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    兰州理工大学:COP赋能数智校园建设
    时间:2022-09-22新闻来源:致远互联官网浏览量:96

    一、院校简介

    兰州理工大学坐落于甘肃省省会兰州市,是甘肃省人民政府、教育部、国家国防科技工业局共建高校,国家“中西部高校基础能力建设工程”入选高校,“国家大学生创新型实验计划”和教育部“卓越工程师计划”入选高校,2016年国家国防教育特色学校。

    学校前身是 1919年创立的甘肃省立工艺学校;1958年,在组建兰州工学院的基础上,将甘肃交通大学并入,定名为甘肃工业大学;1965年,学校划归第一机械工业部,同时将东北重型机械学院和北京机械学院的水力机械、化工机械、石油矿场机械和焊接工艺及设备专业成建制全部迁入,并从湖南大学、合肥工业大学抽调一批教师来校工作;1998年,转制为“中央与地方共建,以地方管理为主”的院校;2003年,正式更名为兰州理工大学。经过百年的建设与发展,学校基本建成了一流的工科、坚实的理科、特色的文科,进入了国内同类高校高水平大学行列。

    二、项目背景

    兰州理工大学最早使用的是内部开发的办公平台,主要功能是以通知、公告及内部邮件。随着学校的不断发展该平台无法满足实际需求。兰州理工大学在 17 年对协同办公系统做了重新选型,我们致远以绝对的优势入围并成功成为兰州理工大 18 版协同管理平台提供商,在一年多的使用过程中得到了校内一致的好评并成为理工大日常工作不可或缺的一部分。

    三、应用场景

    1、公文管理

    关键应用场景

    协同管理平台公文管理功能利用工作流的原理来建立公文流转机制,通过公文流程模版和流程节点保证公文流转,确保在组织机构变动和人员变动的情况下公文流程无需更新可继续使用;利用文单确保公文文单与手工文单一致;通过节点权限控制公文的审批批示;通过正文套红,文单套红完成正规格式公文,并形成手工文单归档;通过公文交换送达到各个单位,替代人工传送,保证公文的安全和准确。公文管理涵盖了收文管理、发文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文统计、公文档案等几个部分,实现了各种日常公文格式,为用户提供公文的收发签、流转过程和文件归档存放、查询、统计等管理功能,同时也提供公文信息交换、查询、督办等功能。采用 Office 控件实现自动生成公文正文,控制各流转环节相应修改权限及正文、公章状态,可设置编辑下载策略和自动归档等。

    发文管理

    发文管理是建立公文和对应的发文流程,实现公文审核、审批、签发、复核、封发等操作,完成公文审批、修改、清稿、套红等一系列动作,并形成可交换的正式电子公文的过程。

    公文起草

    提供多种权限范围内的模板调用,模板的组成包括公文单的不同样式和相匹配的成文流程。支持最近使用的模板、发文模板和个人自定义的模板。调用模板之后进行文单基本信息的填写和公文的撰写。文单支持公文文号的自动套;支持插入附件和关联文档;正文支持(Word 和 WPS)形式的文本编辑器;支持保存暂存操作;支持流程期限设置;支持消息的提前提醒;支持签报发文,简化了“发文—交换—收文”整套公文流程,提高工作效率,及时解决关键问题,签报发文可进行议题设置,将讨论项输入到议题库中。

    审核环节

    公文发起后相关节点对公文格式,公文内容进行核定确认,提出修改意见。系统支持在文单页面中填写意见,审核人意见按照职级倒序排名显示。支持插入附件和流程的临时加签、减签和回退功能。

    公文会签

    会签环节,可以根据公文内容填写节点意见,通过可视化的流程和操作会签给相关责任人进行事项深入讨论。系统支持工作流的图形化定义,支持工作流节点选择时能够按指定人、职务、角色等自由选择。

    签发环节

    经过各个部门的充分讨论和意见审核,集团或各单位主管领导进行签发工作。系统支持公文单和公文电子签名、手写原笔迹等多种签批方式。

    修改痕迹保留

    公文正文编辑实现与 Microsoft office 和 WPS 等程序的无缝集成,在公文审批、修改过程中全面支持正文痕迹保留和文档版本控制的功能,并可从痕迹上进行时间、姓名查询;系统支持严格的版本控制和日志记录;不同人员修改的内容以不同颜色标注。

    分发环节

    办公室文员根据公文内容和领导意见,在文单中选择主送单位和抄送单位,进入公文交换环节。

    公文交换

    公文交换用于完成向主送、抄送、抄报单位发送公文,以及接收单位对外来公文的签收,并提供自动回执信息。此外,还可以撤销公文、补发公文。

    公文登记

    在公文办理过程中,就公文的特征(公文条目、正文、附件等)进行记载。平台提供登记公文单的样式定义, 满足登记需要记录的公文的标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、份数、收文日期等各个公文项。

