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【连载】《协同管理导论》:智慧协同理念-自由度

更新时间:2017-01-05  来源:致远协同研究院

Any是一组词语的共同定语,它们包括Anytime、Anywhere、Anyone、Any-thing、Anyway等。这些词是对协同管理自由度的描述,或者说描述了一种“自由协同的理念。自由协同不仅是指在协同中相对较为“柔软、可以不受既定流程约束的那种行为,还指在协同中免于被“排斥的自由。这种排斥是指在社会关系中被他人从时间、空间、位置、事件和方式等任意方面排斥在外,从而丧失本应享有的价值。当然,我们知道自由都是相对的,Any理念强调的是一种可能性,即当你需要被纳入协同管理时,条件是充分而且必要的。具体到协同软件而言,它应该从功能上追求一种完备性,以支持任何关于自由协同的需求,而不必衡量这种自由在多大频度上是需要的。如果不仅考虑到协同的技术架构,也考虑其社会架构,就会理解“自由协同是需要智慧的。

Any理念如图19所示。

图19自由协同理念

自由协同是一种完美状态,它虽然总是没有最好,只有更好,但的确是激励协同软件不断完善、升级和创新的动力。

对协同软件的自由度(Any)理念具体阐述如下:

1.Anytime

Anytime是指协同软件的时间要求,即应该随时响应协同行为,这是指其“在线状态”。

最能体现协同软件Anytime理念的就是即时通讯软件(IM)。据说,“在线(on1ine)”和“离线(off1ine)”这一组词最早就是由ICQ所提出的。从即时通讯应用的情况看,不仅个人之间的私事之间广泛使用,目前许多中小企业的业务人员,也利用QQ、MSN等即时通讯软件,进行业务沟通和业务联络,甚至在“音频”和“视频”的辅助下,更加人性化地完成以往电话、传真、电子邮件所完成的协同工作。IM软件在时间特性上充分体现了协同对于时间的要求。目前,协同软件已经广泛将IM工具集成到其总体架构之中。

协同软件的时间性还因为网络接入技术和基础设施的改进而有了特殊的性质。通过无线网络接入协同软件系统,可以将“碎片时间”利用起来。以往在技术不支持的时候,碎片时间不是不想利用,而是无法利用。但是在协同软件的移动设备中,就可以利用诸多碎片时间接入到协同行为之中。表13是对用碎片时间处理协同事务的一个归纳,可见一个极短的时间,也能完成一次协同。如果将碎片时间利用上的话,Anytime就有了另外一个含义,那就是“任意时间”,无论这个时间是长还是短,都可以被利用起来。

表13用碎片时间处理协同事务

Anytime理念也面临伦理方面的问题。这是指随着技术的发展,工作的时间性被打破,人们需要面临随时被拉入工作状态之中,私人时间难以得到保障。久而久之“在线”理念会变成了一种强迫症,一旦“离线”就产生恐惧感,严重时甚至会产生精神压力。所以Anytime理念应该有一个合适的限度。

2.Anywhere

Anywhere是指协同软件的空间要求,即应该随地响应协同行为,这是指其“在场状态”。

“在场”是一个充满哲学意味的词。众所周知,信息技术的最显著后果是改变了人与人必须面对面沟通(在场)的状态,而变为即便对方不在场,也可以通过信息技术工具实现远程沟通。“虚拟空间”不仅实现了不在场,而且连主体性也被根本改变,这就是那句老话:“在网上没有人知道你是一条狗。”信息技术环境中的“在场”改变了人们对于“存在”的传统经验。

协同行为与其他社会交往不同,“在场”对于协同的可信性具有重要作用。因为确保协同的关键信息身份、权限、威望、能力等都直接与人相关。如果在协同工具中,感觉不到对方在场,协同发起者一定心里没底。

为表示在场信息,最基本的方法是显示人的在线状态。如果在线,不仅表示他在时间上可以即时响应,而且也隐喻着他就在网络的那端。但这毕竟是一种最基本的在场信息要求,它是以身份的安全性得到保证为前提的。如果有人盗用他人身份上网,那么这种在线就是虚假“在场”了。

多媒体形态的在场是更进一步的要求。无论人在何处,如果能在协同软件中听到他的声音、看到他的影像、看到他所拍的现场照片,协同的在场感就较为接近真实了。当然,这在多媒体技术方面是没有问题的,难度在于对图片、音频、视频等非结构化信息的存储、检索、知识挖掘,这对信息的对称性原则提出了巨大的挑战。

Anywhere理念还要注意一种“灯下黑”现象,那就是虽然同处于一个办公室(场所)里,却很少往来,只在线上交流。按照协同的理想状况,Anywhere更应该是在现实世界的任何地方,都可以开展面对面的、融洽的协同活动。

3.Anyone

Anyone是指协同软件的主体要求,即任何人都应该连接到协同系统之中,并允许他获得相应的身份、扮演特定的角色,这是指其“在位状态”。

正如上述对“人员孤岛”的叙述一样,人如果被排斥在协同系统之外,不仅是他个人的损失,也是组织的损失。协同软件应该基于一种平等的理念,让所有相关的人员都可以在协同中找到自己的位置,即“全员应用”。这不是人的自觉性的问题,而是组织的机制设计问题。

