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【连载】《协同管理导论》:智慧协同理念-对称性

更新时间:2017-01-04  来源:致远协同研究院

所谓“理念”,就是对一件事物的观念、概念、想法或思想的统称。它不是一种绝对真理,而是代表着一种价值观,即它应该是怎样的(shou1dbe);它可能是怎样的(maybe);它最好是怎样的('dbetterbe),等等。

协同管理理念典型地体现在协同软件设计之中。第二章对协同软件做出的定义是协同软件理念的内核,围绕着它,还有诸如软件该如何架构、设计、交付、使用及服务等一系列理念性的问题。基于不同的理念,协同软件有多种多样的具体功能。

因此,我们按照第一章中提出的“立象尽意”的原则,通过构建一个完整的协同软件理念(立象),来详细解释协同管理的意义(尽意)。

总体而言,我们将协同软件的理念归纳为一个单词:SMART,即智慧。因此协同管理理念也可叫做“智慧协同(SMARTCo11aborative)”。

SMART由6个单词的首字母组成,它们是:

Symmetry:对称性;

Measuring:可测量性;

Any:自由度;

Regu1ative:可控性;

Touchab1e:可触及性。

“智慧协同”这一提法表明了协同软件理念的总体价值观。首先是软件本身具备智能性,然后个人或组织从协同中获得智慧,以最大的智慧来实现最大的价值。以下我们对此做出详细解释。

3.1对称性(Symmetry)

对称性(Symmetry)表明了协同软件在信息处理方面的理念:没有信息对称(informationsymmetry),就没有协同行为。

信息对称是信息经济的基础理论,是博弈行为和策略选择的核心。协同软件的首要任务是为协同提供尽可能全面的信息,以促使协同在一种对称状态下进行,达到相关各方共赢,避免零和博弈。相对于信息的“沟通、“交流、“分享等,“对称更具有协同的意味。

协同软件面对的信息处理状况,主要不是生成信息,而是管理信息。在信息社会中,人们获得信息的成本相当低廉,由此产生了赫伯特·西蒙所说的“信息财富导致注意力丧失的问题,如组织要面对海量的外部信息和内部大量离散的文字、图片、业务数据等资料,只有建立起有效的信息资源对称机制,才能帮助组织寻找有价值的信息并加以转化,完成从信息采集、整理、归纳、分类等信息原始状态到组织自身知识沉淀的过程。

齿轮传动协同模式是最典型的信息对称机制。除此之外,信息对称还应有更为高级的“智能特性。在信息资源管理中,有关各方都能够通过协同系统快速获得决策所需要的各种实时消息、报表分析、历史数据等,能够在协同系统的支持下选择最佳的决策时机和策略以建立高效灵动的决策机制。并且随着信息的累计和挖掘,这种决策信息从人工采集转变为自动汇总,由自动汇总再到自动分析,最后由自动分析上升到真正的商业智能,成为辅助管理者决策的工具。

协同软件的对称性(Symmetry)理念,有以下几点需要重点阐述:

1.要形成有效的信息分享机制

要实现有效的信息分享需要两个前提条件:第一有分享信息的愿望,并且能够为分享信息付出时间和精力;第二是保证所分享信息的相关性(相对于组织、业务和学习)。理论上讲,前者在组织(或企业)的文化发展具有积极取向的时候,可以自发地实现,只要辅之以适宜的环境和交流平台或方便的工具即可。但是现实是在组织中信息分享的状况并不怎么好。而在组织化程度并不高,结构扁平、松散的互联网上却取得了很大的成功。这一点很值得我们关注,仔细研究其机制并将其用于组织的信息协同和管理应当具有很大价值。第二个条件的实现,互联网上论坛和社区也做出了有益的探索,值得组织参考。

在互联网论坛中我们可以看到,参与者积极发帖和上传资料已经成为论坛、讨论组运转的基本条件和模式。从互联网论坛的成功运作应该看到其中对于组织信息分享的有价值的经验。这个经验就是鼓励发帖、上传资料的制度化安排。这种制度化安排就是对分享信息的参与者进行的级别、资质和虚拟货币的鼓励。视网友发帖、回帖、上传资料的数量和质量以及其他参与活动,给网友提高级别(不同的论坛虚拟设立的官职、级别、段位等等)和发放虚拟货币(分别有货币、金豆、点数等)。有的还相应提高网友获取论坛或社区网络资源的权限和发布信息的权限。这种经验很有必要被组织借鉴。这种制度化安排中实际上还暗含着对信息资源价值的肯定,并且通过这种安排实现了信息价值的激励机制分享给需要它的人。这种制度化安排在很多企业组织中是被忽视的,这种忽视造成的损失有多大虽然还有待评估,但损失之大可以预期。在互联网上(讨论组、论坛和社区)信息价值可以被认定且能实现,这是一种巨大的成就。在企业组织中为什么就不能呢?

