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高校智慧管理与服务平台整体解决方案

目前,高校在基于管理的数字化校园建设上,按照服务对象主要为三个方向七个部分,三个方向为协同办公管理、协同学习管理和协同服务管理,而七个部分主要是:1)校园网络基础;2)数据平台;3)身份认证;4)协同管理系统;5)综合信息门户平台;6)信息安全体系;7)规范的数字校园保障体系。

校园信息化从初期的局域网到信息化管理系统,再到现在动辄几十个业务应用系统的规模, 都是伴随着需求的深入、技术的发展而陆陆续续建设起来的,它们的开发框架不一致、数据规范不统一、系统间协同度低,但每个业务系统并不是孤立的,需要与其它要素系统进行交互。 因此,教育信息化研究者在实践探索的基础上提出了统一平台的概念,包括统一数据交换平台、统一身份认证平台、统一信息服务平台。统一平台可以将校园各业务的应用系统接入进来,进行数据、 用户、服务层面的整合——统一数据交换平台进行基础数据的抽取、处理、存储和交换;统一身份认证平台完成用户在各业务应用系统内的身份认证,实现单点登录;统一信息服务平台提供用户入口,以获取各类个性化信息与应用服务。三大平台相互协作,实现数据的统一集成、 应用的统一入口和用户的统一访问。

但是,统一平台后端的各业务应用之间并没有实现融合,应用系统的业务流程没有改变, 业务处理的复杂度也没有降低。也就是说,业务系统只是将自己接入到平台而已,虽然实现了前端面向用户的统一,但后端业务仍然各自分立。概括来说,统一平台存在的问题主要表现为:数据孤岛、应用孤岛、URP业务系统服务管理脱节、公众服务如何落地、移动化体验有待加强、智慧化创新课题的新挑战等。

智慧管理与服务平台解决方案

智慧校园是“互联网+”时代校园信息化发展的高级阶段和新的形态。 “互联网+”时代,随着物联网、云计算、大数据、移动互联网、 人工智能等新一代信息技术的出现和校园应用,高校校园信息化发展迈入崭新的发展阶段,智能感知的网络环境、云平台的支撑服务、大数据中心建设、业务系统的集成融合、一站式信息门户和可视化展现等,使高校信息化校园从数字校园阶段进入智慧校园发展的新阶段。 高校智慧管理与服务平台建设的基本框架如图所示。

智慧管理与服务平台架构图

高校智慧服务与管理平台建设建设是一项内容复杂的综合系统工程,既包括校园信息化技术系统的建设,也包括各类业务管理、业务应用,同时还包括组织体系、安全体系、运维保障和人员发展等机制建设。

智慧办公-网络协同办公模块

内网办公门户

致远门户形似网站的首页,但不同于网站。其首页可以灵活控制读者的人群范围,以及发布者的人群范围,信息的发布与管理是直接在系统前台轻松进行,无需专门的网站维护技术。是团队高效协作沟通,透明展现的平台;是个人工作办公、组织文化建设成果展现平台;是组织中各类资源整合、扩展应用的集中展现平台,可达成组织价值观、行为的统一和层级管理的和谐,为组织提供了一个一体化的协同办公和业务管控平台。

门户架构图

协同工作

组织中的协同工作主要是基于顺序的,在规范化的大中型组织中,存在着不同的应用模式,即致远独创的二元化工作流程。

首先是严格意义上的流程,此类协同工作要求流程中每个角色,必须严格按照组织定义的业务或工作流程操作,如预算审批流程,致远协同平台系统中将其称为模板流程;另一类协同工作的结构和规则已定义,但是在流转过程中可根据需要进行规则外的处理和新角色的加入,以更加贴近实际场景的有效处理,如:协同工作的转发、加减签、会签、知会等处理,此类流程致远协同办公平台中称为自建流程。

相比一元化的刚性流程,二元化工作流程更适合组织的协同工作要求。

自建流程

公文管理

公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的具有法定效应和规范体系的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

公文既包括党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文,也包括专用公文(红头文件),还有信息类、简报类、礼仪类、讲话类等非规范性公文,其特定体式,正式、严肃、规范;具有针对性、政策性、指导性等特征。

公文构成:由[文单]、[正文]和[附件]构成。

公文流转:由[发文]、[收文]和[交换]三部分构成。(签报不需要进行公文交换)

致远互联协同办公平台从以下几个方面进行了公文管理的设计:

