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成都高新区党工委管委会:便捷沟通 构建服务型新区政府

现在是周三下午16:50分,距离下班还有10分钟。

而此时,成都高新区科技局的小王并没有如其他同事一样,开始准备结束一天的工作。而是一直郁闷地盯着手中长长的区内企业名单,将刚刚通过电话、确认参会的企业名称划去,喝了一口水,准备给下一家区内企业打电话,通知周五开会的事情。

成都高新区科技局,由于工作性质上的需要,常常要召集区内企业召开各种不同的培训会议。小王的工作之一就是要通知这些企业派人来开会,并将相关的文件等事先发下去。小王每次的做法是打电话通知,逐一确认相关企业参加会议,如遇召集企业的数量多至数百家时,小王通常要预留整整一周的时间来处理打电话的工作。而通过QQ群等即时通信工具,一方面企业会投诉经常在QQ群消息的弹出信息会影响日常工作,另一方面,通过QQ群发送消息,并不能保证群内相关企业都能及时看到信息,也不能及时与企业确认参会信息,这些都很让园区的工作人员头疼。

工作量大,耗时多,烦琐且内容单一,让小王的工作热情很难保持在一个较高的水准,同时也让整个工作的效率比较低下。“我每次一想到要通知开会,看着那长长的几百家企业名单,就觉得头疼,有没有什么软件或者工具能够解决信息沟通传递和信息确认这一问题呢?如果能像QQ或者邮件那么简单方便、最重要的是能够保证对方确实收到并有反馈就最好了……”小王一直很期盼信息化能够解决这一问题。

“一把手”让推广变通途

这不仅仅是小王一个人的呼声,也是整个成都高新区管委会和园区企业的共同呼声。

成都高新区分为南部和西部两个园区,南部园区位于成都市南,规划面积52平方公里。而西部园区位于成灌高速路两侧,规划面积约35平方公里。区域面积大且两部分相隔较远,让区内企业与管理服务机构之间的往来及公文等传递等都较为不便,需要花费不少的时间和精力在往返交通之上。为此,园区管委会希望通过一套政务办公系统,来解决区内公文交换难,特别是路途较远的街道办事处的公文交换难的问题;并有效减少行政开支,提高区内服务机构的工作效率。为此,通过多方面的考察和比较,成都高新区最终选择了在西部政府部门广泛应用的致远协创A6协同管理软件政务版来实现其园区办公自动化的梦想。

“刚上线的时候,不少部门的工作人员对我们引入的A6协同还有一定的抵触心理。因为新的办公方式改变了旧有的模式,所有人都必须按照梳理后的流程办公,这让大家很不习惯,一些抵触也是难免的,这也让我们最初的推广工作有一些难度……”成都高新区科技局许涛说,“但是我们管委会主任韩春林同志,曾任成都电子科技大学校长,对信息化工作非常支持,认为OA系统的引入是必须的而且是及时的。为此,韩主任带头使用,并要求我们制定了‘每周工作日志报告’流程。要求各部门主要领导每周必须通过A6将周工作日志发送给管委会的主要领导,从而以管委会主要领导带动部门领导,部门领导带动各部门工作人员的方式,有力推动了A6系统在全区内的应用。”经过一段时间的推广、培训和深化应用,“大家越来越离不开A6协同系统来处理文件,交换工作资料。A6协同让他们觉得工作越来越方便。”

目前,A6协同系统已涵盖成都高新区政府所有部门、街道办事处(社区)等共计33个部门,解决了以往部门单独办公系统的局限性,打破了部门间的“信息孤岛”。方便了高新区管委会内部工作人员的沟通,让整个管委会运转效率大大提升。

而利用A6政务版协同二元化工作流的强大功能,设置了套红模板252份,收发流程132个,各类电子表单38份,实现了高新区内公文交换、政务信息、督查督办、信息报送、办公用品申领等功能。

统一通信,让协同应用更全面

“一把手”工程的A6协同办公平台,使成都高新区管委会的整体办公模式进入到前所未有的信息化深入层面,这时,新的问题摆在了领导者面前,这就是文章开头的那幕情景。如何提高政府对企业的服务效率?如何让政府工作人员在一个整合的工作环境中实现高效地对内对外协作沟通?区内企业不可能作为用户进入园区管委会的协同办公系统,区内各部门政府工作人员也不可能随时随地守在A6协同系统中,这就让原本信息及时传递、便捷沟通的本意打了折扣。

