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办公的未来之工作文档“云+端”来

更新时间:2016-07-25  来源:致远协同研究院

办公离不开公文。有人说所谓办公其实就是办文。这话说的在表达上不严谨,但是意思基本上是对的。因为办公其实是办公事的一个通俗说法,而在一般人的想象里办公事的地方往往是在办公室,是办公桌、文件柜、文书档案、信报收发、誊印文案……圈批审阅、签字盖章之类的典型场景。概括来看,这些工作大多与文字、文档、文件、文案直接或间接相关,因此说办公就是办文,意思上是通的。当然,在这里的文已经是广义的文档,严格一点可以定义为与工作或业务相关的信息数据。

技术的进步改变了人们的工作方式。人们得以摆脱了固定场所办公室的束缚,在人们活动的任何地方都可以办公了。前提是人们先要有主观上的工作意愿,这是不必说的。但办公需要“办文”——处理业务或工作信息数据,这是移动办公的必要条件。即在工作需要的时间和地点上,能够访问并处理业务或工作信息数据。

企业文档云化管理

在信息社会里,企业文档(EnterpriseFile)是企业最重要的智力资产。在企业中,文档一般都以电子文档的形式存在,比如微软.doc格式,.xlsx格式,.ppt格式,.pdf格式,纯文本.txt格式等;从内容上,可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、经验心得等。这些文档可能是过程性质的,也可能是公司正式发布的文档,可能处在编写阶段,也可能是已经归档不能再修改的。文档的状态包括草稿、正式、锁定、作废、归档、删除等。

为了充分发挥和有效利用企业文档这种重要智力资产的价值,必须对其进行运维和管理。企业文档管理的任务主要是指对这些文档、电子表格、图形和影象文档以及其他类型的文档的存储、分类和检索。关键问题是解决文档的存储、文档的安全管理、文档的查找、文档的在线查看、文档的协作编写及发布控制等问题。作为企业的核心资产,企业文档真正实现在移动化场景下的有效配置和利用,其实还面临着来自传统的企业文档管理方式与业务(工作)需求变化所带来的挑战。

企业文档失控或散落的现象在许多企业里依然司空见惯。中国的许多企业甚至是信息化企业、互联网企业中,企业文档处于无管理的失控状态,运转经营的过程中其大量的文档——宝贵的数据资产未能“生成”或正在流失。散落在电脑、移动硬盘、U盘甚至个人设备中的工作资料,版本混乱的历史文档,硬件故障或人为删除的档案数据……日复一日,数据资产的积累可能不过十分之一。

企业中早期购买安装的业务信息系统和企业办公软件因为不能支持移动工作而大量闲置或沦为信息孤岛。办公软件如果不能为企业员工的工作带来真正的高效与便捷,员工的低活跃率和低粘性就意味着采购成本的浪费,有的销售管理系统,外勤销售人员外出办理完业务还要回到公司录入数据,这与企业的信息化初衷背道而驰。

各种形式的信息孤岛阻隔着企业数据流通。跨部门、跨公司及跨地域的工作协作,往往缺少文件共享空间,频繁的文件传输占用大量时间,过程中存在着资料外泄的不安全隐患,团队沟通也容易脱离工作内容。随着移动办公(工作)的日益普及,对于文档管理系统(平台)在共享协作、移动端访问和处理方面的功能提出了越来越高的要求。移动办公只解决沟通还远远不够。外勤办公中,手机端已经实现了随时随地联络到人,然而如果无法获取工作文档,仍然无法处理业务,分分秒秒将你的工作打回PC时代。人与数据在移动端脱节,重要工作仍在不断被错过。

随着云计算的发展和SaaS模式的兴起,企业文档管理和服务有了更专业、有效和便捷的方式,除了国内相对认知度较高的企业网盘式的云文档服务之外,新兴的云服务商带着更多内容和数据管理的产品理念以及国外的运营经验,将传统的文件存储和共享带入了“云+端”时代。

企业文档云服务演绎移动办公

移动时代,移动文件管理已经成为办公标配,而随时随地的文件获取、访问、分享和协作也成为能否真正实现移动办公的关键。在PC时代,绝大多数人的办公模式是:文件夹+QQ。

文件夹+QQ被称为PC时代的小米+步枪。如果把日常工作分为数据和沟通两个部分,文件夹+QQ几乎覆盖了我们所有的工作内容:电脑中的各类文件夹用于处理和存储企业数据,QQ则构建了那个年代最便捷的沟通方式。