    公文签收

    公文签收是指将从发文单位,通过网络发来的电子公文或是手工发送来的纸质公文,接收下来形成属于本单位的收文文件。

    收文管理

    收文管理是指对来自内外部的公文所实施的处置与管理活动。收文办理过程是一个接收公文,并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程,是收文机关履行其法定或特定职责的过程,是公文产生实际效用的过程。致远协同管理平台收文管理主要包括以下功能:登记公文,并根据来文特征,对来文进行收办或收阅处理,实现对来文进行拟办、批示、承办、办理、阅读、归档等操作。

    公文分发与传阅

    根据有关规定或者领导批示精神,通过平台完成电子公文信息分送有关单位、领导或者部门(人)。接收到公文的相关人员和部门进行公文的阅读。

    签报管理

    签报是指在单位内部交流,是单位内部进行请示、报告、申请、通知的等公文的简化处理,不需要经过公文交换,直接实现公文的填写、拟办、批办、承办、阅读、归档等操作。可用于处室人员向上级部门提出申请、请示意见的正式行文流程;或部门领导向部门人员发放会议通知等公文。签报简化了“发文—交换—收文”的公文流程,提高工作效率。与此同时,签报的使用范围有限,对于一些不是很重要、或者不太方便采用正式公文收发流程的请示、报告等,为了尽快得到解决可以采用签报的形式。签报是事业单位和政府办理要事的主要工作方式,与实际工作方式匹配。

    公文拟办

    办公人员对所需要办理的公文提出办理意见,并将公文传送给相关的领导人进行批示,也可以进行公文督办的设置 , 并可支持打印公文处理单供领导批示。

    公文督办

    监控查看公文处理流程,进行过程管理和流程调整,使公文可控,解决特殊情况下的执行控制问题。提供公文督办人对公文处理流程的监控、催办、更换处理人、改变流程、到期提醒等应用,使得目标管理与督查督办相结合,梳理和明确各司职能。

    公文应用设置

    对公文应用进行客户化配置,规范应用,完成公文系统的基础设置,如公文单元素、公文模板、节点操作权限以及文号等,使得公文管理真正成为单位制度管理平台。并定义多种设置,使得公文流转的电子化应用严谨而又方便快捷。

    公文查询统计

    平台提供独立的全文检索引擎支持对结构化数据(数据库)和非结构化数据(文档)的自动生成词典索引,允许按照内容关键字进行跨模块的全文搜索。公文、文档、任务、等模块的各类格式的文本数据通过索引生成索引文件,用户在前台通过 WEB 查询接口对系统内数据实现全文检索。

    公文档案

    遵循电子公文全程管理和文档一体化管理原则,提供公文档案库,实现电子公文的整理、收集、归档、借阅、保管,并提供对公文档案的操作日志。确保和有效维护电子公文的完整、真实、有效和安全,确保归档电子公文得到科学保管和有效利用。

    2、会议管理

    关键应用场景

    会议管理提供一组以会议为中心的资源管理,包括会议室查询、会议室预订、会议室管理、会议安排、会议通知、会议查询、人员查询、会议纪要、会议归档等功能。用户可通过系统提供的功能,根据实际需要安排会议以及对会议记录等进行综合管理,查看会议情况,如出席情况、会议纪要等等。协同管理平台对会议的全过程实现智能化管理,适用于办公室对于会议进行统一组织及管理。会议管理的功能包括会议室资源预约、会议通知、与会应答、会议纪要等。

    3、协同工作

    关键应用场景

    协同工作要求流程中每个角色,必须严格按照组织定义的业务或工作流程操作,如预算审批流程,致远协同管理平台中将其称为模板流程;另一类协同工作的结构和规则已定义,但是在流转过程中可根据需要进行规则外的处理和新角色的加入,以更加贴近实际场景的有效处理,如:协同工作的转发、加减签、会签、知会等处理,此类流程致远协同管理平台中称为自建流程。自建流程与传统的邮件类似,但更拓展了协作的宽度和深度,并且将整个协作过程更立体、更简洁地在一条协同事项中展示。通过该协同可完整还原实际工作中的交互场景,同时保留事件处理过程中所产生的各类文件和信息,用户可通过其中任何一个元素追溯历史的整体全貌。

    四、整体应用价值

    全校实现了无纸化办,在给院校节省了巨额纸质耗材费用的同时实现了留痕查询、杜绝责任不清、过程推责等情况的出现,代替了之前对于公文纸质流程传递的工作模式,遵循规范收发文的制度,使行政效率和办公效率大幅度提升,协同工作为全校师生提供了一个打破了层级和地域限制的协作环境,加强了师生交流。