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协同财务,全员数智化的第一台阶

发布时间:2021.10.14阅读数量:686

协同管理软件,业界普遍认知还是停留在以Internet/Intranet技术为基础、以工作流为引擎、以知识文档为容器、以信息门户为窗口,使企事业单位人员方便快捷地共享信息、高效地协同工作的工具。近些年,随着国内主流协同管理软件厂商对于协同产品的不断延展,特别是以致远互联为代表的CAP(业务定制平台)个性化定制能力的不断加强,协同软件早已跨越以文档为载体的阶段,基于工作流搭载的表单可以完成较为全面的结构化数据的运算和实现较为复杂的逻辑判断,使得国内协同软件的应用范围远远超越了传统认知的OA范畴,以简单易用、制度规范为特点,越来越多地受到企事业单位的青睐,并进行深度应用。

本人在从事ERP及财务系统客户实践数十年的基础上,从2009年开始关注和跟踪国内企事业单位的软件应用趋势,结合不断发展变化的财务管理需求,发现传统以工具特征为主的核算软件和协同软件存在天然的耦合度。可以基于协同管理平台为用户提供更易用、更方便的协同财务管理场景,在2012年到20219年时间里,致远互联通过上千家客户的使用体验不断地迭代优化,目前已经形成一套完整的协同财务管理方案,特别适合企事业单位满足不断变化的财务管理需求。

一、财务类软件系统的需求演变

1、国产软件占据大笔江山的核算财务阶段

财务类软件市场基本以国内ERP厂商如用友、金蝶、浪潮等提供的财务核算系统为主流。由于国产软件能够快速响应国内的会计准则,并能够根据用户的实际情况灵活地调整产品应用策略,相比国外软件在财务领域的单一程序化有更高的可应用性。因此在2005年前,财务核算软件市场基本上被国产软件覆盖。国外软件一般只能采用整体ERP项目一体化模式交付财务模块。所以业界当时就有 “国产ERP是财务ERP,国外ERP是业务ERP”的说法。现在看来,也是有一定道理的,毕竟国内ERP厂商基本都是财务软件出身,这也是具有中国特色的软件场景。

2、业财数据一体化的ERP普及阶段

2005年以后,国内主流财务软件厂商以ERP系统为切入口,大举进入ERP普及时代,通过财务和业务供应链以及生产制造系统的整合应用,在不同阶段推出了财务业务一体化的ERP管理场景,并将ERP划分为ERP0ERP1ERP2ERP3等阶段,以适配国内企业参差不齐的管理体系。在这个时期,财务核算软件不仅可以接受来自资产等模块传递的数据形成凭证记账,也可以实现通过业务模块实现采购、销售的记账凭证生成,达到业务数据和财务核算数据的一体化。

3、移动化、电子化引领的智能财务阶段

2015年开始,随着金税三期的逐步建立以及发票电子化的普及,传统ERP系统处理业务和支出业务的短板开始显现。受系统架构限制,ERP对于费用支出 (报销)的应用卡在了移动互联网,越来越多的用户需要通过移动端来处理业务和支出业务,并希望在移动端进行审核和数据处理。加上互联网巨头也不断地想通过移动应用场景来切入B端市场,于是就有了阿里钉钉2015年的上线,腾讯紧跟在2016年也开始上线企业微信,移动处理和移动支出的需求势不可挡。

2020年7月,随着国税总局专票电子化的进程推进,宁波雅戈尔开出全国第一张电子增值税专用发票,预示着发票电子化将全面落地。20211月,国税总局和国家档案局联合发布了电子会计档案的标准,更加深刻地影响了对发票最敏感的系统--财务管理软件,也带来了前所未有的全新应用场景。

二、致远协同在财务领域的探索与实践

协同软件可以非常轻松地帮助ERP系统解决卡在移动互联应用上的难题。协同软件具备原生的移动互联特征,但是欠缺财务和业务的结构化数据处理能力。因此,致远互联在2012年就开始发布基于ERP与协同软件无缝集成的整合财务解决方案,可以方便地利用协同的移动端特征,通过研发的专门模块搭载财务业务的结构化数据,并和工作流完美地结合应用,用最低的成本实现了财务管理的很多应用场景,模块整体布局如下:

1、第一手的数据来源,智能便捷

数据来源分为两部分,一部分来自差旅平台的信息,一部分来自发票信息。协同财务的处理从数据源头就以发票信息为注入口,确保了信息的准确性和依据。同时也完全符合发票电子化的场景。在发票的数据采集部分,协同财务创新的开发了很多业界一流的应用体验,比如:

√ 电子发票邮箱无感取票,可以直接从专用邮箱取得电子发票,并自动带入个人票夹供使用,用户在使用上没有任何操作,只需要提供邮箱即可。

√ 与C端卡包无缝集成,与来自于C端支付环节的两大APP——支付宝、微信均作了无缝集成,可以直接在协同移动端一键获取微信和支付宝的发票信息和版式文件,让C端和B端的应用丝滑般地过渡,用户的体验更上一层楼。

√ 纸质发票自动OCR识别,移动端和PC端均具备纸质发票的OCR能力,通过拍照将纸质发票数据解析为结构化数据供后续环节使用。特别值得一提的是,致远互联发票模块的OCR识别能力已经非常成熟,甚至可以通过算法优化能识别出人眼不能识别的数据。

除了这些,系统还支持传统的版式文件上传、发票手工录入、发票二维码扫描等方式;事项归集能力的出现,可以将不同的票据归于一类事件,以便于在移动端选择票据后一键发起报销支出业务,大大节省了报销的时间和精力,同时也确保了数据的准确性。

协同财务票据能力设计,集市面上应用之大成,从2017年开始,经过四年的不断迭代,目前已经形成较强的产品应用能力。特别在移动端,不仅可以使用致远协同的M3移动端,也可以使用微信、钉钉、飞书等常用的SAAS移动端,实现票据和报销管理的应用,为用户提供更多的移动应用选择。

2、全面票据管理控制,规范可靠

对发票数据的管理是协同财务设计实践的重要部分,目前对于发票不仅可以实现常规的查重验真,致远互联更是基于企业内控的管理思想,设计了完整的发票控制体系。

√ 发票关键字控制,一些发票关键字可以提醒使用者注意,比如烟酒、珠宝、玉器等发票,可以根据财务规则去设定控制机制。

√ 发票票号连号控制,可以识别出连号的发票,以便于管理控制。

√ 其他还有发票税号控制、发票报销周期控制、发票专用章校验控制等等。

这些丰富的发票控制策略,可以让企业财务制定的规则在发票取得的时候就可以进行规范的建立。这是软件对管理实践的最佳支撑,确保了数据的高可用与规则之间的有效平衡。

3、协同预算管控,适合的才是最好的

预算这部分实际是一个很老的财务话题。一提到预算,用户们都想要全面预算,这里我从另外一个视角来谈谈看法。

预算控制模式有紧控制和松控制之分。预算紧控制是一种传统的预算控制模式,在这种模式下,预算既是员工的奋斗目标,也是考核其业绩的主要依据,预算指标显示刚性特点。

目前中国国内财务预算管理知识介绍的都是紧控制预算制度,即严格的财务预算,但是,中国大部分企业并不宜推行紧控制预算制度。和很多企业表达的强调想做全面预算不一样,其实很多企业连费用支出预算都未能有效建立执行的情况下,实现全面预算只是成为了一个管理愿望而已。全面预算由于整体治理结构和管理颗粒度无法匹配,在大部分宣称实现全面预算管理的企业中,实际上也就最多实现了收入和支出预算的流程管理,而对于全面预算中的资本预算、投资预算、成本预算、项目预算、材料预算、人工预算等等,都还只是一个目标而已。

致远互联协同预算设计能够根据客户的需求进行灵活定制,可“紧”可”松”、可“粗”可”细”、可”全”可”专”,完全根据企业的实际应用需求打磨而成,它具备的能力场景可以简单用以下几点描述:

√ 粗预算,细执行:适合预算编制不太规范的企业管理;

√ 细预算,粗执行:适合预算编制明细,但实际执行调剂较大的企业管理;