公文管理架构图

电子签章

随着办公自动化中对文档的安全性、真实性的要求不断的提高,特别是针对手写签名、电子印章需求更加严格,要求在Word/Excel文档上签名、盖章,需要实现签章可验证、可认证、防抵赖等功能。

电子盖章

印章管理

用印章审批登记来实现线上流程化的用印章申请。

公章使用申请表

知识社区

致远互联提出的知识管理,首先就是员工不断把个人知识转变成组织知识,然后又从不断扩大的组织知识库增加到个人知识,形成一种有效机制。因此知识管理是企业对其所拥有的知识资源进行管理的过程,而如何识别、获取、开发、分解、储存、传递知识、从而使每个员工在最大限度地贡献出其积累知识的同时,也能享用他人的知识实现知识共享则是知识管理的目标。

知识管理是从“沉淀”、“共享”、“学习和应用”、“创新”这四个知识运转环节层层递进的。

知识广场

督察督办

督查督办系统用于对年度重点工作、领导交办、会议议定、人大建议、提案等其他事项的分解下达、协作、督办跟踪等督办业务的管理平台,为督办业务提供更加便捷、高效的工具支持,为辅助领导决策提供更加真实、实时的数据支撑,助力高校打造高效的执行力。

督查督办业务图

党建管理

党组织管理包括三会一课、民主生活会、党组织管理、党员管理、党员调动、党组织荣誉管理、党员荣誉管理、民主评议、党员工作计划等模块。

会议议题管理

应用于校长办公会、工会提案管理等业务场景。

会议议题管理应用

工作任务

企业为了实现战略管理,需要实现对战略目标的分解和汇总,同时针对下属单位/部门的完成情况进行实时汇总和分析,从而达到对下属单位/部门的全局化管控。在致远协同办公平台中,是通过目标管理来实现的。

目标管理模块

日程管理

提供完善的日程管理,可以按天、周、月、年等进行呈现。可以将日常工作内容、会议、事件等转发到日程上。支持秘书为领导安排日程。支持日程与pad、手机等移动终端上的日程同步,通过移动终端进行实时提醒。

项目任务图

值班安排管理

根据学校值班室值班工作制度设计,包括值班登记、来电登记、报告处理、值班信息、值班通报、来访接待等功能。

值班登记

学校年鉴管理

高校年鉴全面记录了一年一度学校领导、行政 管理、教学、科研、队伍建设和教职工活动等工作,展示了高校及高等教育的发展,突出了高校的办学特点和亮点,连续出版的高校年鉴为展示高校发展风 貌做出了重大贡献。同时,高校年鉴也提高了高校 的教育管理水平,促进了高校的发展壮大,积淀了高校的文化。可以说,高校年鉴是高校管理的“ 百科全书”。 从性质上来说,高校年鉴是工具书、年度性史 料、条理化信息库和档案编研成果。

即时通讯(致信)

致信是为协同软件提供最基础的连接、沟通功能,并以此为基础致力于成为高校的消息平台和个人消息中心。致信包括PC版、移动版和WEB版三种客户端,满足用户在各种应用场景下的沟通交流需求。

致信

电子邮件集成

电子邮件便捷的特点,使其已经成为企业办公自动化中非常重要的信息传递与沟通的工具。邮件很好解决了外部信息的沟通,但是外部的信息不能进行到企业办公中来,不能快捷的参与内部信息的沟通,造成一个内外信息独立的“信息孤岛”,同时邮件缺少跟踪监控,造成过程监控的流失,邮件与协同的集成可加强这些外部的有效信息进入协同内参与内部信息的沟通,提供内外部信息的双向沟通共享,提高了信息的使用与共享的范围。

智慧管理-智能化综合管理模块

人事管理

致远协同HR构建在工作流平台上,将数据集中化,减少信息孤岛和整合成本;致远协同HR应迎合当下学校工作习惯并结合未来发展方向,最大限度的通过业务定制工具部署出符合学校独一无二的人力管理系统,同时以人为本的文化建设,关注人力资本中的心灵资本的增值,加强学校员工在承诺、责任、诚实、首创等方面的整体价值提升。

应用框架图

资产管理

固定资产管理是学校管理中的一个重要组成部分,其具有数量大、种类多、价值高、使用周期长、使用地点分散等特点,管理难度大。很多单位目前仍然依赖手工记账的管理方式,由于管理单据众多、盘点工作繁重,需占用大量的人力物力,而且固定资产的历史操作和资产统计工作异常困难,导致资产流失和资产重复购置。