信息相关性问题,在互联网的论坛和社区中也是不可避免的,各论坛和社区也构造出不少因应对策。首先可以认定不相关的信息是没有价值的,太多的不相关信息肯定会把论坛”淹没”掉,以至于造成成员的流失。但是如果没有信息,成员都”潜水”不发帖、不回复,也会因为信息贫瘠而吸引不了成员。为此各论坛和网络社区也是想尽了办法鼓励网友们发帖、回复、上传信息。如规定不回贴者不能看到某些帖子的内容、达不到一定回帖量(可以级别、网络货币拥有量衡量)不能看到某些内容、不能下载有价值的附件等。这也是一种鼓励网友们贡献信息的制度化安排。这种安排在论坛和社区建设的初期具有快速提升人气的功效,但是也会因此造成不相关信息过多,帖子(信息)品质良莠不齐的状况,因此大多数论坛、社区都会细化这种制度,对提供的信息安排一种评价机制,以解决信息相关性和信息质量问题。比如由版主对发到论坛的帖子评价并进行相应的处理(设定为精华帖、热帖等)、根据回帖数量进行衡量、设立网友评价机制等。

上面的讨论说明了什么问题呢?说明在任何组织中,信息分享机制的形成和有效运行,都需要一定的制度化安排。组织虽然结构化程度较高,但由于种种原因在很多组织中并没有形成信息分享机制,也就是没有有效的鼓励信息分享的制度化安排。虽然在企业业务流程和办公流程中其实已经嵌入有信息分享的若干操作,但还是远远不够的。它们多半侧重于作业(操作)层面,而信息分享的更大价值在于决策、学习、理解层面。

表单是企业组织最常见的信息道具和信息场景,具有非常重要的作用。表单的实质是流程和信息的绑定,在组织的运作中是制度化安排的一种有效工具。通常组织中比较容易把握和处理的是结构化信息,比如单件产品成本、单位产出能耗数字等等。但根据有关调查研究表明,企业中的数据信息约有85%是非结构化信息,比如商务邮件、市场营销策划方案、客户拜访记录等等,这些数据信息处理起来就比较困难。从信息意义的角度看问题,结构化数据一般是无歧义的,是意义已经被定义好的。但是,非结构化数据则需要意义的解读,计算机目前还没有这个能力,非人工不可。表单介于这两者之间,是通过某种认为制定的规则把结构化数据、非结构化数据的强制结构化,是关于信息的制度化安排。组织常常把表单用于信息和流程的绑定。流程是行为的制度化安排,是一件事情或者操作按照特定的顺序和规制来进行。当你把信息绑定到特定的流程的时候,就对信息进行了一定的制度化安排。当我们学习企业管理、提升管理水平的时候,不会忘记那一套《哈佛管理表格大全》,这本管理制度表单被引进中国后长盛不衰,正好就说明了表单在企业运转和管理中的“对称“意义和价值。

2.要消除信息孤岛

组织中的信息对称往往是在局部先实现的,全局性的信息对称受到“信息孤岛”现象的阻碍。

信息孤岛是怎么产生的从信息技术或信息化的视角来理解信息孤岛,一般会将其归结为信息化发展的阶段性障碍(代际孤岛)、标准或规范的缺乏(标准孤岛)、不同部门间的利益冲突(利益孤岛)、厂商各自为阵(产品孤岛)等原因。这些当然是客观存在的,相关的研究也很多了,这里不用多讲。从协同的角度来看,信息孤岛还有两种不容忽视的表现:文化孤岛和人员孤岛。

什么叫做文化孤岛比如说,即便是两个人面对面的沟通,如果他们掌握的其他信息都是对称的,但就是忽略了双方的文化背景(如种族、宗教信仰、性别差异等),即便是最简单的协同也可能会失败。再比如说在组织中,ERP和协同软件是两种基于不同理论基础的软件,它们代表两种不同的信息技术文化,前者面向业务逻辑,后者面向行为规则;前者面向刚性结构,后者面向动态结构;前者面向结构化数据,后者还要面向非结构化数据;前者关注逻辑处理,后者关注过程及状态,等等。在技术文化存在差异的情况下,即便用WebServices、S0A、UnionCoding(统一编码)等方法来实现了系统间的对接,但如果组织成员还未接受在ERP中引入协商、审批、协同等机制,仍无法将流程数据与决策数据相整合,它们之间的孤岛效应依然会存在。

