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如何设计Huddle Room?

更新时间:2018-02-28  来源:致远互联协同研究院

Huddle Room注定为协作而生,为完成工作而设计。在企业办公场所里,每个空间都是有用的。技术的实现方式定义了如何利用空间,IP化、BYOD、协作令会议室不像过去那样受到空间局限,现在只要一台笔记本、一条网线和一个监视器就能变出一个Huddle Room来。如果在带宽和屏幕上多一些投入,Huddle Room的主要功能就会发生改变,小型的协作空间也可以逐渐进阶成为一个拥有若干屏幕和交互白板的,可以预定视频会议的团体房间。

Huddle Room可以保留其主要功能,并适应公司的其他需求,依据成本来评估这一空间的性能尤为重要。Huddle Room很多时候就是一台简单的显示设备,加上一个图像采集设备,以及一个终端,就可以满足视频会议的基本需求了。其他人通过微软的Lync或者类似软件产品都能满足会议需求,现在的趋势就是技术越来越扁平化了,而且便宜,完美匹配Huddle Room的目标。

对于会议设备供应商来说,Huddle Room蕴藏着很大的商机。过去几年,会议技术提供商如宝利通和微软都致力于建造大型的传统董事会议室。现在,随着开放空间办公室的增长,他们也开始提供适应紧凑空间的硬件。例如,宝利通发布了RealPresence Centro系统,就包括了一圈监视器和摄像机,适合进行一个项目的小组协作;交互式的SMART显示器,多用户系统可以促进交流和生产力,SMART开发的Bridgit会议软件同样可以实现动态、交互会议,带来参与者间丰富的协作体验。而像AirMedia这类无线协作产品就能够实现即插即用的安装,创建无线演示、轻松分享内容,实现部门协作工作。任何人走进Huddle Room,连上Wi-Fi网络就可以演示来自任何移动设备的高清内容。Huddle Room鼓励的是一种相对平等的讨论,这也是现代工作场所发展的方向。

过去设计一个带有视频会议设备大型的董事会议室,是很昂贵的。但是设计一个Huddle Room就是另一回事,因为它们更小,成本也会大幅降低。不需要为Huddle Room购买一个数万美元的系统,很低的成本门槛就可以进入。不像大型的董事会议室设置,紧凑空间使用非常简单的视频技术,这种最多坐六个人的会议室不需要15倍变焦的超高清摄像机,最主要的是便宜且易于搭建,这是令Huddle Room大受欢迎的因素。虽然Huddle Room很火爆,但我们在建设过程中仍需理性对待。

目前国内企业对Huddle Room的建设面临两个问题:一为完全不考虑或者没有意识到相关的软硬件投入;二为投入过多设备按照传统会议室的方式建设,导致投资过大而易用度没有满足真正的讨论协作会议需求。每个集会空间,无论多小,都应装配高品质的音视频会议解决方案让人能够更好地参与交流。而且这种解决方案必须易于使用让人们使用他们熟悉的工具完成工作。所以“Huddle Room”的建设应该以个人桌面电脑的延伸作为指导思想建设,去除不必要的功能让用户更专注于会议沟通而不是系统设备。

由于Huddle Room建设的指导思想是个人桌面电脑的延伸,故软件在Huddle Room扮演桥梁的作用,实际上现在越来越多的公司,在通过软件进行视频会议,使用普通硬件如笔记本、BYOD设备就能达到视频会议的功效了。除非对音视频外部采集质量有要求,就需要采用一些外部辅助设备。如果没有特殊要求,对于科技类公司,视频会议只是一种交流手段,只要畅通就可以了。所以越来越多的视频会议不仅局限在会议室里,而是已经和办公系统结合起来,要考虑让协作相关的音频、视频、数据和控制等统一在一个软件平台下更好的去工作,而不是每一方面都各自独立一个软件,比如说微软的Lync,slack办公软件,都是同步集成在一起的。未来发展的趋势就是,有一部分人是在会议室进行视频会议交流,有一部分人就是通过电话、PC加入到会议中去,对于他们所在的位置都没有限制了,模糊了会议室空间的界限。

开放的工作场所加速了Huddle Room的需求,它不仅是指物理的空间,还包括了虚拟的环境。技术顺应需求变化,会议企业提供了很多新的,可承担的协作方案。由于劳动力和工作环境本身的改变,Huddle Room在未来将会扮演越来越重要的角色。随着时间的推移,更多的机构会认识到这种更小会议空间的潜在价值,这将会被诸多因素所驱动,包括:

终端用户不断增加的对额外会议空间的要求;

•越来越多的开放工作空间和远程通信被采用。

•供应商对于更小空间会议室价值的持续宣传。

WR预期在不远的未来会有新一批的Huddle Room友好的解决方案冲击市场。当现有的解决方案满足了一些Huddle Room的需求,很多新的解决方案很快又会发布,能够提供先进的协作和演示能力,不只是“足够好”的体验质量,还有易于安装、极低的价格点等因素。

此外,WR预计,未来除了一部分的Huddle Room解决方案需要从AV经销商那里购买外,其他的产品都可以由终端消费者直接购买(包括走电商平台)和自主设计安装。

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已有产品:

1、随锐科技:

(1)“瞩目小T”是随锐科技专门为视频云和Huddle Room量身打造的视频云会议一体化终端,它内置视频通信云会议终端,拥有高清广角摄像机、高灵敏麦克风,标准版可以通过WiFi或有线网络连接,适用于独立和稳定的网络环境,尤其适应30 以下的会议室,畅联版通过内置高速4G网络,随时随地可以召开网络视频会议。其便捷性更表现在:使用微信就能直接发起视频会议。

(2)“瞩目小方”是一款简单易用的中小型会议室专属全向麦克风,具备360度无死角全向拾音,全双工双向清晰通话,免驱动安装、USB即插即用三大特点。

(3)“瞩目直播”是一款软件系统,它首创多人连麦功能,多分屏画面的展示形式让“视频互动”也可以在直播中便捷实现,瞩目直播还提供混合云部署架构,不消耗互联网带宽,更适合大型机构使用。

(4)“瞩目电话会议”采用业界领先的音频处理技术,具有运营商级会议平台和维护服务,能够提供超高的稳定性和安全性。

2、滴滴公司

改变了中国人出行的滴滴公司就在通过Huddle Room以最简单、便捷的方式,呈现内容,加强企业分享与协作。“滴滴有三十五间会议室都使用了克莱默小型的VIA设备,这些房间都是三张凳子加一个小圆桌,由于空间太小很难再接线缆和外接的额外设备。但因为整栋大楼都是无线覆盖的,且公司网络质量很好,在哪里都可以无缝连接,所以使用者到了会议室,只需要连接设备就可以把屏幕分享出来。”克莱默华北区产品经理陆建光介绍了滴滴模式,同时他也指出企业对于Huddle Room的态度与员工平均年龄、高层对新技术的接受度也有一定关系。“滴滴这种公司有一个优势,其群体平均年龄很轻,接受新鲜事物的能力很强。我们也遇到过类似规模的项目,但因其IT经理和高层理念较保守,就会抗拒这种新的方式。”

新闻标签: 致远互联 协同办公 智慧协同 协同研究院

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