资产管理的业务导图

费用管理

费用预算是指企事业为费用支出成本而做的成本预算。它是一种管理工具,它支持学校中对费用制定的计划和执行控制过程。预算管理是指学校在战略目标的指导下,对未来的经营活动和相应财务结果进行充分、全面的预测和筹划,并通过对执行过程的监控,将实际完成情况与预算目标不断对照和分析,从而及时指导经营活动的改善和调整,以帮助管理者更加有效地管理学校和最大程度地实现战略目标。

全面预算管理已经成为现代化学校不可或缺的重要管理模式。它通过业务、资金、信息、人才的整合,明确适度的分权授权,战略驱动的业绩评价等,来实现学校的资源合理配置并真实的反映出学校的实际需要,进而对作业协同、战略贯彻、经营现状与价值增长等方面的最终决策提供支持。

费用预算在全面预算管理的一个其中一个重要策略,有着举足轻重的作用。

学校的费用预算管理一般分为以下四个阶段。

协同费用预算框架

校内交通管理

校内交通管理是基于智能化综合管理模块的业务封装工具生成的情景应用,该情景应用需结合校内测速摄像头后台数据系统提供的速度与车牌拍照数据,以及致远软件的短信集成插件协同作用。

迎新管理

通过迎新管理情景应用的业务封装,可以直观的体现迎新管理工作中新生的办理手续如:新生入校缴费、到学院报到点刷卡缴费或网上缴费、入住宿舍、办理户口迁入、领取一卡通、领取生活用品、军训服装分配登记、校园网手机套餐选择等流程。

学生办事服务中心迎新管理情景应用移动端界面

欠费清缴管理

高校每年因恶意拖欠学费,或因故延迟缴纳学费的情况普遍存在,为了保证学校服务秩序和最大限度的催促欠费学生缴费,我们通过业务封装模块和集成URP系统数据方式构建欠费清缴管理应用。

该应用包含多业务系统数据抽取、比对、权限控制从而实现对欠费学院的选课系统、奖学金申报系统、贷款系统等学生在线办事权限的停用,待缴纳相关费用后自动回复系统功能实现对欠费的催缴工作。

欠费清缴系统业务逻辑

活动管理

日常活动的管理包括计划、执行和分析几个阶段,如下图所示。致远为活动的【落地执行】提供了基于云端的工具,该工具可完成以下功能:

评教评管评优

高校开展评教评管评优工作,旨在先进班集体创建工程的实施、为班风建设、学风建设、寝室建设搭建一套有效的平台,激发广大学生、教师、学校部门人员积极投身优秀工作教学集体建设的热情,也对和谐校园建设起到重要的推动作用,是智慧校园落地的重要工作之一,通过评优和表彰在上一年度取得突出成绩的集体和个人,高校每年都将开展面向学生、教师、管理工作者的评优工作。

智慧校园-校园生活服务办事模块

教师办事服务中心

该模块主要包含科研办事指南、组织人事网上办事指南、外事网上办事指南、财务网上办事指南、后勤网上办事指南。

教职工办事服务中心

学生办事服务中心

该模块主要包含:教学相关网上办事指南、生活服务网上办事指南、毕业网上办事指南等。

智慧校企-校企共享信息服务模块

V-join

伴随着互联网的发展,组织边界在逐渐消融,生产经营模式也在不断改变。为了适应学校的管理现状,协同办公也逐步从组织内部的管理、沟通、协作,扩展到了组织外部,跨组织的高效协作可以通过协同平台快速完成,极大地提升了超越组织边界的协作效率和质量。

流程图

招投标管理

该板块主要包含投标业务和投标策划两个板块。投标业务包含投标档案、招标文件审批、投标文件审批和开标情况表。

合同管理

合同管理是学校对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容;审查、监督、控制是合同管理的手段。

合同方案框架图

智慧决策-大数据决策分析模块

数据报表

数据整合分为两个阶段,前期,基于各个业务系统的基础数据库,通过SQL取数或者简单的ETL过程,读取相关业务数据,并将之存储于新的数据库中(中间库),基于中间库按照实际需求进行数据综合展现分析;后期,建立统一的数据仓库,通过ETL过程,将所有业务系统数据全部按照统一的规则存储于多维数据库中,形成数据立方体,支持大数据前提下的数据及时分析。

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