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    云南民族大学:构建“文事会”一体化新体验
    时间:2022-09-22新闻来源:致远互联官网浏览量:85

    一、院校简介

    云南民族大学创建于1951年8月1日,是一所培养各民族高级专业人才的全日制公办民族类省属重点大学,由教育部、国家民族事务委员会与云南省人民政府共建的大学,入选教育部“卓越法律人才教育培养计划”、国家民委双语人才培养基地。

    民族大学开设有藏语、傣语、傈僳语、拉祜语、景颇语、佤语、纳西语、彝语、哈尼语,壮语、苗语、白语等民族语种专业,是全国开办少数民族语言专业种类最多的学校。

    未来学校将持续注重内涵式发展,不断探索和构建现代大学制度,根植云南、面向全国、辐射东南亚南亚,在国家“双一流”建设背景下努力朝着高水平民族大学、民族团结示范校、“三风”建设模范校踏实前进。

    二、项目背景

    民族大学在学校工作开展过程中缺乏信息化支撑,公文全靠人工跑腿签批,有时候领导出差,一等就是几个礼拜;领导交办的重要事项常常因为结果反馈不及时,无法得到满意反馈结果;校长办公会议议题维度较多,涉及到学校不同的各个部门议题汇总难……诸如此类都亟待通过一套信息化系统来解决。

    三、信息化目标

    云南民族大学协同办公平台,紧密围绕“办文、办会、办事”的管理主线实现应用系统的搭建,构建一套统一、安全、互联互通的协同办公系统,保障全校政令通畅,校职工间高效协作,以全面实现全校办公管理的信息化、数字化、移动化。

    办文管理

    通过办文管理模块,实现公文数字化处理,全面覆盖发文、交换、收文、签报、归档等公文流转的全周期过程管理。

    办会管理

    通过办会模块,覆盖校长办公会场景下的议题申报、议题呈报、资料收集、上会选题、会议纪要等全业务链一体化管理,提升会议组织及决策的效率。

    办事管理

    通过办事管理模块,快速构建符合民族大学特色和管理需要的流程管控系统,提高校职工日常的沟通效率,降低沟通成本,做到责任明确、环节清晰。

    四、应用场景

    1、公文管理

    民族大学日常公文全靠人工跑腿签批,从拟文、印制完毕到送达校本部,起码需要两、三天的时间,遇到有些紧急的事务,只能是先电话告知,正式文件随后送达,如果领导外出,不在学校,则直接影响到文件的流转速度。

    关键应用场景

    通过办文管理模块,实现公文数字化处理,全面覆盖发文、交换、收文、签报、归档等公文流转的全周期过程管理。

    (1)发文管理;根据民族大学管理构架以及公文管理制度规范进行公文流程固化,从发文格式到发文路径,实现公文审核、修改、清稿、签发、套红、封发等操作,公文实时接收、在线处理,处理节点明确授权,责任清晰,意见明确,保证公文审批流程的规范严谨,提高使用灵活性。

    (2)公文交换;采用安全数据交换技术,通过统一的安全信息交换中心,分送后自动转收文部门的公文收发员,实现民族大学电子文件的上传下达;

    (3)收文管理;通过收文单实现来自本学校内外部文件进行拟办、批示、承办、办理、阅读、归档等操作,收文单实时接收、在线处理,提高收文处理效率。

    (4)公文流转进度管理;通过流程监控实现公文的流转进度查看,公文下发过程中,在哪个节点、谁还没有操作都能清晰显示,把信息快速控制在最小范围。

    (5)公文统计分析;系统自动汇总单位收发文情况,实现收发文的条件查询、全文检索,并提供相应的统计报表和打印等功能。

    应用价值

    通过公文管理模块,实现公文数字化处理,全面覆盖发文、交换、收文、签报、归档等公文流转的全周期过程管理。

    2、议题管理

    校长办公会议议题维度较多,涉及到学校不同的各个部门议题汇总难;

    会议议题和会议内容一直在调整,开会前校办人员需要经常重新打印会议材料,办公室手忙脚乱,耗费成本且成效不高。

    关键应用场景

    通过办会模块,覆盖校长办公会场景下的议题申报、议题呈报、资料收集、上会选题、会议纪要等全业务链一体化管理,提升会议组织及决策的效率。

    (1)会议议题申报管理;议题申报时,上报人只需要上传议题材料和支撑材料,可以直观化呈现议题申报所需要的支撑材料,统一议题申报、呈送议题格式与流程,分类收集整理议题。

    (2)会议议题呈送管理;系统自动汇总学校各科室呈送的议题,校长决定是否上会,审批结束后形成不同的议题库,方便领导可随时查阅材料,了解议题详细情况。

    (3)会议议题通知管理;议题呈送审批通过后,校办工作人员发起会议通知,流程结束后,系统自动触发会议通知,实现会议信息及时传达。

    应用价值

    通过信息化技术,实现会前、会中、会后的信息管理与智能化控制,解决高校手工搜集议题费时费力,会前资料准备不足,议题库管理杂乱无序等问题,满足学校议事沟通决策要求,实现会议组织效能的提升,让会议更加效率。

    3、办事管理

    学校每周会有很多重要事项的上报、登记、审批管理,通过传统线下人工登记管理再通知的方式,流程比较繁琐且工作投入量较大信息维护难。

    关键应用场景

    通过办事管理模块,快速构建符合民族大学特色和管理需要的流程管控系统,提高校职工日常的沟通效率,降低沟通成本,做到责任明确、环节清晰。

    (1)每周重要活动;针对学校每周主要活动的申报,利于各部门及时了解掌握每周活动信息。

    (2)每月交通费报销;针对学校每月交通补贴费用进行规范管理,涉及员工编码、部门、月份数据自动带出,减少重复录入的工作量,保证业务数据一致。

    应用价值

    通过办事管理模块实现学校周度重要活动的上报、审批、汇总全流程监控管理,规范学校的办事流程,方便对各个重要活动监督管理,提升学校办事管理监督管控能力。

    五、整体价值

    云南民族大学各部门间已经基本放弃了纸介的办公方式,全部改为了OA方式流转,节省了大量在途时间,纸张成本费用,提高办公效率。

    电子化公文管理

    实现校内规范严谨的电子化公文管理,覆盖发文、交换、收文、签报、归档等公文流转的全周期过程管理。

    可视化流程管理

    通过可视化的流程规范校内事务审批过程管理,提高校职工日常的沟通效率,降低沟通成本,做到责任明确、环节清晰。

    在线议题管理

    统一议题申报、呈送议题格式与流程,分类收集整理议题,在线查看议题资料,让议题更加有序、整体化,提升会议决策效率。

    实现信息共享

    将各项工作分类汇总,建立网络沟通渠道和信息交流平台,实现信息共享、顺畅沟通。