消除文化孤岛需要引入东方智慧。最大的文化孤岛就是东西方的文化差异。体现到管理软件上,简单来说,西方管理主要“管事”,而中国式管理主要“管人”。纸化办公时代,西方管理模式就偏重于刚性流程,工作的每个流程都规定较为刻板,权责分明。到了信息化办公时代,这些流程转换成了计算机的规范化,尽管形成了对制度的规范执行,但是却缺乏灵活性。中国企业管理则在很大程度上伸缩自如,比较偏重人性管理,西方管理软件在中国人眼里便显得死板、僵化。前30年,西方的管理软件强势进入中国的时候,中国“人情”文化被视为非科学成分,而西方的软件则披着科学的外衣。今天,大家逐渐认识到纯粹西化的管理软件不仅不符合中国的文化土壤,也不再符合西方的发展现状。未来随着协同管理的兴起,或许东方智慧将在管理软件中大行其道,成为最高意义的消除文化孤岛。

什么叫做人员孤岛?在那些推崇信息技术产业的人看来,信息技术使人类社会进入了一个所有人都能获得信息财富的时代,在信息社会里,社会群体之间的区别和不平等都会消失。但是曼纽尔·卡斯特在网络社会理论中明确指出:“在我们的经济和文化中,最危险的一种排斥形式是从(以网络为中介的经济、社会、政治和文化)网络中排斥。”在《网络社会的崛起》一书中,他进一步指出:“这个世界有许多地区和相当部分的人群被网络技术体系所抛弃,不同人群、地区和国家接触到新技术力量的不同时间,构成了当代社会不平等的重要来源。”向信息社会的转型一定意义上加剧了已有的贫富差距,带来新型的“社会不平等”,形成了“信息富人”和“信息穷人”之分。这种孤岛效应不仅存在于信息技术的开发领域,而且存在于信息技术的应用领域,比如数据处理、多媒体和网络运用。它是由于国家、地区、行业、企业和人群之间对信息、网络技术应用程度的不同以及创新能力的差别而造成的“信息落差”、“知识分隔”,以及“信息分化”问题。这种现象叫做信息的人员孤岛效应。

在管理软件中,“权限”是一种最典型的人员孤立方式。人们在确定一种接触、参与和使用信息的权利分配方案的同时,也确定了对人员的隔离机制。这种隔离可能是符合权力架构、安全策略和效率原则的,但却是隐含着对人的排斥、限制和压抑。在这种模式下,协同是一种局限的、不充分的行为。除此之外,软件功能设计的侧重点不同、操作性对于人的技能基础要求不同、信息化绩效的评价和激励机制不同等,都可能导致人与软件之间的亲疏差异,从而使那些不必用、不会用和不想用管理软件的人被组织所孤立。

所以协同软件应该在安全性的前提下,尽量提高协同的民主性和吸引力,这又与协同软件对个人价值的实现密切相关。当组织必须在工作中划分权限时,一定要在其他方面加以弥补,设计出一种民主、透明、没有等级和距离感的协同机制,以消除组织成员在信息系统中的孤岛效应,实现人与人之间的最基本的对称关系。这是协同管理的真义。

3.要有多维信息空间

信息对称的精要是让信息有序组织、分类呈现、随需而用。这就是信息的多维性。信息资源集中管控的多维信息空间,就是对信息本身的类别和信息使用者进行科学分类;以组织信息和知识的形成利用为主导,与组织架构相对应的多层次、多视角、可扩充的多维信息空间,构建组织信息资源管控平台,打造支持组织自身长期发展的知识体系和信息资源生态圈。

多维信息空间分为三个层面,第一个层面是对信息资源的类型进行划分,第二个层面是对信息资源的管控模式进行划分,第三个层面是对信息资源的呈现方式进行划分。

图18显示了这种多维结构。

图18多维信息空间多维信息空间的核心思想源于西蒙“有限理性理论”,即“管理人”的知识、信息、经验和能力都是有限的,他不可能也不企望找到绝对的“最优解”,而只以找到“满意解”为满足。在2.1节所归纳的齿轮传动协同模式中,有一个参数112,它表示齿轮传动协同的协同维度,这个维度理想状况下是信息维度与机构(业务)维度所构成的二维表,但是在实际工作中要想穷尽一件事的所有相关信息,既不可能,也没必要。人们更多时候是根据一个有边界的信息集来进行决策。多维信息空间就是要对信息进行有限管理和控制,将信息在适当的时候、以适当的方式、按适当的容量、以聪明的方式呈现给所需要的人。


注:本文摘自由致远协同研究院出版的《协同管理导论》,转载请注明出处,即“致远软件官网”。申请试用致远软件相关产品,请拨打免费电话:4007003322。

新闻标签: 致远软件 致远oa 协同管理导论

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