当我们开始把QQ用于工作中的联络和沟通,“聊天”这种方式把信息到达变得简单和通畅,无论与同事还是客户,你几乎可以随时找到网络另一端的那个人。对于文件交互频繁的岗位,通过QQ来传输文件显然也远比邮件要高效。而QQ的群组功能更让企业不再把它视为妨碍工作的“聊天软件”,因为工作群组的出现简直让团队协作坐上了高铁。但是以今天的眼光来看,这两样装备已经变成现代员工的最低配置。而现在移动办公的标配已经成为:文件档管理平台+IM(即时通讯)。数据和沟通的需求没有变,而连接数据和人的方式却一直在变。为移动互联网而生的微信,随着智能手机的普及,取代了QQ国内第一社交软件的地位,同时它也在我们工作中的沟通环节将PC时代的QQ取而代之,并且更胜一筹。它似乎更适应这个分秒必争的时代,因为微信连接的世界里,你要把信息传递给某个人几乎是随时随地的事情。

当人与人的连接已经转换到移动端,你的工作文件却还被落在电脑里,这简直是一种与时代的脱节。出差途中,当你在与目标客户的微信沟通中成功的介绍了你的公司并让对方产生兴趣,他很可能希望看一个你们的成功案例;度假期间,当你在微信上回答了主管关于紧急工作的诸多问题,她很可能需要你提供一份原始文档;咖啡馆约见合作伙伴,相互交换的资料中,很可能有一些是用微信接收后却无法预览的设计图;你好不容易把策划案通过微信发给了同事,但你们的讨论内容随着聊天记录就远去了。沟通已经随时随地,但移动端无法解决的文件共享和协作需求将会把你拉回PC时代。然而很多时机并不能等你回到电脑前再去解决问题。人们预言和幻想了许久的的移动办公,需要微信的另一半——跨越不同设备、不同屏幕的文档云服务,它将为你装备一个随身资料库。如何使用企业文档管理云服务进行移动办公移动时代,移动文件管理已经成为办公标配,而随时随地的文件获取、访问、分享和协作也成为能否真正实现移动办公的关键。

在PC时代,绝大多数人的办公模式是:文件夹+QQ。文件夹+QQ被称为PC时代的小米+步枪。如果把日常工作分为数据和沟通两个部分,文件夹+QQ几乎覆盖了我们所有的工作内容:电脑中的各类文件夹用于处理和存储企业数据,QQ则构建了那个年代最便捷的沟通方式。当我们开始把QQ用于工作中的联络和沟通,“聊天”这种方式把信息到达变得简单和通畅,无论与同事还是客户,你几乎可以随时找到网络另一端的那个人。对于文件交互频繁的岗位,通过QQ来传输文件显然也远比邮件要高效。而QQ的群组功能更让企业不再把它视为妨碍工作的“聊天软件”,因为工作群组的出现简直让团队协作坐上了高铁。但是以今天的眼光来看,这两样装备已经变成现代员工的最低配置。而现在移动办公的标配已经成为:文件档管理平台+IM(即时通讯)。数据和沟通的需求没有变,而连接数据和人的方式却一直在变。为移动互联网而生的微信,随着智能手机的普及,取代了QQ国内第一社交软件的地位,同时它也在我们工作中的沟通环节将PC时代的QQ取而代之,并且更胜一筹。它似乎更适应这个分秒必争的时代,因为微信连接的世界里,你要把信息传递给某个人几乎是随时随地的事情。

当人与人的连接已经转换到移动端,你的工作文件却还被落在电脑里,这简直是一种与时代的脱节。出差途中,当你在与目标客户的微信沟通中成功的介绍了你的公司并让对方产生兴趣,他很可能希望看一个你们的成功案例;度假期间,当你在微信上回答了主管关于紧急工作的诸多问题,她很可能需要你提供一份原始文档;咖啡馆约见合作伙伴,相互交换的资料中,很可能有一些是用微信接收后却无法预览的设计图;你好不容易把策划案通过微信发给了同事,但你们的讨论内容随着聊天记录就远去了。

沟通已经随时随地,但移动端无法解决的文件共享和协作需求将会把你拉回PC时代。然而很多时机并不能等你回到电脑前再去解决问题。人们预言和幻想了许久的的移动办公,需要微信的另一半——跨越不同设备、不同屏幕的文档云服务,它将为你装备一个随身资料库。

新闻标签: 致远软件,致远oa,oa系统,协同办公,协同软件

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