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三亚城投:借助协同系统搭建完整合同管理模块

三亚城市投资建设有限公司(以下简称三亚城投)成立于2004年7月,是三亚市人民政府直属的国有企业。

三亚城投以“政府引导、市场机制、企业运作”为指导思想,围绕市委市政府的战略部署,认真履行基础设施融资平台和重大项目融资、投资、建设和管理职能,积极推进三亚城市化建设与发展。

三亚城投合同管理痛点

1、合同审批、办理周期长,效率低,涉及部门多,过程复杂,不易管控;

2、合同各环节缺少关联,查找数据费时费力;

3、没有合同档案库,合同资料分散,查找使用不方便;

4、与合同有关的项目信息、供应商信息没有系统管理;

5、合同付款数据汇总、分析不便,领导无法及时掌握付款台账信息,影响决策;

6、缺少门户集中呈现合同管理的状态和全貌。

三亚城投借助协同系统搭建完整合同管理应用模块

包括:基础信息、合同准备、合同订立、合同执行、合同付款台账、数据查询/统计6大功能模块,22个功能项,12个表单,以及1个门户空间,1个功能菜单。

1、合同准备

新项目下达后,首先由承建单位建立项目信息。

同时建立相应的供应商、概算批复、财评批复信息,为开始合同管理做好准备。

2、合同订立

合同订立填写合同立项报审表进行合同立项报审,工程项目类合同,直接关联项目库的信息。

合同立项报审通过后进行合同会签审批,合同会签审批表可直接关联立项文件,自动带出项目信息。

会签审批完毕,自动生成合同信息表,包括基础信息 + 付款信息 + 变更信息详细记录合同的内容及执行结果。

3、合同执行

合同执行过程中如遇合同变更,需填写合同变更审批表,变更审批完毕,变更记录自动写入合同信息表,查看合同的时候随时可关联查看变更记录,一步到位。

合同执行付款阶段时,付款申请单关联合同,自动带出项目合同金额、已付金额、已支付比例、已付次数等信息,减少人工操作,确保数据准确。

付款审批完毕,付款记录自动写入合同信息表,同时自动更新付款台账表,实现双边同步,快捷方便,再也不怕数据不一致了。

4、合同付款台账

•分类建立“工程类”和“非工程类”合同付款台账。

•工程类付款台账表随项目信息建立,只要新项目信息表建立,相应的付款台账表就会自动生成,减少人工操作。

•每个付款台账表包含多个合同单位的多条付款明细,数据随付款审批表自动同步更新。

6、统一合同管理展示门户

合同管理为三亚城投带来的管理价值

1、通过合同管理,将原先分散的立项、会签、付款等工作内容,形成了一个有机的整体,并且扩大了合同管理范畴,实现了项目信息、供应商信息、付款台账、合同文档库、等多种内容的管理。

2、在项目实施过程中,对合同管理的流程和单据内容进行了大量优化调整,确保制度落地有效执行,减少无效工作,让系统更加好用、易用。

3、V6.0新版本强大的功能,使得很多业务的流转、数据的生成、汇总实现了自动化,减少人工操作,提高工作效率,同时确保数据准确。同时移动端也可以进行业务管理,更加便捷。

4、统一的合同管理门户,多种样式的数据报表,为公司领导和工作人员提供了快捷高效、清晰直观的管理操作入口。公司领导可以及时掌握合同进展及付款情况,有效支撑领导制定决策。

未来规划

1、打通协同管理系统与NC业务系统,实现合同付款后直接生成NC系统凭证,让业务处理更加自动化,一步到位,减少工作量。

2、建立合同应付计划管理,实现自主安排应付计划、应付到期自动提醒。

3、建立供应商管理模块,实现对供应商进行入库审核,后续也可定期考核评价。

快速定位:相关资料

客户价值

整合管理合同

将立项、会签、付款等工作内容整合为一个有机体

提升合同执行效率

对流程和单据内容进行了大量优化调整,提升效率

实现办公自动化

很多业务的流转、数据的生成、汇总实现了自动化

统一管理门户

统一的合同管理门户,快捷高效、清晰直观的管理操作入口
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