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    中国医药工业研究总院:COP构建合同全命周期管理
    时间:2022-09-22新闻来源:致远互联官网浏览量:89

    一、用户简介

    中国医药工业研究总院(以下简称“医工总院”)隶属于中国医药集团有限公司,主要从事药物新品种、新工艺的研发和服务、药学领域研究生培养。医工总院长期以来秉承研发贴近产业、服务产业和扎根产业的理念和特色,以重大疾病新药创制与制药工艺关键技术及产业化开发为目标,以企业和市场需求为导向,向全国制药企业提供众多的药物品种、工艺改进和技术服务。

    医工总院现有中国工程院院士1名,正高级职称研究人员52名,历年来拥有中国工程院院士3名,拥有获得国务院特殊津贴专家近90名。医工总院为国务院首批通过的药学研究生培养一级学科单位,现有8个硕士点、7个博士点、1个博士后流动站,已培养硕士博士研究生近1000人。医工总院拥有从新药创制到工艺研发,从原料药研发到新型制剂研发,从新药开发的平台支撑到医药工业信息服务等整个药物研发创新链的9个学科方向。建院以来,获授权专利1300余件,拥有有效专利800余件,共计4000余项科研成果在全国31个省、市、自治区实现产业化,多项科研成果获得国家及省、部级奖励。为打破国外产品的垄断、为提升我国医药工业的发展水平、为解决我国看病难用药贵的民生问题作出巨大贡献。

    二、项目背景

    医工院已有CAP3相关合同审批流程表单,由于之前系统限制,各个合同相关流程之间没有相关联,没有一个规范的合同管理模块,且合同档案、合同相关报表等内容仍需线下进行。

    1、范本不全、条款协商慢、业务与法务信息不同步,拟稿慢;

    2、纸质合同量大,内外流转及管理成本比较高;

    3、合同执行及跟踪不便,履约信息滞后,风险没有提醒预警;

    4、合同归档及时性、检索及借阅体验待提升,权责有待理清;

    5、合同台账信息滞后,统计数据不准确,不利于支撑领导决策;

    6、系统越来越多,系统之间数据不能复用,靠人工录入来衔接。

    三、信息化目标

    整个信息化蓝图是以实现合同全生命周期管理为目标的,一期项目先实现合同的流程管理,将合同档案、合同主体、合同审批和签订流程、以及合同履约管理都纳入项目实施范围。二期规划通过财务系统对接,实现财务共享、首付款管理、预算管理。最后将下图中灰色部分的系统全部集成,形成系统互通,数据汇集。

    1、合同管理,全生命周期管理

    规避事前风险

    合同信息涉及技术开发、技术转让、技术服务、技术咨询、保密协议、委外协议六种合同类型,需要在流程审批时填写,合同信息中的开票单位档案表初始信息为外部系统导入;合同信息档案之前的数据通过第三方系统进行导入;合同编号由技术合同管理员根据规则自行编写。

    强化事中监管

    固定的合同模板结合强大的流程引擎,对合同审批路径进行智能控制,通过预设审批条件进行自动归集、跳转,实现完全线上电子化合规审批。通过合同合规审批管理沉淀的合同信息,利用平台自助报表中心自定义构建合同分析内容,多维度分析看板呈现,灵活构建合同营销数据分析呈现报表,为企业经营赋能。

    规范事后数据

    依托致远互联协同平台强大的工作流引擎,各环节工作衔接自然,清晰连贯;审批权限完全落实,充分体现企业的权责体系;规范合同基础数据管理、文本管理,提升合同执行过程效率;覆盖合同全生命周期,全过程监控跟踪合同履行情况,自动发起相关预警提醒或业务流程,降低合同履约风险,提升业务监管能力;支持与合同相关的其他业务应用数据集成实现跨场景业务联动;利用丰富的报表模板,快速、准确、直观的进行数据呈现,为业务决策提供更有力的信息支撑。

    2、预算管理,提供强数据支撑

    财务预算管理功能,主要实现院内职能部门与科研部门的在线预算编制、执行、变更管理。实现财务报销规范化,流程透明化、数据支撑化的目标。将财务预算管理与业务报销执行紧密结合,从日常费控管理到课题专项费用管理都能在统一平台实现,并且单据填写过程中可显示流程相关数据,为领导审批流程提供数据支撑。

    四、应用价值

    适应不同业务和管理的差异化需求

    领导层——数据线上化,拒绝盲批;报表线上化,实时看到最新的合同数据,多纬度统计分析实现合同全生命周期管理;中层——实现线上合同数据分析,杜绝大量时间花费在反复数据核对核验上;审计时,合同有迹可循,权责清晰;员工——单独的科研合同管理,帮助员工更清晰了解业务制度,对应节点发对应单据,提升工作效率。

    助力用户提升内部业务管理水平

    致远系统的其中一个显著特点就是数据互通,所有数据一次填写后就能全公司共享,减少了大量的重复填报工作,使组织的发展壮大有良好的配套,提高工作的质量和效率,为提升管理水平奠定良好的基础。

    减少系统运维的工作量

    通过致远的数据中台,将所有数据都统一归集到数据仓库中,实现基础数据统一维护,极大地减少了系统运维的工作量。

    所有业务系统的流程审批集成

    实现了所有业务系统的流程审批集成,可以在工作台上集中审批并实施落地,助力企业在数字化转型的道路上飞快驰聘。