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    上海期智研究院:致远COP赋能数字化经营转型
    时间:2022-09-22新闻来源:致远互联官网浏览量:144
    一、客户简介
    上海期智研究院是上海市科学技术委员会所属事业单位,由图灵奖得主、中科院院士姚期智先生牵头组建。在上海市的大力支持下,研究院于2020年1月9日揭牌,同年9月底入驻徐汇西岸智塔。研究院以突破人工智能基础研究、引领世界人工智能交叉发展为使命,经过一年的建设,在选题布局、团队建设、科研生态、学术声誉等多个方面取得积极进展,在人工智能及相关尖端领域初步产生了一批具有国际影响力的基础研究成果,为建成具有国际影响力的研究机构奠定了坚实的开端。研究院秉承学科交叉研究的理念,聚焦人工智能、现代密码学、高性能计算系统、量子计算及量子人工智能、物理器件与计算、生物智能等六个核心方向,并逐步向神经科学、金融科技、医药、信息安全、大气科学等其它交叉研究领域拓展。有望孕育和催生一批具有重要影响力的科学理论和关键技术,提升人工智能等领域创新策源能力,支撑研究院在短期内形成国际影响力。
    二、项目背景
    期智研究院属于新近成立的专业领域研究机构,其内部管理信息系统存在较大的空白,对于内部管理平台需求的表述为:不要有信息孤岛,不要有任何业务上的漏点,所有工作都要阳光,在系统中管理者可以看得到;任何一个概念,只能对应一个数据,而且在系统中只能录入一次,其他需要使用的部门信息共享,减少重复填报,提升内部管理效率。
    三、信息化历程
    从 2020年6月开始,期智研究院开始致力于构建内部管理上的业务流程和一体化的信息化体系,从此也展开了打造科研研究行业信息化标准之旅。对于上海期智研究院这样国内知名的重点研究院所,如何用系统进行协同管理就显得尤为重要:抓得太紧势必影响主观能动性,放得太松又难免造成各自为政。管理的不透明、权责的不明确是导致组织内部管理失衡的关键因素。因此实现审批流程归集、信息流的统一,最大限度地发挥员工的主动能动性,实现全面的信息共享成为了期智研究院的信息化核心诉求。
    四、信息化目标
    依托致远协同管理平台,一期项目已经实现了日常办公,例如公文管理、固定资产管理等;同时在业务层实现了预算、主合同管理与采购合同管理等,结合内部的管理措施,将业务标准化落地;未来规划将通过报表引擎打造领导驾驶舱,通过决策支持门户为领导提供决策依据;将形成业务数据实时联动,最终实现项目主分包合同数字化项目管理平台。根据这个项目的建设目标,我们将整个系统的近期规划分为四期进行建设:一期项目以办公自动化为重点,实现协同办公一体化的运营平台;二期项目以院所交叉科学研究项目管理为核心,通过协同运营管理平台与其他专业系统集成,实现院所管理与业务一体化;三期项目以数据决策分析系统为重点,实现决策与管理一体化,四期项目连接产业上下游,实现内外部业务一体化。
    五、应用架构

    整个应用架构是完全构筑在致远COP协同中台上的,主要组件包括:组织架构管理、BPM流程管理、企业IM、表单应用、V-join外部接入管理等核心组件。在功能层上,主要实现科研管理、行政管理、预算管理(财务管理)、采购管理、知识社区、项目管理等。此外,还将于外部第三方系统进行集成,包括:哲林资产管理系统、NC财务管理系统、门户统一待办、统一消息管理等等。

    六、客户应用
    1、财务管理:预算编制+费控执行管理
    预算编制管理实现对预算进行编制,划分成两块管理内容——科研预算,运行预算,实现了内部管控中最重要的一环——预算建立和管理口径;费控执行将预算信息与第三方平台对接,由第三方平台管控预算信息,对于合同及采购信息执行相应的付款操作及付款信息的凭证回传。
    2、科研项目管理:科研课题全生命周期管理
    按照在现有业务基础之上,设计出课题立项及对应课题预算填报、课题组人员对应课题任务划分、课题人员的绩效填报、课题的信息变更内容及课题结项。实现了科研课题的项目化全生命周期的在线闭环管理。所有课题的信息填报都只需要在线填写一次,即可实现分享和引用,极大地方便了数据调用和内部协同。
    3、固定资产管理:打通原有系统,流程不断链
    与原有系统进行对接打通,从原系统获取固定资产台账,然后在oa系统里面可以进行领用、变更、归还,流程结束后再把变更后的信息同步到原有系统中。
    4、合同管理:电子化合同管理,与第三方系统互通
    发起合同申请,按照合同填写内容判断合同所属预算模块,将合同信息同步到第三方进行相应的合同付款流程及预算扣减。
    七、客户价值
    1、全员应用流程闭环
    完成公司统一入口、统一审批、统一数据的管理目标,形成了期智研究院内的全员应用流程闭环,实现了整体流程的可追溯、可跟踪,全员工作工具化、可视化、便捷化、移动化,规范标准化流程。实现了信息高速有效传递,同时支持PC端、移动端、微信端信息同步共享;业务自动分发、即时消息提醒,解决了管理半径问题。
    2、集成现有系统,形成一体化业务建模
    通过致远互联COP协同营运中台的低代码、可视化技术特性,根据期智研究院的财务、资产、项目、行政等业务需求按需定制、零代码快速封装实现复杂的业务管理应用。集成现有组织架构、基础数据、权限体系,形成一体化业务建模。全程在线设计,PC和移动整体协调同步设计,数据关系通过可视化界面进行展现。
    八、客户证言
    我们是新成立的专业领域研究院,这次通过和致远互联携手打造的协同运营平台,帮助我们完善了流程管控制度。通过梳理出来的业务管理制度,实现了支撑我们内部的管理落地,并对规范行为、提升效率、制度监管及优化有很重要的意义。特别是在科研项目管理上给很多新技术、新能力的演示,让我们对现代化项目管理系统有了更进一步的认识,感谢致远互联和我们一起共建,在数字化经营转型的过程中,相互帮忙,共同成长。