所谓“位置”,当然应以权力结构和职责界定为基础,这是协同软件最基本的安全机制。在工作之中,自由协同实际是有规则可循、有空间可据的,无庸多言。如果组织中只有这一类协同行为,则Anyone理念实际并未真正实现,每个人(包括处于最高位置的boss)都会感觉到在某些体系中自己是缺位的、是被甩在外边的。

所以Anyone理念的难点在于如何在协同软件中构造一种无权力限制和非工作职责的协同行为,即组织内的非工作协同,也可以叫做组织文化协同。比如,组织中的读书活动、绿色环保行动、娱乐聚会行动等等,都是文化协同的典型行为。这种行为不会让组织偏离其核心目标,反而会为提高组织的凝聚力发挥积极作用。

组织的文化协同还可能带来另一个成果“非正式群体”的产生。在某些时候,组织中需要非正式群体,如“虚拟团队”等;但有时候,非正式群体并不被组织所鼓励,如“小圈子”。但是,在管理学理论中,早就将非正式群体的作用揭示得很清楚了。协同软件应该有强大的功能来支持和引导非正式群体的生成及活动,允许在非正式群体中讨论一些与工作关系不大的事情,甚至是与组织主流文化有差异的事情,并确保其相对的私密性。

Anyone理念同时也意味着允许组织外部的人员参与到组织的协同行为之中。这在组织理论中叫做“泛组织”、“跨组织”、“无边界组织”等。外部人员参与组织协同的基础是他与组织业务有某种联系,这种联系在组织内部是有一定边界的。协同软件应该让外部人员安全便捷地接入进来,同时控制他的“对称”范围。这在技术上已经得到了很好的解决,难点在于让多少外人参与到组织协同之中来、参与进来干什么?举个例子,很多企业都有“客户反馈”机制,通常的做法是客户投诉电话、信件和电子邮件。这种协同的目的在于听取意见,解决不满,改进工作(如果可能的话);但是在企业2.0的理念中,客户可以参与到企业的战略决策、产品设计、市场策略、流程优化、服务改善等所有环节之中,发挥独特作用。再比如,如果在社会管理领域使用协同软件,那么一定是一个开放型的架构,它一头连着某一个或某几个社会管理机构,另一头连着数量巨大的社会公众。所有的公众需求都从组织外传达进来,由组织予以处理,然后再反馈给公众。这种协同模式中,Anyone理念不再是“应该”,而是“必须”。

4.Anything

Anything是指协同软件的客体要求,即应该响应对任何事情的协同需求,这是指其“在握状态”。

协同本质上是人与人之间的交往行为。协同软件的难点就在于如何处理人的行为。从人工智能的视角来看,信息技术所能处理的协同行为是非常有限的。比如,信息技术对于“社交”、“情感”、“创造力”等的处理,还停留在很有限的程度上。所以,Anything理念在协同软件中的应用是与信息技术的发展相关的,有一些需求虽然早就能看到(比如说对非结构化数据的搜索),但只能从简单的应用做起,逐步发展。Anything理念将引领协同软件不断拓展其应用范围,丰富它可以改造的对象。

但是还有一些事情还没有进入到协同软件的客体行列,并不是因为技术限制,而是由于观念限制。比如上面所说的协同评价机制,它在功能上不难实现,但是因为大家还没想要评价结果怎么用,所以协同软件中还未能将其容纳进去。更多时候,随着客户应用的深入,对协同软件所要处理的事情提出了新的要求,比如以前的协同软件面向中小企业,现在要面向集团化企业,它需要有包容性的融合文化,以突破有限的市场空间和社会结构,实现优势互补、资源重组以及更为广泛的双赢或多赢的商业运作;它需要员工间、企业与客户间、产业链间彼此互相依存,不再是游离于各自利益之外的对立体,而是存在于一个更大的合作范畴之内,以共同谋求各自的利益、共同发展,等等。这与它以往要处理的事情就有很大的差异性。因此,协同应用的下一步发展是行业化,将行业中的事情整理和固化到产品之中。

5.Anyway

Anyway是指协同软件的方式方法要求,即应该以任何方式来响应协同行为,这是指其“在途状态”。

协同软件处理问题的方式包括:工作流、表单、模板、计划任务、知识管理工具、邮件、IM工具、企业搜索、公告板及讨论区、小工具集合(日历、计算器、通讯录、便签纸等等)。

协同软件还通过插件的方式,将其他专门工具集成到软件体系之中,如与0ffice软件连通、与out1ook或其他邮件系统连通、与手持终端的照相机或摄像机连通,等等。这种通过插件来实现的功能使得协同软件有了广阔的拓展空间。

协同软件还通过架构整合,来与其他管理软件连通,如与ERP、FM、CRM等系统的有机集成。通过这种方法,协同软件与业务软件的边界就有了更为广泛的交叉。

总之,Anyway理念将引导协同软件自身的架构发生变革,它将越来越向着“门户化”的方向发展。或许有一天,人们只需要面对一个协同主页就可以方便地完成所有人与人、人与事的交互。这将是一个美好的未来。


注:本文摘自由致远协同研究院出版的《协同管理导论》,转载请注明出处,即“致远软件官网”。申请试用致远软件相关产品,请拨打免费电话:4007003322。

新闻标签: 致远软件 致远oa 协同管理导论

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