为此,成都高新区管委会采用区内企业——成都立方体科技有限公司开发的统一通信平台,在A6协同中以统一通信插件的方式,给园区管委会协同政务的应用提供了更加广泛的协同方式,也让A6协同有了更加强大的通讯、沟通能力。通过统一通信平台,管委会的工作人员可以在A6中将文件或会议通知通过电子邮件、手机短信、IM等方式发送给企业,企业可通过手机短信等方式回复。甚至还可以通过其提供的网络电话与相关人员直接通话,大大降低了沟通的难度、提升了沟通的效率。管委会的工作人员也可以使用手机访问A6协同系统,接收和处理待办文件。文章开头出现的小王,现在再也不必为打数百个电话而花费数天时间,她只需选择要通知的企业,点击发送信息,系统会自动向企业联系人发送电子邮件、手机短信、QQ消息、MSN消息,只要系统中有联系人的任一联系方式,就可将信息送达联系人。联系人接收到信息后,可以手机短信等方式回复确认,小王只需检查通信日志,就可对联系人的接收情况和回复确认情况一目了然,对于未回复的联系人,小王可在系统中直接对该联系人拔打电话,作针对性地确认。这样一来,原本要花费数天时间的工作量,现在只需几秒即可完成,保证每个人都会通过各种各样的方式收到通知,轻轻一选、鼠标一点,以往的烦恼一扫而空,大大提高了工作效率。

在统一通信平台支持下的A6协同已经扩展演变为高新区政府对区内企业的服务平台,提高了政府的服务质量,减轻了政府的服务工作量。

“现在,A6不仅仅是我们高新区政府内部的办公平台,同时也是高新区政府对区内企业的高效服务平台。大家普遍反映,统一通信的信息通道覆盖面广,通知效率极高,现在大家更喜爱用A6了。” 成都高新区科技局许涛说道。

建设绿色和谐的服务型管委会

A6的引进,不仅帮助高新区管委会提升对区内企业的服务质量,更给管委会带来极大的“绿色”收益。

仅以政务工作中最常见的交换文件为例,以往高新区内文件的收发、交换,通常交换一份文件需要印刷30多份,然后等待各相关部门来领取,这通常需要1-2天文件所涉及到的部门才能全部收到;而现在只需要几分钟,需要交换的文件就能送到文件所涉及的相关领导的电脑上。同时加载了统一通信平台的致远A6协同,还为成都高新区管委会和区内企业提供了更多的通信渠道和功能,如短信提醒、邮件提醒、电话提醒、移动掌上A6等等,更可以让相关信息在第一时间发送到。这极大地方便了园区管委会与区内企业的沟通,更减轻了政府工作人员的服务工作量。

在极大地方便园区内信息交换、传递的同时,政务协同系统的应用,也为打造绿色新区做出了一定的贡献。以一份文件4页纸、发33个部门,按照2008年发送文件数为基数进行统计。通过A6政务协同系统,2008年初步估计节约纸张近30万张!这就相当于保护了154棵大树!更由于协同政务系统的应用,以往仅仅为文件交换所花费的交通费用、人工费用及其他相关费用都可以节省下来,这也变相地节省了汽油等能源、更减少了二氧化碳的排放。为建设绿色新区、环保新区和可持续发展新区,起到了表率的作用。

目前,成都高新区已经建成A6协同政务应用范围最广、应用规模最大、应用程度最深的国内高新区,也是国内第一家将协同政务平台与统一通信平台整合应用、实现管委会与园区企业紧密联系、内外协同的高新区。

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信息的高速传达让政府和企业的沟通更加快速直接。

绿色高效办公

所有之前的电话沟通、当面催办都实现电子化,打造了绿色和谐的服务型管委会。

降低企业成本

节约纸张近30万张!这就相当于保护了154棵大树!

规范化管理

oa系统应用让政府组织内的管理和服务职能更加规范,有利于服务型政府组织的建设
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