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    成都理工大学:COP协同运营平台打造智慧校园
    时间:2022-09-23新闻来源:致远互联官网浏览量:100

    一、院校简介

    成都理工大学创办于1956年,位于成都市区。学校现有教职员工3396人。学校以理工为主,以地质、能源、资源科学、核技术、环境科学为优势,以化工、材料、电子、机械、信息科学、管理科学等学科专业为特色的多科性大学。2017年9月,学校进入国家一流学科建设高校行列。

    二、项目背景

    该项目之前由金智公司开发,学校领导在OA系统开发进度、用户体验感和界面友好程度综合考虑未达到学校预期要求,党政办和网信处决定选择致远,2019年7月底进场,2019年8月底完成上线。

    三、信息化目标

    信息化目标:成都理工大学从适应现代化管理的要求和校园信息化管理形势的迫切需要考虑,从加强科学管理、建设节约型高校的目标入手,以加快电子公文信息化建设,覆盖办文、办会、办事为重点来建设OA系统,来满足党政办、网信处、各二级学院等多部门的要求,并且在系统易用性、稳定性、扩展性、数据整合等方面持续地满足学校形势变化的需求。

    四、应用场景

    1、日程管理

    (1)日程视图

    · 时间视图

    日程来源于活动和会议,实现了日程管理员日程录入统一性,通过日程可视化展现,强化目标管理。同时在表单中明确显示日程时间、地点、内容、参加领导、参与单位及负责单位等字段,清晰展示日程概况。区分上下午及全天,当天具体日程能醒目显示。

    · 日程录入

    是否发送会议消息的设置,实现会议在变更时能够及时推送会议消息。会议详情不仅包括会议名称、时间、地点、与会人员等,还包括参会单位、负责单位,明确会议的责任机制。会议消息支持自定义设置,包括会议名称、时间、地点等信息,使会议信息能够突出显示。同时会议冲突能够智能化提醒,便于日程管理员合理安排。

    (2)参与回执

    关键内容特别提示的功能,聚焦重要信息,让会议重点一目了然。还有参会回执温馨提示的功能,日程管理更具人性化。会议冲突时还可在线委托他人参会,当被委托人无法参加时,系统会自动回退委托人,方便再次处理且保留原始记录。以此规范参会委托管理。

    (3)过程跟踪

    增加了日程管理员的角色,来实现权限管控,日程管理员能够随时跟踪当前会议情况,催办相关人员回执,强化会议跟踪,提高会议反馈效率。会议意见隐藏设置,只授权日程管理员与校领导(从校领导部门识别)查看。满足学校管理规范,避免了因领导参会与否而选择性参会。

    (4)日程查询

    通过日程管理员录入学校日程,形成领导本周日程报表(按时间、职级排序)、当月日程报表、当日日程报表等(分析云自动抓取会议时间)。校领导可随时在线查阅自己日程安排,也可查阅其他领导日程安排,为工作开展提供日程参考。而且通过授权,处级干部及主持工作的副职人员也可在线查阅领导日程。

    (5)结果统计

    根据会议回执情况,自动统计参会情况,日程管理员可在线下载,报送校领导。

    2、议题管理

    (1)议题申报

    将校长办公会会议和党委常委会议题申报流程做了区分,且能够直观化呈现议题申报所需的支撑材料,领导可以在线随时随地查阅材料,同时实现议题申报规范化管理。

    (2)议题库

    通过不同的状态,独立存档形成不同的议题库,便于对不同状态议题进行管理。

    议题预审未通过或者校领导审批否定的议题存放在独立的作废库。与此同时,议题库还记录了议题的基本信息。

    (3)议题呈送

    党政办工作人员调取预审议题库议题呈送校长上会审批,审批通过的议题自动进入终审议题库。校长同时可提前决定是否上党委常委会。

    上会通知:党政办工作人员发起会议通知,审批后系统会自动触发会议通知。采用DEE将汇报人员、列席人员、出席人员、全程列席人员汇总为与会人员。会议通知包括签到单视图,通知审批后返回发起人,打印出来线下签字。

    (4)会前查阅

    汇报人只可查阅自己的议题,校领导可查阅本次上会的所有议题。

    3、督查督办

    (1)督办通知

    督办信息科对于上级来文、会上重要决议事项、党政工作要点等事项需发起督办请示,统一规范督办来源。书记校长信箱或上门访谈,由督办信息科预审后转督查请示校领导。强化信访/访谈事项落实。

    (2)督办档案

    当督办请示下达后,形成督办档案,并记录督办事项的基本信息。且业务督办与信访督办独立存档,形成不同的档案。可视化预警提示的功能,满足超期以及即将超期的预警动态闪烁,快速聚焦。

    (3)督办回执

    未办结督办工作,系统每周五自动触发办结回执单到牵头单位联络员待办,由牵头单位联络员回执当前督办事项进度。实现精准推送,强化落实。回执进度及信息会自动更新督办档案,督办信息科及相关人员可在线查阅。

    (4)督办催办

    对于重要事项以及挂牌督办,超期严重或者无进度回执的,由督办信息科请示校领导后进行催办。

    5)督办门户

    校领导在线查阅各单位(部门)督办工作执行情况,通过督办信息集中展现,多维度数据分析,强化事项落地,为领导决策提供数据支撑。

    4、公文管理

    公文流程采用泳道图形式,清晰展现公文审批流程。公文正文修改留痕,明确修改人、修改时间以及内容,实现过程追踪。关于正文保存,提供标准的下载规范,自动按照“文号+标题”的名称进行另存。其次,公文归档根据规则实现自动归档,便于后期查阅。

    五、应用价值

    1.协同工作

    通过A8“表单+流程”的方式来固化审批流程,规范了学校的规章制度,节约了审批的时间,提高了办公效率。

    2.会议规范化和督查督办落地

    利用日程管理、督查督办等业务,实现学校各级会议规范化管理及督办事项落地。

    3.文档管理

    充分利用文档管理模块,建立各类文档夹,上传共享文档,并对相关人员授权便于借阅和查看,文档电子化,加快文档资料和知识的传播,文档管理员及时存档,并严格监督文档各类权限控制,保证单位资料不丢失。

    4.远程办公

    A8提供了一个协同办公平台,提高远程办公效率,便于单位内部沟通。

    5.操作留痕

    系统中的每一项工作都留下了“证据”,办理时间、办理意见等,出现问题,可直接通过系统中的流程查看来找到相应的“证据”。