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移动云表单驱动业务流程自动

更新时间:2016-07-25  来源:致远协同研究院

工作因为表单云化而获得自由

也许我们还没有意识到,移动表单服务对于工作(办公)的巨大意义——移动表单将使工作真正获得自由。这是因为我们还没有清醒地意识到:工作不能完全移动化在很大程度上是因为业务流程的羁绊。你不得不开具领料单、签领工单、填报工况、报表等等,这些其实是业务流程的基本环节,而这些环节并不像自动化流水线那样是自动化的,特别不是随时随地都可以完成的。即使这些环节能够随时随地完成,还需要“人为地”串接起来。这就是任何企业都普遍存在的、数量巨大的业务和管理流程。如果能将这些采集、记录、填写表格的流程环节自动串接起来,其意义绝不亚于自动化流水线的广泛建立。建立在云服务基础上的移动表单帮助企业实现的不仅仅是无纸化,更有意义的是使工作者真正摆脱了时间和空间的限制,获得了工作的自由。

移动表单撬动企业业务流程自动化

移动表单采用“云+端”的SaaS模式,将有人参与的业务流程真正地连接了起来。通过采用移动表单促使企业纸质流程现代化,提高业务效率并节约成本。不同于传统的ERP软件只是实现了非人工串接的工作流的自动化,移动云表单撬动的是包括人工串接的全业务流程的自动化。当然,无论采用那种方式首先都必须确保表单数据是安全的。

企业可以通过采用移动表单,让用户通过智能手机和平板电脑来填写和访问移动表格,实现组织日常业务流程自动化,既可以可以节省时间又节约了金钱。纸质文档对于人力资源、业务运营等部门是必不可少的,并且还需要保留很长时间,对企业组织而言管理起来是很困难的,并且常常由于使用者的错误而不能保持数据的一致性。常常由于远程工作的员工需要将纸质的表格送回到总部办公室而降低了企业的工作效率。移动电子表单软件如ProntoForms、Laserfiche、Citrix安全表单等,能够通过自动数据录入和处理能力使这些文档数字化,并有效解决效率问题。

公司可以购买移动表单APP,从业务流程的自动化升级而获得效率提升,节省时间和成本。而使用传统的纸质表单流转流程的公司必然会被甩在后面。例如,某能源集团公司在采用ProntoForms之前,人力资源部门需要从远程工作人员那里通过邮件收取报表文档,如果填写有错误的话还要返回去重新更正。无形中又耽误了数天的时间。

通过对相应的表单的数字化,员工们就可以通过平板电脑iPad或手机填写这些表单,并且可以附上所需收据的附件图片。填写完表单上面的所有必须填写的字段,员工就可以通过云的形式将费用报告传给人力资源部门。通过采用移动表单应用人力资源部门每周可以节约5-6个小时的工作时间。这解决了一个大问题,企业再也不必为查找每一笔费用来自哪里而费心了,现在一切都是自动进行的。

使用ProntoForms之类的移动表单应用软件(APP),用户可以建立自己的移动表单——工时单、发票、检查文档等等,并且都在他们的智能手机和平板电脑上运行。通过将这些种类的文档“移动化”,将使这些业务更容易跟踪和生成重要的库存、生产、运维等数据。这些数据又都可以同步到电子表格上并给企业高管们提供易读的可视化图表。如此可以将所有的纸质流程升级到可以移动输入和处理的系统中。当然,在实现的纸质流程数字化的过程中,数据安全是很重要的,必须仔细规划评估并采取必要的措施,以提供安全保障。比如,当员工向ProntoForms输入信用卡信息的时候,公司会将这些数据同步到Google电子表格之中。为了保证安全,员工的信息用卡数据输入到ProntoForms中时会自动同步到Google电子表格而且是全程加密进行的。这些数据只有授权用户可以打开并共享给授权用户。Citrix的安全电子表单软件原名WorxForms,集成了后端存储产品ShareFile。保存在ShareFile上的表单是加密的,直到由授权用户打开才能看到内容。产品符合健康保险携带和责任法案(theHealthInsurancePortabilityandAccountabilityAct)支付卡行业数据安全标准(thePaymentCardIndustryDataSecurityStandard)及其他相关规定。

某能源公司选择ProntoForms是因为它优越的离线功能,用户可以在没有WiFi和移动信号连接的情况下填写移动表单。一旦用户再次处于在线状态,离线输入的表单内容就会自动同步到云端。一旦员工的设备重新上线,任何离线保存表单自动回云同步。对于那些有员工工作在偏远地区的公司而言,这是很重要的。在偏远地区工作的外勤人员每天填写评估、费用报告、库存文档和其他形式报表,但常常会遇到网络信号不好的情况,他们可能工作在地球上的任何一个角落。

国内移动表单服务面临巨大机遇

移动表单服务技术门槛并没有多高,而国内已经有不少非常棒的SaaS厂商,比如金数据、致远的FormTalk、云表等等。移动表单的应用遍及各行各业,业务业务经理可以使用数字化表单执行检查餐厅的位置,使用移动设备上项目清单进行卫生检查,建立库存日志等等。汽车道路救援公司司机可以在移动设备上快速输入信息,使他们每天处理更多的服务请求。在外面填写移动表单时也不必担心文档被雨打坏淋湿。

移动表单服务非常适合嵌入到各个行业企业的业务流程之中,并且花费不高,效果立竿见影,是做行业SaaS的一条捷径,所谓巧干活不脏手,这对于行业信息化是一件伟大的事情。面对如此巨大的市场机遇,国内的移动表单服务提供商应该积极行动起来,迅速开展行业化应用的探索和深入推进。

新闻标签: 移动oa,致远软件,致远oa,oa系统

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