随着高新技术的飞速发展，数字技术与农业农村加速融合，数字信息在中国农业发展中得到越来越多的运用。基于安徽辉隆农资集团与致远互联联合打造的协同运营平台，本期继续在合同管理、供应链管理、营销管理、资金管理、税务管理等方面做深化应用，为企业经营提供决策依据，实现合同应用管控，形成完整的管理制度。本次合同管理项目是辉隆股份信息化的一个重要里程碑，为集团战略决策、管理控制、业务发展提供了有力支撑。

二、客户简介

安徽辉隆农资集团股份有限公司是安徽省农资供应龙头企业、重点流通企业和省级农业产业化企业、农业部确定的农资连锁经营重点企业，商务部“万村千乡市场工程”首批试点企业，全国供销总社“新网工程”示范企业。获得“辉隆”商标获国家工商总局“中国驰名商标”认定，位列中国农资流通企业综合竞争力百强第4位，连续多年入榜中国《财富》500强，是农业部确定的农资连锁经营重点企业。辉隆集团现业务范围涵盖商业、工业、农业和投融资四大板块，遍及国内十几个省区，出口业务涉及全球60多个国家和地区，年营业额180多亿元。公司下辖各级分子公司70多家，员工2000多人， 办公地点遍及全国各地，在香港、国外设有分支机构。

2011年3月2日，公司在深交所中小板成功上市，开创了全国供销社系统农资流通企业上市先河。

三、案例难点

辉隆具有农资流通行业对价格周期期长、投资周期长、生产周期期长、需求稳定的通用特性，与此同时也有一定行业痛点问题需要解决：

外部：发货回款不及时、销售费用高、营销渠道长、难以有效管控、产品品牌缺乏；

内部：管理制度不完善、营销水平低、客商管理不足；

内部主要依赖传统ERP系统，并多适应于财务和管理岗位。信息化大规模改动周期长、成本高，难以适应多样化、灵活化的实际业务。

辉隆之前的合同管理是在NC系统中进行，具体业务场景中存在如下问题：

系统合理性不足：公司合同业务较多，NC中只实现了部分需求，没有完整的合同管控系统支撑日常需求；

人工维护频繁：基础数据维护多，人为干预错误率高，系统维护工作量繁重，审批流程复杂，用户使用体验差；

系统交互性复杂：各操作系统间各自信息封闭，信息汇总相对繁琐；组织架构各系统有差异，一旦调动需多次维护；

工作效率低：跨部门协同工作频繁，部门沟通效率低；NC系统卡顿，数据可视化效果差；合同签订过程中，缺乏有效管控；

四、客户信息化现状及展望

1.信息化历程

2012年，辉隆股份首次应用致远协同，搭建了集团统一办公平台，涉及各类基础办公应用，包括企业门户、公文管理、知识管理、文化建设等。

2016年，辉隆利用协同门户实现了异构系统的单点登录，让其成为了企业信息化的统一入口，同时搭建了集团门户、分子公司门户，不同的业务部也有单独的门户，满足了集团不同的发展阶段、不同角色的需求。

2019年，为进一步支撑企业业务发展，提升整体运营管理效率，辉隆股份对协同办公平台再次升级，并将其定义为具备“移动化、数字化办公+业务融合”特征的协同运营平台。不仅对基础办公应用进行全面优化，而且更注重业务运营，应用重点集中在费控管理、资产管理等方面。

2021年5月，启动辉隆合同管理项目，历时6个月左右上线，以合同为主线打通供应链管理、营销管理、资金管理、税务管理等各业务应用，深度集成NC财务系统，打造辉隆业务财务一体化中台。

2.信息化蓝图

辉隆本期建设内容以合同为主线，实现各类收付款合同签订数量、收付款、预估毛利等数据的统计、展现，并打通供应链管理、营销管理、资金管理、税务管理等各业务应用。

项目的核心诉求是规范员工发起各类合同，包含销售合同、采购合同、运输合同、物流合同等各类收付款合同，打通从合同起草、合同审批、合同用印、合同签订，到合同履行、合同结算，再到合同归档的“签订前-签订中-履行中-履行后”全过程一体化管控。

项目主要目标如下：

管理体系优化：构建全面合同管理业务、形成完成合同管理制度；

数据交互优化：与NC合同管理业务打通、加强多操作系统信息流通、实现基础档案信息交互、减少人为维护&干预错误；

审批流优化：以岗位、相对角色等实现不同部门审批流的统一性，降低相同业务、不同部门审批流重复设置工作；

数据可视化：新增合同相关数据统计、查询；加强管理层审批中、审批后的数据可视化，实现客商数据动态查询。

五、关键应用场景

1.合同管理应用

本期合同管理应用

建立合同全流程管理体系，形成完整的管理制度（实现各类合同的过程管控、过程文档归档整理等）

合同有效数据可视化查询（便于主要用户了解合同到期及签订情况；便于领导审批时查看客商历史往来数据等）

2.NC集成

本期集成包括对NC中合同单据、付款单据、收款单据、发票、采购订单、到货单、采购入库、销售订单、出库单等单据的数据集成，当A8流程表单流程结束时， 通过A8节点事件配置，调用ERP接口，将校验后的数据从A8发送至ERP-用友NC，NC即时反馈调用信息。

