最短的时间里找到,比如打一个电话,发一个微信;快捷是指在获得信息过程中要快速、便捷,如通讯录里可以直接找到电话号码;有效,是指得到的信息符合期望的内容,反映在协作工具层面,还与信息的格式(文字、语音、视频)及文档的大小有关,如微信的文字及图片可以转发,而语音却不可以转发,这就需要不同的信息采用不同的协作工具。

在移动互联网时代,人与人之间的距离已经被缩短或是“消除”,借助视频技术和虚拟现实技术,进行协同工作的人们已经实现了永远在线,实时联通,远程协作已经不成问题。人们的工作空间扩展到了泛在的尺度---时空域统一了,即泛在的全时空工作。在做同一个协作任务的时候,不管协作人员身处何方,只需要同时接入同一款协作工具,便能真正的“在一起”工作,不仅提高了协作效率,还降低了协作的成本,如交通费用、差旅费等。

人与人之间通过互联网可以瞬间链接。隶属于不同组织,具有不同社会属性的人,无论居住在哪里都可能会共同参与一个任务,并成为一个动态的“群”的成员。在共同协作的时候,群里的成员可以随时讨论、沟通,扮演共同的属性;项目结束的时候,此群也可以解散,每个人回归到自己的属性。这就可以让大家在协作时候能够快速的找到所需要的协作人员,并能够在某一个时间段内一起工作。

工作方式的变革,将会引发组织方式发生变化,对如何管理组织提出了更大的挑战。协作工作的承载体---协作工具在组织管理中扮演了非常重要的角色,如果组织中的业务管理如即时通讯工具,项目管理、客户管理CRM等不能与协作工具很好的融合互通,不仅会降低企业的效率,甚至会使一些企业管理工具的功能失去作用。

在这个几乎人人手机里都有微信APP的时代,微信,作为当今用户量最大的社交平台,因方便、快捷、有效且不受时间和不限地域的链接,已经从社交软件逐渐演绎成新型的工作自由协作工具。

协同研究院与北大光华管理学院的合作研究--《组织情境下协同工作行为大数据研究》课题,前期对2015&2016年的协同工作行为数据进行了全方面的分析。在对影响销售业绩因素的协同行为分析中发现:2015年自由协同的收到数、处理数、发起数对业绩的重要性排前三名,而2016年对业绩影响最主要的协同行为则变成模板流程的收到数、处理数、发起数。此结果的变化表明模板流程取代自由协同成为影响业绩的主要协同因素。 自由协同,作为组织内与业务强相关的沟通工具,其优势已经日渐远去。

表1 :2015年&2016年对业绩影响的重要性因素

每个人的微信里,都存在着不止一个甚至10多个与工作相关的微信群,越来越多的与组织外的联系都需要微信来链接,越来越多的领导开始喜欢微信布置任务了....... 2018年3月,微信与企业微信宣布可以互联打通,这意味着,不管工作还是生活,通过微信既可以互联,又可以进行有效的区隔。每一个产品的出现,势必会对类型相似的产品产生一定的影响,这个影响可能是积极的,也可能是消极的,我们要思考的是如何增强其积极性影响。

新闻标签: 协同办公 协同工作 致远互联

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