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从OA到协同业务,再到COP

发布时间:2021.09.22阅读数量:317

企业协同办公软件作为一个软件产品品类,其发展的历史渊源与办公自动化系统软件(OA)和企业管理软件有着密不可分的联系。正因为与办公系统(OA)软件的渊源,致使人们一直认为这个企业管理软件品类其实就是OA,并且不顾软件的功能设计和应用场景,将其称作“办公系统”。如果是了解中国独有的软件产品办公自动化系统——OA的话,则明白此处的OA指的并不是办公自动化工具软件,如字处理、电子表格、演示文档等Office套件,也不是用于办公的效率(生产力)工具的系统集成。甚至不顾协同管理软件主流厂商的一再申明,市场和用户都坚持将其产品称作“协同OA”或“协同办公”软件。

正因为企业协同办公软件是以企业管理为核心诉求,而不是以效率工具(生产力软件)为主要构成,所以发展成为具有中国特色的企业管理软件产品品类。而要将这个问题解释清楚,就需要对其发展的过程作一个概述。

OA是中国人创新发展起来的软件产品品类。而这个“OA”指的是办公系统软件,是英文“办公自动化”(Office Automation)的首字母缩写,但不是其原意。原意的OA(办公室或办公自动化)软件是WordstarCCEDOffice套件。不说特指软件的话,是电子打字机Electric Typewriter、四通2401和静电复印机等办公自动化工具和设备。中国企业应用语境下的OA是指“办公系统”,其中的“系统”二字很重要,是核心词。现在人们常常用“平台”来代替“系统”,这里也有区别工具软件(如Wordstar、电子表格等)和系统软件的意思。

OA软件的原型是MIS——管理信息系统或者信息管理系统,本意是为了系统地共享和管理信息。从一开始就有明确的组织边界,不管是企业还是政府机构,或者组织中的部门,对组织外是非开放性的。早期的管理信息系统或信息管理系统,跟企业或其他组织的运营和管理其实没有什么直接关系,但系统中采集(最初是录入、输入)、存储的信息确实和运营甚至管理是相关的。跟管理相关其实也是随着社会信息化进程逐步才相关和密切起来的。简言之,一开始的OA根本说不上是“企业管理软件”。因为它确实只是系统地共享和管理信息,与管理行为、管控流程、制度执行等关联很弱。公文流转的加入为OA启动了运营和管理的开端,也体现了中国管理的行政特色。公文流转表面上看还是信息传递、分享和管理的范畴,但是其流转和管控特征已经非常典型,至少可以认为使OA启动了流程管控的进化历程。其中的公文审批和督办环节已经为后来的业务流程管控奠定了基本模型。

整合或集成电子邮件和后来的沟通引擎使OA具备了作为工作平台和全员俱在(在册和上线)的特征,为后来充当企业门户奠定了基础。电子邮件本质上也是沟通工具,但属于异步通讯范畴,信息滞后严重,不如后来的即时通讯类的工具。众多的新一代OA系统之上都开发或者集成了沟通通讯模块,使之具备了作为工作平台的基础功能。因为公文流转的严格权限要求、内部沟通的组织部门通联划分需求和全员注册,OA具备了组织结构和人员行政管理的基础数据和信息结构,最终使得OA最有可能发展为组织(企业)管理平台——管理包括人和人的行为甚至其他组织(企业)资源。

OA系统中集成强大的流程引擎是演化升级为企业管理软件平台的关键步骤。流程引擎是协同管理平台的基础引擎,有了流程引擎的支撑,包括BPM(业务流程管理)在内的运营和管理流程的管控成为可能,不仅可以在平台上架构各类诸如预算管理、项目管理、HRERP……等轻型应用,也为链接、联通、集成各类专业应用系统提供了可能并建立了基础。因为可以与各个业务系统在流程上打通(普遍的可能性,特殊情况下至少可以实现单点登录),并且OA是跨越各职能部门和专业分工的全员性工作平台,因此顺理成章地演变成为企业的信息化的集成平台和统一门户。

作为主管理软件的协同办公系统核心应用为沟通协作和流程管控(有人俗化其为“审批”)。企业管理软件其实可以分为2类:业务系统和管理系统。业务系统是众多业务信息系统——业务管理信息系统和业务信息管理系统,如ERP、财务、供应链等。人工智能、数字传感、万物互联(IoT)技术的推动之下,席卷全球的数字化转型浪潮正在各行各业进行,这将极大地改变企业的业务系统,特别是从信息操作层次向物理操作层次的拓展。在未来的一段时间里,企业业务系统(软件)将会被重塑。这一类软件从企业管理的角度来观察,是业务管理软件,而非企业管理软件。其实,ERP严格上讲不是管理软件,而是业务系统(业务信息管理系统),OA早期也不算,后来进化为管理软件了,因为支持了审批(流程),而且流程中有人。这是指人决定了流程的方向和起、止,机器无法预先设计。人可以自主发起运营或管理流程,而不是仅仅依据业务逻辑触发运作流程。

由于面向个人办公效率提升的OA软件与面向团队协作管理的协同办公软件在早期的功能有一定的重合,都包含了公文管理、通知公告管理、工作日程管理、工作计划管理、办公资源共享管理等,所以在很大程度被认为是同类的软件。但是必须强调指出,虽然都称作“办公”,但即使在OA系统软件中都将字处理、电子表格等Office套件一类的办公自动化工具软件作为主体,而是作为公文处理等需要调用的效率工具。常常以插件的形式存在,并且可选不同厂商的插件产品。

综上所述,协同办公软件由于其内在“基因”的协作和管理特质,踏出了与办公自动化工具软件完全不同的发展路线。一方面,协同办公软件保持了基于生产力(效率)工具赋能全员用户的沟通与协作(Communication and Collaboration)基本功能,以工作流程管理为中心,深度抽象和关联企业的管理要素,组合各管理要素和经营资源。另一方面,在组织协作和运营管理上不断突破。在人、财、物、产、供、销的管理核心要素上,通过云计算、大数据分析、人工智能、即时通信以及交互式可视化等先进技术,促进组织内外的沟通,加速管理要素之间的信息流动,形成高效、合规的协作环境,使人、组织、生产资源、信息系统乃至企业业务系统都能够保持信息传递的通畅,信息处理目标的高度协同和有效管理,成为真正的企业协同管理平台。

截止到2019年底之前,以协同管理软件作为单一软件产品品类的国内头部企业,已经全部上市成功。根据国内企业上市的业绩门槛标准就可判断其行业应用市场的成熟和成长。企业应用(软件/服务)的发展从来依据的都是市场和应用的逻辑,据此协同管理软件(即通常称作协同办公软件)已经发展成为企业的“主管理软件”。无论市场和用户怎样称呼这个软件品类,主导厂商还是愿意把这类产品叫做协同管理软件或协同管理平台。