同时将业务相关的客户、客商银行账号、供应商、物料、物料分类、税类档案、项目、现金流量项目、产品线、主计量单位、我司银行、票据底表等基础数据，通过DEE工具，将NC系统数据同步至A8系统，保证两个系统数据同步。

3.首次登陆认证

首次登陆认证时，穿透至认证平台认证，并且在A8中增加认证匹配表，增加认证回传功能，有效提高协同平台整体安全性。

首次登录认证验证效果，后台配置需要验证身份的人员，首次登录需要认证身份。

重置密码登录后，也会提示认证；

移动端+PC端个人实名认证；

4.外部合同签章集成

后台默认审批需输入短信验证码，点击【提交】弹出签署框，如勾选签署意见长期有效，下次不再提醒，无需短信验证码，可进行静默签署。另外可在个人设置里是否时候用静默签。（注：如有两个签章，需进入签章系统进行选择签署。）静默审批时，在单据中出现审批历史记录，部门领导提交审批后，公章管理员打开合同正文，做公章的坐标维护。

审批完成后，推送至外部法大大合同平台。

乙方签署后，回到合同审批表即可查到签署情况，实现电子合同流程闭环。

5.劳动合同签章集成

1、HR在A8系统发起劳动合同新签→填写员工的劳动合同信息，生成合同→办理人员点击“发起签署”；

2、打开合同，进行签署文件坐标维护→选择签约方，指定签章位置→确认后发起签署文件（推送至手付通）；

3、签章管理员从A8待办工作里打开待签署的合同，点击“盖章提交”；

4、签章管理员通过短信验证码进行签署意愿确定，完成签署；

5、员工打开待签合同，进行短信验证完成合同的签署，点击“签字提交”。

六、整体应用价值

上线一个月左右时间，系统中发起合同：396份，其中购销类合同309份，非购销类合同87份，其他合同42份；付款94起，收款326起；上线前后对比

本期项目建成前：

老版本合同系统中，合同管理业务缺乏有效监管，审批流程复杂，人为干预频繁，人工维护成本较高，合同数据可视化工作不足；

本期项目上线后：

新版本合同管理系统建成后，建立健全管理体系，避免不同部门审批流重复设置，减少基础档案人工维护工作、降低人为干预风险、加强合同数据可视化；

通过本期项目建设工作，解决了客户对于整个业务管控过程的痛点问题，实现了如下价值：

加强合同相关业务的全流程强管控，解决合同缺乏完整管理的痛点；

优化合同相关业务审批流程设置，减少人工维护审批流工作时长；

增加合同到期、付款时间到期提醒，有助于业务人员掌握催发、收款节奏，降低坏账风险；

与NC系统集成交互、实现两个系统的打通，对客商、物料、下游单据等基础集成数据进行控制，减少人工操作量，降低人工维护错误率；

合同签订数据、合同状态数据等数据的统计分析，实现管理层对合同数据有效的可视化管控；

七、关键成功要素

1.过程文档完备

需求文档等项目资料会随着需求调研、系统建设、应用测试等各阶段的实际情况变化而变化，随时记录变化内容，便于后期文档整理、有据可依。

2.测试工作集中规范

尽量要求客户进行集中测试，一方面可减少重复问题的提出，部分问题当场提出当场解决；

另一方面，人都有懒惰性，分开测试首先会降低测试工作效率，其次测试质量下降，影响后续实施工作效率。

3.建立规范周汇报机制

每周进行项目进度汇报，向客户呈现工作进度、工作难点痛点，利于我方项目整理进度管理，同时降低客户顾虑。

4.建立问题分级处理规范

在应用测试阶段、上线之后，及时收集业务部门提出的问题或建议，与客户项目经理及业务部门领导确认业务员需求后，按照紧急顺序进行调整，并及时向业务员、客户项目经理、领导汇报问题处理情况。

5.强化各相关方沟通

加强客户项目经理沟通，提供问题解决方案，打消客户项目经理顾虑、客户领导顾虑，加强业务部门领导、一线员工沟通，不同系统不同操作逻辑，尽量解决非系统逻辑问题。

八、客户证言

（1）一线部门

体验感提升：NC系统卡顿、OA操作流畅

审批速度提升：较原有的系统相比，审批时长明显缩短

提高工作效率：自动关联等功能使表单发起速度得以提升，降低人工填写数据错误率

（2）项目经理

数据支撑：客商往来数据自动查询；审批时可以查看该客商已发生合同、已发生付款基本情况，并可穿透到合同

合同全流程业务联查：档案中可查看该笔合同相关的全部历史业务，将框架合同和子合同关联打通，并与报销系统的运杂费关联，实现合同全流程监管

根据业务配置审批流：根据客商历史合同执行金额、付款执行金额，设置审批流程分支条件

（3）领导感言

贯穿全程，方便管理：整个系统贯穿合同业务全流程，方便企业管理，并能通过客商往来数据、合同数据统计分析等为企业经营提供一定决策依据