√ 细预算,细执行:适合预算编制和执行都比较刚性的企业管理;

√ 无预算,也执行:适合粗放型、集权式的企业管理;

√ 动态预算:适合采用费用预算和关键业务指标挂钩的预算同步执行管理模式。

关于协同预算我们还有很多细节的设计,比如实时地查看预算执行数据,审批时历史预算和执行数据推送等等。这些细节的设计其实都来自我们多年来用户的实践,让协同预算方案越来越丰富,有兴趣的朋友可以进一步了解我们的专项方案。

4、自动抵扣认证,业、财、税、档全闭环

协同财务还将电子税局的部分功能进行了整合,以便于用户在协同平台上完成“业、财、税、档”的全闭环应用,其应用特征和电子税局类似。

协同抵扣认证可以实现将发票进销项数据和企业内部流转过程连接在一起,实现真正的发票抵扣和流转的一体化。我们在用户实践中得到财务人员大量的反馈,对提高应用设计产生了很大的帮助。比如,协同财务可以让财务非常清晰地看到税局端的发票信息和实际企业流程信息的情况;知道哪些发票还没有发起流转报销,用于指导财务在会计期间去平衡进销项数据,取得最佳的增值税抵扣匹配等等。

5、一体化凭证生成,高效可追溯

凭证自动化是一个老话题,我们的优势在于,基于我们在协同上积累多年的能力已经完全可以实现和财务软件完全一致的功能,轻松地将前端业务报销数据根据不同的入账规则自动生成凭证,并实现了凭证、单据、发票的无缝追溯,这对于财务后续的审计和回溯工作非常的方便。

6、电子凭证档案,实景化的使用体验

我们在协同电子凭证档案上突破了传统软件的交互设计,采用了实景化的数字化场景,不仅可以实现三单关联,还可以像翻阅手工凭证一样,无需学习就可以查阅企业的凭证库。

这种工具类的应用我们更强调应用体验,这是和其他电子档案系统最大的区别。所以这种系统的使用几乎是不需要培训和学习的,用户能够快速上手,解决用户的关键问题。

7、银企直连,支付一体化的硬核实力

B端的支付一体化从来就落后C端,银企直连产品就是为了解决这个问题,但在用户实践中还是遇到很多情况,特别是由于国内外银行在接口服务上的差异化导致实施对接成本很高。致远互联克服了各种困难,最终为财务提供了操作更便捷、支付更安全的协同支付平台,获得越来越贴近C端的体验。

协同财务的支付环节,我们为出纳设计的出纳支付工作台,可以实现各种合并支付、汇总支付、分项支付等。为了更加贴近用户实际支付场景,设计了资金规划的二次审批,也就是企业内部支付流程已经完成到了出纳这里,我们还会支持出纳将支付汇总和明细列表再向企业管理层做最终确认,这个应用主要满足用户的资金支付计划需求,用户的感受也是很不错的。

8、即时消息通讯,完成管理闭环

消息通讯部分是为了完成协同财务数据流转的信息闭环,在支付成功或者审核完成时可以通过短信、系统消息等通知到源头发起者,从而实现了一个流程的管理循环。

协同在财务领域的应用其实还有很多,比如我们在财务环节设计的核票能力,可以让财务对实体票据与电子报销单据的数据进行系统自动比对,大大节约了财务核票环节的工作量。这个能力实际是财务共享中心的影像核票能力,这也是财务共享的核心能力。


很多用户在使用后都有一个感觉,“基于协同在财务的应用,让一个专业的部门级系统真正实现了全员数字化应用”。数字化转型的基础标识就是全员应用,ERP中的财务只是财务领域的应用,基于协同在全员应用上具备的原生能力,可以弥补ERP系统在这方面的短板,让用户用最优的性价比实现全员数字化的第一阶梯。

三、结语

协同无止境,我们的社会、我们的企业其实就是一个大协同,我们希望通过不断在财务领域的研究与实践,以用户为基础,不断将数字化的易用性和普及性做到最好,让协同一个入口掌控全局的目标能够轻松实现。