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金山品科: 让协同实现六大管理

“上协同,我们很实际,这个产品要能真正解决我们企业遇到的问题,我们只相信事实”,深圳市金山品科科技有限公司总经理张静与致远的售前人员初次会面,没有寒暄,第一句话便直奔主题,这位亲自主抓协同选型的一把手始终以慎重的眼光看待各家厂商的协同产品,虽说致远是行业内响当当的品牌,之前也翻阅了他们很多成功案例,可是不是适合公司,能不能顺利实施并应用推广,她心里一堆问号。

2010年5月底,在经过了3周的实施后,金山品科科技有限公司的协同项目一期实施工程顺利竣工,一向严肃的张静终于笑了,致远没有让她失望,看着全公司所有的行政工作、业务流程全部在致远A6协同(OA)管理软件里畅顺地运转着,她放心了。

信息孤岛,金山品科的管理之痛

张静所在的深圳市金山品科科技有限公司(文中简称:金山品科),成立于1993年,是一家专业从事数字视频监控技术研发生产、销售、服务和远程网络监控管理系统研发、设计、施工、维护和保养为一体的高新技术企业。具有一级安全防范技术工程资质,是信息产业部认证的双软企业。公司自主研发的“品科”数字系列产品在金融、电力、教育、交通、石化等行业广泛应用。公司总部设在深圳,在北京、上海、广州、长沙、福州、昆明、武汉、贵阳、海口、青岛、泉州、成都、南宁、重庆等大城市分别设有办事处。

作为高新技术企业,金山品科的信息化建设可谓走在行业的前沿,不仅公司总部有内部办公网,而且各地办事处和工厂都有自已的信息网,信息化建设的思想已经深入人心。

但长期以来金山品科的管理有着自己的痛点,这种集生产加工及销售为一体的企业,由于异地机构多,业务数据繁杂,市场环节众多,容易形成信息孤岛。各部门和各异地分支机构缺乏有效的信息沟通,往往是“各自闷头干从不抬头看”,造成很多重复劳动,以及配合上的失误。

作为公司总经理让张静头疼的还有出差这件事,因为她一旦出差,就像被蒙上了眼睛,无法及时获知各部门的运营情况,这就加大了管理风险。

如何破除信息孤岛?如何保证各部门高效配合?如何解决领导出差中对公司的有效管控?张静一直在思考。

简单易用,A6协同(OA)打动人心的十分钟

2010年4月,张静终于坐不住了,她亲自牵头成立了一个项目小组。项目小组要做的是选择一套集团级应用管理平台来高效、快速的实现金山品科的集团化管理。这是一个什么样的平台呢?为了寻求答案公司请来多家管理咨询公司进行诊断,综合各家意见,开出一个药方——上协同。

选择什么样的协同产品?金山品科选型小组有自己的主见:一、这个产品必须实施周期短、易用性强,保证项目在2010年6月底之前完成实施。二、这个产品必须支持中途改变流程,工作流程无论多复杂都要可以修改,并且整个操作过程要可以归档保存。这两条要求一出很多厂商就被挡在了门外。

但这个要求却没有难倒致远的售前经理,他当场用产品建立了一个审批流程,并且演示了如何修改流程,由于致远A6有“预归档”功能,在流程开始前通过这个功能已经选定了要存的文件夹,操作完成后整个流程包括修改过程都完整地保存在指定文件夹中,而这一系列看似复杂的要求,实现起来只用了十分钟,这是其他产品不可比拟的。张静和公司其他高层十分惊讶,都说台上十分钟,台下十年功,都是做产品的心里非常清楚:一个易用、适用、好用的产品一定是经过千锤百炼,经过无数客户体验磨砺出来的,能对用户的需求把握的如此到位,没有高度负责的专业精神是做不到的。金山品科选型小组被这十分钟的操作说服了。

致远,让金山品科管理落地

致远A6协同(OA)帮助金山品科解决了企业管理六件事:

一、实现协同办公管理,现在金山品科有一套既严谨又灵活的办公流程,之所以说其严谨是因为行政办公表单可以由专门的系统管理员绑定为固定流程,作为制度固化下来,说其灵活是因为平日办公,员工发起的自由协同,可以自己动手设置流程和更改流程,十分方便。

二、实现印章管理,现在金山品科的各分支机构不必为了盖章专程出差到总公司,只要在致远A6协同

(OA)上申用印章,总公司通过协同进行审批,用章单位便可根据审批时间来完成盖章手续,这样不仅提高的审批效率而且规范了业务管理。

三、实现企业文档管理:根据部门、人员、类别等维度进行文档分类存储;每周要情,按照固定的路径保存,通过文件映射的方式直接推送领导桌面,便于领导直接查阅;建立数据中心,重点项目的重要信息由公司统一管理。

四、实现时间与资源管理:通过致远A6协同(OA)中计划/会议/日程对每个办公人员的日程进行有效的管理,便于领导和相关同事知道工作计划,方便更好的协作 。

五、实现公共信息管理:金山品科整个企业的通知、公告都在致远A6上清晰呈现,登录系统就能看到,并且可以根据搜索条件查询公共信息,致远A6设有讨论区,员工可以充分讨论问题,表达自己的思想,也是金山品科进行文化建设的重要阵地。

六、整合内网:金山品科实现了致远A6与现有网站的连通,整合形成了一个“金山品科办公网”。现在,协同系统上发出的新闻、公告,在网站上可以同时显现,真正实现了公司办公一体化管理。

如今,公司再也没有以前“填表格,找领导,跑部门”的现象,各部门员工一上班首先打开电脑登录致远A6协同(OA),一天的待办事情就摆在眼前。告别了表格满天飞的年代,致远A6的到来为金山品科真正实现了“绿色工作、协同增效”的愿望。

后记:作为第一家成功研制国内联网监控管理系统的企业,金山品科的项目决策者以自己专业的眼光敏锐发现协同管理软件不同于传统OA,并理性地选择了标准化协同产品——致远A6协同(OA),这不仅是企业管理层决策上的成功,同时也折射出我国企业的协同应用正在从朦胧走向成熟。可以预见,标准化协同产品将会为更多的用户带来高性价比的协同应用价值。

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客户价值

实现印章管理

公司各分支机构不必为了盖章专程出差到总公司,只要在致远协OA上申用印章即可。

企业文档管理

进行文档分类存储便于领导直接查阅;建立数据中心,重点项目由公司统一管理。

时间资源管理

对办公人员的日程进行有效管理,便于领导和相关同事知道工作计划,方便协作 。

公共信息管理

企业的通知、公告都在致远A6上呈现,员工可以在讨论区表达自己的思想,成为是金
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